Welche Felder liest die Belegerkennung genau aus?

Die KI erkennt auf einer Eingangsrechnung den Lieferanten (Aussteller), die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum sowie die Beträge: Bruttobetrag, Nettobetrag und ausgewiesene Umsatzsteuer. Daraus leitet sie den Steuersatz (in der Regel 19 % oder 7 %) ab. Diese strukturierten Felder bilden die Grundlage für den Buchungsvorschlag — abgetippt werden muss nichts mehr.

Funktioniert die Erkennung auch bei einem Foto vom Smartphone?

Ja. Unsere Vision-KI verarbeitet sowohl eine saubere PDF-Eingangsrechnung als auch ein mit dem Handy abfotografiertes Beleg- oder Quittungsbild. Bei Fotos hilft gleichmäßige Beleuchtung und ein gerader Bildausschnitt, weil schräge oder unscharfe Aufnahmen einzelne Felder erschweren können. Das Modell kommt aber auch mit Knicken, Stempeln und Thermopapier-Quittungen zurecht.

Was bedeutet das automatische Matching von Beleg und Bankbuchung?

Sobald ein Beleg ausgelesen ist, vergleicht die Software Betrag, Datum und Aussteller mit den importierten Bankumsätzen und ordnet den passenden Zahlungsvorgang automatisch zu. So entsteht aus Beleg und Zahlung ein vollständiger Buchungssatz, und offene Posten lassen sich später automatisch ausgleichen. Sie sehen die Verknüpfung und können sie bei Bedarf korrigieren.

Ist die Belegablage GoBD-konform und revisionssicher?

Die Software legt jeden Beleg unveränderbar ab, verknüpft ihn fest mit der Buchung und protokolliert Änderungen. Zusammen mit der Festschreibung gebuchter Perioden und einer Verfahrensdokumentation ist die Ablage GoBD-orientiert aufgebaut, sodass das digitale Original den Anforderungen an eine geordnete und revisionssichere Aufbewahrung entspricht.

Prüft am Ende noch ein Mensch die Auslesung?

Ja, und das ist bewusst so. Die KI liefert einen Vorschlag — ausgelesene Felder, Konto und Steuerschlüssel — den Sie bestätigen oder korrigieren, bevor gebucht wird. Bei unklaren Belegen, ungewöhnlichen Steuersätzen oder schlechter Scanqualität markiert die Software die betroffenen Felder, damit Sie gezielt nachsehen. Die fachliche Verantwortung bleibt beim Menschen.

Was passiert bei mehrseitigen oder fremdsprachigen Belegen?

Mehrseitige PDF-Rechnungen werden als Ganzes gelesen, sodass Summen und Steuerangaben von der letzten Seite korrekt übernommen werden. Auch englischsprachige Rechnungen, etwa von Cloud-Diensten, erkennt das Modell und ordnet die Felder zu. Bei innergemeinschaftlichen oder Reverse-Charge-Belegen prüfen Sie den Steuerschlüssel besonders sorgfältig, weil hier keine deutsche USt ausgewiesen ist.

KI-Buchhaltung · Belegerkennung

Belegerkennung mit KI — Rechnungen scannen und auslesen

Hinter der Belegerfassung steckt eine Erkennungstechnologie: ein KI-Modell, das eine Rechnung wie ein Mensch liest und die relevanten Felder versteht. Diese Seite zeigt, wie die Belegerkennung mit unserer Vision-KI technisch funktioniert — welche Felder ausgelesen werden, wie PDF und Smartphone-Foto verarbeitet werden, wie Beleg und Bankbuchung automatisch zusammenfinden und wo der Mensch die Auslesung prüft.

In der Software: Jahresabschluss.io führt die doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04: Belege, Bankumsätze und Rechnungen werden laufend verbucht; die KI kontiert und bucht eindeutige Vorgänge innerhalb Ihrer Freigaben selbst.

Stand: Oktober 2026

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Diese Felder erkennt die KI auf dem Beleg

Belegerkennung heißt: aus einem Bild oder PDF wird strukturierte Information. Unsere Vision-KI identifiziert die buchungsrelevanten Felder einzeln.

Lieferant & Rechnungsnummer

Das Modell erkennt den Aussteller der Rechnung und die zugehörige Belegnummer — auch wenn sie im Briefkopf, in der Fußzeile oder neben einem Logo steht.

Rechnungsdatum

Das Belegdatum wird ausgelesen und für die periodengerechte Zuordnung sowie die spätere Vorsteuerermittlung verwendet — nicht das Eingangs- oder Zahldatum.

Brutto, Netto und USt

Gesamtbetrag, Nettobetrag und der gesondert ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag werden getrennt erfasst — die Grundlage für einen korrekten Vorsteuerabzug.

Steuersatz

Aus dem Verhältnis von Netto, USt und Brutto leitet die KI den Steuersatz ab (üblich 19 % oder 7 %) und schlägt den passenden Steuerschlüssel vor.

Kontierungsvorschlag

Aus Aussteller, Verwendungszweck und Betrag leitet das Modell ein SKR-Konto ab — etwa Bürobedarf, Wareneingang oder Fremdleistung.

Unsichere Felder markiert

Felder, die das Modell nicht eindeutig lesen konnte, werden gekennzeichnet, statt einen Wert zu raten — Sie sehen sofort, wo ein Blick lohnt.

PDF oder Foto — wie die Erkennung mit beiden Quellen umgeht

Eine maschinell erzeugte PDF und ein abfotografierter Kassenbon stellen unterschiedliche Anforderungen. Unsere Vision-KI liest beide.

PDF-Eingangsrechnung

Bei einer sauber generierten PDF liegen Text und Zahlen klar vor. Die Erkennung übernimmt Felder, Summen und Steuerangaben präzise — auch über mehrere Seiten hinweg, sodass die Endsumme von der letzten Seite stimmt.

Foto vom Smartphone

Quittungen und Belege ohne digitales Original fotografieren Sie ab. Das Modell kommt mit Knicken, Stempeln, Thermopapier und leichtem Schräglauf zurecht. Gute Beleuchtung und ein gerader Ausschnitt erhöhen die Trefferqualität spürbar.

Rechnung hochladen, Felder erkennen lassen

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Matching: Beleg trifft Bankbuchung

Ein ausgelesener Beleg allein ist noch keine Buchung. Die Stärke der Erkennung zeigt sich erst in der Verknüpfung mit dem Zahlungsvorgang.

Automatische Zuordnung

Betrag, Datum und Aussteller des Belegs werden mit den importierten Bankumsätzen abgeglichen. Passt ein Umsatz, verknüpft die Software Beleg und Zahlung zu einem vollständigen Buchungssatz.

Offene Posten ausgleichen

Wird eine Eingangsrechnung später bezahlt, gleicht das System den offenen Posten beim Kreditor automatisch aus — Beleg, Rechnung und Zahlung hängen zusammen.

Sie bestätigen die Verknüpfung

Mehrdeutige Fälle — etwa zwei gleich hohe Zahlungen am selben Tag — legt die Software Ihnen zur Entscheidung vor, statt blind zuzuordnen.

GoBD-konforme Ablage und die Grenzen der Erkennung

Belegerkennung beschleunigt die Erfassung — sie ersetzt aber weder die revisionssichere Aufbewahrung noch die menschliche Prüfung.

Revisionssichere Ablage

Jeder Beleg wird unveränderbar gespeichert, fest mit der Buchung verknüpft und mit Änderungsprotokoll versehen. Zusammen mit Festschreibung und Verfahrensdokumentation entsteht eine GoBD-orientierte, geordnete Aufbewahrung.

EU-Hosting, kein KI-Training

Dauerhafte Plattformdaten werden in EU-Rechenzentren gespeichert. Erforderliche Beleginhalte können an vertraglich gebundene Modellanbieter übermittelt werden, bei möglichem Drittlandbezug mit geeigneten Garantien. Es findet kein KI-Training mit Kundendaten statt; ein AVV nach Art. 28 DSGVO ist verfügbar.

Auslesung ist ein Vorschlag

Die KI erkennt Felder mit hoher Treffsicherheit, aber nicht fehlerfrei. Bei schlechter Scanqualität, ungewöhnlichem Layout oder seltenen Steuersätzen kann ein Wert danebenliegen — deshalb gehen unsichere, unlesbare oder widersprüchliche Belege nicht automatisch durch, sondern warten mit Begründung auf Ihre Prüfung.

Der Mensch entscheidet

Vollständige Vorschläge ab 85 % Sicherheit bucht die Software ab Werk selbst, alle übrigen bestätigen oder korrigieren Sie; die Automatik können Sie einschränken oder abschalten. Die fachliche Verantwortung für die Buchung bleibt bei Ihnen — die Software arbeitet zu, ersetzt aber nicht die Kontrolle durch Sie oder Ihren Steuerberater.

Drei Lesewege: E-Rechnung, PDF mit Textebene, Foto oder Scan

Nicht jeder Beleg wird gleich gelesen. Der Weg entscheidet, wie viel die KI überhaupt tun muss — und wo Fehler entstehen können.

Wie die Werte je nach Belegart entstehen
Belegart	Wie die Werte entstehen	Typische Fehlerquelle	Was Sie tun
XRechnung (reiner XML-Datensatz)	Felder werden direkt aus dem strukturierten Datensatz übernommen, ohne KI	kaum Lesefehler; Fehler stecken eher im Inhalt, etwa in einer ungenauen Leistungsbeschreibung	den Inhalt prüfen wie bei jeder Rechnung; die Datei im empfangenen Format aufbewahren
ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML)	Die Software liest den eingebetteten Datensatz, das PDF dient als Lesefassung	sichtbares PDF und Datensatz weichen voneinander ab	bei Abweichungen den Aussteller um eine korrigierte Rechnung bitten
PDF mit Textebene, erzeugt aus einem Rechnungsprogramm	Der Text wird ausgelesen, die KI ordnet ihn den Feldern zu	Summen erst auf einer Folgeseite, mehrere Steuersätze, Gutschrift statt Rechnung	markierte Felder ansehen, bei Gutschriften das Vorzeichen prüfen
Scan oder Foto eines Papierbelegs	Texterkennung auf dem Bild, danach Zuordnung der Felder durch die KI	Knicke, Schatten, verblasstes Thermopapier, abgeschnittene Ränder	Beleg vollständig und gerade aufnehmen; unlesbare Belege neu fotografieren

Seit der Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 genügt es bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG, den strukturierten Teil aufzubewahren. Das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung ist nur zusätzlich aufzubewahren, wenn es steuerlich bedeutsame weitere Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke (GoBD Rz. 131).

Für die KI bleibt damit vor allem der Papierbeleg und das PDF ohne Datensatz. Je mehr Lieferanten echte E-Rechnungen schicken, desto weniger muss überhaupt erkannt werden: Zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung seit dem 1. Januar 2025 der gesetzliche Regelfall, Papier und einfache PDFs sind nach § 27 Abs. 38 UStG nur noch übergangsweise zulässig — bis Ende 2026 für alle Aussteller, 2027 nur noch für Aussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €. E-Rechnungen zählen in unserer Buchhaltung auch nicht zu den KI-gelesenen Belegen des Monats.

Plausibilitätsprüfungen nach dem Auslesen

Auslesen ist der erste Schritt. Ob ein Beleg automatisch gebucht werden darf, entscheiden die Prüfungen danach.

Prüfungen nach der Erkennung und ihre Folge
Prüfung	Beispiel	Folge
Beträge gegen den Quelltext	Die KI liest 1.190,00 €, im Text des Belegs steht 1.109,00 €	Feld markiert, keine automatische Buchung
Netto, Steuer und Brutto rechnen auf	100,00 € netto und 19,00 € Steuer, aber 129,00 € brutto	widersprüchlicher Beleg, wartet mit Begründung
Dublette	Dieselbe Rechnung kommt per E-Mail und zusätzlich als Foto	Warnung; eine Dublette wird nie automatisch gebucht
Mehrere Steuersätze auf einem Beleg	Restaurantrechnung mit Speisen zu 7 % und Getränken zu 19 %	bleibt zur Prüfung; die Aufteilung auf beide Sätze bestätigen Sie
Besonderer Steuerschlüssel	Rechnung eines Unternehmers aus einem anderen EU-Staat ohne deutsche Umsatzsteuer	Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers wird vorbereitet, gebucht wird erst nach Ihrer Prüfung
Sicherheit des Vorschlags	Lieferant zum ersten Mal, Leistung nur vage beschrieben	unter 85 % Sicherheit wartet der Vorschlag mit Begründung auf Sie
Festgeschriebener Zeitraum	Rechnungsdatum im Vormonat, der bereits festgeschrieben ist	keine automatische Buchung in den gesperrten Zeitraum

Was alle Prüfungen besteht und vollständig ist, bucht die Software ab Werk selbst — vorausgesetzt, der Vorschlag erreicht mindestens 85 % Sicherheit. Wie weit diese Automatik reicht, bestimmen Sie unter „KI & Buchungsfreigaben“: nur für bestimmte Quellen, nur über freigegebene Buchungsregeln, bis zu einem Höchstbetrag je Beleg, erst ab einer höheren Sicherheit bis 99 % oder gar nicht. Jede Änderung dieser Einstellungen wird protokolliert.

Ein Beleg, zwei Steuersätze: die Bewirtungsrechnung im Detail

Am Geschäftsessen zeigt sich, wo reines Auslesen endet — Steuersätze, Abzugsgrenzen und Nachweise greifen ineinander.

Ein Essen mit einem Kunden: Speisen für 100,00 € netto, Getränke für 40,00 € netto. Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen unterliegen nach § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG dem ermäßigten Satz von 7 %, die Abgabe von Getränken ist davon ausgenommen und kostet 19 %. Auf der Rechnung stehen damit 107,00 € für Speisen und 47,60 € für Getränke, zusammen 154,60 €. Ertragsteuerlich sind nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG nur 70 % der angemessenen Bewirtungsaufwendungen abziehbar; die Vorsteuer bleibt nach § 15 Abs. 1a UStG trotzdem voll abziehbar, soweit die Aufwendungen angemessen und nachgewiesen sind.

Buchung der Bewirtungsrechnung, bezahlt per Karte vom Geschäftskonto (Beträge in Euro)
Position	Betrag	SKR03	SKR04
Bewirtungskosten, abziehbarer Teil (70 % von 140,00)	98,00	4650 Bewirtungskosten	6640 Bewirtungskosten
Bewirtungskosten, nicht abziehbarer Teil (30 %)	42,00	4654 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten	6644 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten
Vorsteuer 7 % auf die Speisen	7,00	1571 Abziehbare Vorsteuer 7 %	1401 Abziehbare Vorsteuer 7 %
Vorsteuer 19 % auf die Getränke	7,60	1576 Abziehbare Vorsteuer 19 %	1406 Abziehbare Vorsteuer 19 %
Gegenbuchung im Haben	154,60	1200 Bank	1800 Bank

Vereinfachtes Beispiel ohne Trinkgeld. Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Bewirtung sind nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG schriftlich festzuhalten.

Was die Erkennung hier leistet: beide Steuersätze getrennt lesen, die Teilsummen gegen den Bruttobetrag prüfen und den abziehbaren vom nicht abziehbaren Teil trennen. Was sie nicht wissen kann, sind Anlass und Teilnehmer — diese Angaben gehören auf den Beleg oder in einen ergänzenden Vermerk. Weil zwei Steuersätze auf einem Beleg stehen, bucht die Software ihn nie ohne Ihren Blick.

Ähnlich liegt es bei anderen Fragen, die kein Beleg beantwortet: ob ein Kauf teilweise privat veranlasst ist, ob ein Gegenstand länger als ein Jahr genutzt wird und damit ins Anlagevermögen gehört, oder für welchen Zeitraum eine Leistung gilt, wenn die Rechnung das nicht ausweist. Hier zeigt der Vorschlag einen Prüfhinweis, und die Entscheidung treffen Sie.

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