Was sich beim Digitalisieren konkret ändert
Digitale Buchhaltung ist kein abgescannter Ordner. Sie ersetzt jeden manuellen Schritt durch einen durchgängigen digitalen Ablauf.
Vom Belegordner zur digitalen Ablage
Statt Kontoauszug abtippen: Bankanbindung
Statt manueller Kontierung: KI-Vorschläge
Statt Jahresend-Chaos: laufende Saldenliste
Revisionssicher und GoBD-orientiert
Digitale Buchhaltung muss nachvollziehbar bleiben. Diese Eigenschaften machen die digitale Ablage prüfungsfest.
Festschreibung statt stiller Änderung
Beleg und Buchung verknüpft
Verfahrensdokumentation
Schluss mit Papierordner und Abtippen
Der erste Jahresabschluss ist gratis — Saldenliste hochladen und ansehen.
Was das Gesetz für die digitale Buchhaltung vorgibt
Elf Regeln aus Abgabenordnung, HGB, Umsatzsteuergesetz und GoBD, die beim Umstieg vom Papier zählen. Stand: Oktober 2026.
| Thema | Was gilt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Bücher auf Datenträgern | zulässig, wenn das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die Daten während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und unverzüglich lesbar sind | § 146 Abs. 5 AO, § 239 Abs. 4 HGB |
| Unveränderbarkeit | der ursprüngliche Inhalt einer Buchung muss feststellbar bleiben; Änderungen und Löschungen werden protokolliert | § 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 58–59 |
| Ablage in Ordnern auf dem Rechner | erfüllt die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Maßnahmen sie sichern | GoBD Rz. 110 |
| Zeitgerechte Erfassung | Kasse täglich; unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen gelten als unbedenklich | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO, GoBD Rz. 47–48 |
| Elektronisch eingegangene Unterlagen | in der eingegangenen Form aufbewahren, nicht nur als Ausdruck – etwa die per E-Mail gekommene PDF-Rechnung | GoBD Rz. 119 |
| E-Rechnungen | der strukturierte Teil genügt; den Bildteil einer ZUGFeRD-Rechnung nur, wenn er zusätzliche steuerlich bedeutsame Angaben enthält | GoBD Rz. 119 |
| Ersetzendes Scannen | erlaubt mit dokumentiertem Verfahren; Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz dürfen nicht nur als Bild aufbewahrt werden | GoBD Rz. 136–141, § 147 Abs. 2 AO |
| Aufbewahrungsfristen | Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB |
| Speicherort | elektronische Bücher dürfen in einem anderen Mitgliedstaat der EU geführt werden, wenn der Datenzugriff der Finanzverwaltung vollständig möglich bleibt | § 146 Abs. 2a AO |
| Verfahrensdokumentation | für jedes eingesetzte System, verständlich für einen sachverständigen Dritten, Änderungen versioniert | GoBD Rz. 151–154 |
| Ausgangsrechnungen | Papier oder sonstiges Format für Umsätze 2025 und 2026 bis Ende 2026; für Umsätze 2027 nur noch bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz | § 27 Abs. 38 UStG |
Die Regeln für Papier und Datei sind dieselben; digital werden sie nur prüfbar. Ein abgelegtes PDF im Ordner auf dem Rechner ist deshalb noch keine digitale Buchhaltung im Sinne der GoBD: Es lässt sich überschreiben, ohne dass es jemand merkt. Erst eine Software, die Beleg und Buchung verknüpft, Änderungen protokolliert und Zeiträume festschreibt, erfüllt die Unveränderbarkeit ohne zusätzliche Vorkehrungen.
Für Ausgangsrechnungen läuft die Übergangszeit der E-Rechnung aus. Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen sind grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); die Übergangsregel des § 27 Abs. 38 UStG erlaubt Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – ein einfaches PDF für Umsätze des Jahres 2026 noch jedem, für Umsätze 2027 nur noch bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz und für Umsätze ab 2028 nicht mehr. Wer jetzt digitalisiert, plant das Rechnungsschreiben gleich mit.
In vier Schritten zur digitalen Buchhaltung
Der Umstieg muss nicht groß sein. So führen Sie die Digitalisierung Schritt für Schritt ein.
1. Konto und Gesellschaft anlegen
2. Bank anbinden, Belege hochladen
3. Laufend buchen und prüfen
4. Saldenliste und HGB-Abschluss
Papierbelege ersetzend scannen: das Verfahren nach den GoBD
Wer Papier nach dem Scannen vernichten will, braucht ein festgelegtes Verfahren. Die GoBD beschreiben es in den Randziffern 136 bis 141.
- Eine Organisationsanweisung schreiben. Sie regelt, wer erfassen darf, wann erfasst wird – beim Posteingang oder nach der Bearbeitung –, welches Schriftgut erfasst wird, ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung nötig ist und wie Lesbarkeit, Vollständigkeit und Fehler kontrolliert und protokolliert werden (Rz. 136).
- Vollständig und lesbar erfassen. Farbe ist nötig, wenn sie Beweisfunktion hat, etwa bei Vermerken in unterschiedlichen Farben (Rz. 137). Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel ist für steuerliche Zwecke nicht erforderlich (Rz. 138). Erfassen dürfen Sie mit Scanner, Multifunktionsgerät oder Smartphone (Rz. 130).
- Danach nur noch digital weiterarbeiten. Das Papier wird dem Bearbeitungsgang entzogen, damit keine Vermerke darauf landen, die im Scan fehlen. Wird der Papierbeleg doch weiterbearbeitet, ist er erneut zu erfassen und mit der ersten Fassung zu verknüpfen (Rz. 139).
- Beleg und Buchung verknüpfen. Jedes Dokument braucht einen eindeutigen Index, der während der ganzen Aufbewahrungsfrist erhalten bleibt (Rz. 122). In unserer Buchhaltung hängt der Beleg an der Buchung, und doppelt hochgeladene Belege werden gemeldet.
- Erst dann vernichten. Papier darf weg, soweit es nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren ist; ob ein Dokument wegen seiner Beweiskraft zusätzlich im Original bleibt, entscheiden Sie (Rz. 140). Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz dürfen ohnehin nicht nur als Bild aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 AO).
Welche Dokumente im Original bleiben sollten und wie die Anweisung konkret aussieht, beschreibt Ersetzendes Scannen.
Der Umstieg: Anfangsbestände, Altdaten und Archiv
Was beim Wechsel aus Ordnern, Tabellen oder einem anderen Programm mitkommen muss – und was im alten System bleiben darf.
Am saubersten ist der Wechsel zum Beginn eines Geschäftsjahres. Dann übernehmen Sie die Schlussbilanz des Vorjahres als Anfangsbestand: In unserer Buchhaltung laden Sie dafür die letzte Saldenliste oder Schlussbilanz aus Kanzlei Software, Lexware, sevDesk, lexoffice, Excel, CSV oder PDF hoch und bestätigen die Eröffnungsbuchungen. Offene Rechnungen zum Stichtag erfassen Sie als offene Posten, damit spätere Zahlungen sie ausgleichen.
Die alten Buchungen ziehen nicht automatisch mit um – und müssen trotzdem verfügbar bleiben. Die GoBD verlangen bei einem Systemwechsel, dass die Daten des Altsystems vollständig und gleichwertig auswertbar übernommen werden; sonst ist das alte System für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten (Rz. 142–143). Reports oder Druckdateien genügen nicht, wenn sie nicht alle Daten enthalten (Rz. 144). Hat noch keine Außenprüfung begonnen, reicht nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger (§ 147 Abs. 6 AO).
Praktisch heißt das: Kündigen Sie das alte Programm erst, wenn Sie einen vollständigen Datenexport mit Journal, Stammdaten und Belegen gesichert haben. Für die Zukunft liefert unsere Buchhaltung selbst einen GoBD-Datenexport als ZIP mit Belegarchiv und einen Buchungsstapel im Kanzlei Software-Format für den Steuerberater: Belegarchiv exportieren, von Kanzlei Software wechseln.
Digital zusammenarbeiten — mit Team und Steuerberater
Digitalisierung lohnt sich besonders dort, wo mehrere Personen an denselben Zahlen arbeiten.
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