Buchführungspflicht der GmbH
Als Kapitalgesellschaft hat die GmbH keine Wahl: doppelte Buchführung und Bilanzierung sind Pflicht.
Kaufmann kraft Rechtsform
Bilanz statt EÜR
Doppelte Buchführung
Aufbewahrung & Ordnungsmäßigkeit
Was die Software für die GmbH bucht
Alle Bereiche, die eine vollständige GmbH-Finanzbuchhaltung braucht — in einer Web-Anwendung.
Bank & Belege per KI
Offene Posten & Kasse
Anlagen, Lohn & Abgrenzung
Von der GmbH-Buchhaltung direkt zum Jahresabschluss
Der erste Jahresabschluss ist gratis — Saldenliste hochladen und ansehen.
Vom Buchungsjahr zum GmbH-Jahresabschluss
Die laufende Buchhaltung erzeugt genau die Saldenliste, die der GmbH-Jahresabschluss erwartet.
Laufende Buchhaltung
GmbH-Jahresabschluss
Kosten und Ablauf
Transparent kalkulierbar — Buchhaltung, Jahresabschluss und E-Bilanz als getrennte Bausteine.
Ab 125 € je Gesellschaft/Monat
Jahresabschluss inklusive
Klare Verantwortung
Pflichten und Fristen der GmbH im Überblick
Welche Pflicht aus welchem Gesetz folgt und bis wann sie erfüllt sein muss – Stand: Oktober 2026.
§ 41 GmbHG verpflichtet die Geschäftsführer, „für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen“. Das heißt nicht, dass Sie jede Buchung selbst eingeben müssen. Es heißt aber, dass Sie die Organisation verantworten: wer Belege sammelt, wer bucht, wer prüft und wann die Zahlen fertig sind. Bucht ein Steuerberater oder eine Buchhalterin für die GmbH, bleiben Auswahl, Anweisung und Überwachung Aufgabe der Geschäftsführung. Bei mehreren Geschäftsführern hilft eine schriftliche Zuständigkeit für das Rechnungswesen – die übrigen bleiben trotzdem zur Überwachung verpflichtet.
Die Pflichten greifen unabhängig von Umsatz und Gewinn. Die Schwellen des § 141 AO (mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn), ab denen Einzelunternehmer bilanzieren müssen, spielen für die GmbH keine Rolle – sie bilanziert kraft Rechtsform. Von der Größe hängen nur Umfang und Fristen des Abschlusses ab: Eine Kleinstkapitalgesellschaft überschreitet höchstens eines der drei Merkmale 450.000 € Bilanzsumme, 900.000 € Umsatzerlöse und zehn Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt (§ 267a HGB). Klein ist eine GmbH, die höchstens eines der Merkmale 7.500.000 € Bilanzsumme, 15.000.000 € Umsatz und 50 Arbeitnehmer überschreitet (§ 267 Abs. 1 HGB).
| Pflicht | Rechtsgrundlage | Frist |
|---|---|---|
| Laufende doppelte Buchführung: einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet | § 238 HGB, § 146 Abs. 1 AO | laufend; Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich |
| Eröffnungsbilanz und Inventar | § 242 Abs. 1, § 240 Abs. 1 HGB | zu Beginn der Geschäftstätigkeit |
| Umsatzsteuer-Voranmeldung | § 18 Abs. 1 und 2 UStG, § 46 UStDV | 10. Tag nach Ablauf von Monat oder Quartal; monatlich bei mehr als 9.000 € Steuer im Vorjahr; mit Dauerfristverlängerung einen Monat später |
| Jahresabschluss aufstellen: Bilanz, GuV, Anhang, ab mittelgroß auch Lagebericht | §§ 242, 264 Abs. 1 HGB | drei Monate nach Geschäftsjahresende; kleine und Kleinstgesellschaften bis zu sechs Monate |
| Feststellung des Abschlusses und Ergebnisverwendung durch die Gesellschafter | § 42a Abs. 2 GmbHG | acht Monate nach Geschäftsjahresende; kleine Gesellschaften elf Monate |
| Offenlegung; Kleinstgesellschaften dürfen die Bilanz hinterlegen | § 325 Abs. 1a, § 326 Abs. 2 HGB | spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag |
| Körperschaftsteuer-, Gewerbesteuer- und Umsatzsteuererklärung samt E-Bilanz | § 149 Abs. 2 und 3 AO, § 5b EStG | selbst erstellt: 31. Juli des Folgejahres; mit Steuerberater: Ende Februar des zweiten Folgejahres |
| Aufbewahrung | § 147 Abs. 3 AO | Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre |
Typische GmbH-Buchungen: Stammkapital, Gesellschafterdarlehen und Gründungskosten
Diese Vorgänge gibt es nur bei Kapitalgesellschaften – und bei ihnen entstehen die teuersten Fehler.
| Vorgang | Buchung in Worten | Worauf Sie achten müssen |
|---|---|---|
| Einzahlung des Stammkapitals | Bank an Gezeichnetes Kapital (SKR03 0800, SKR04 2900) | Mindeststammkapital 25.000 € (§ 5 Abs. 1 GmbHG). Vor der Anmeldung muss auf jeden Geschäftsanteil ein Viertel eingezahlt sein, insgesamt mindestens 12.500 € (§ 7 Abs. 2 GmbHG). |
| Noch nicht eingeforderte Einlagen | offen vom gezeichneten Kapital abgesetzt; eingeforderte, aber nicht gezahlte Beträge gesondert unter den Forderungen | § 272 Abs. 1 HGB; die Einforderung beschließen die Gesellschafter. |
| Gründungskosten (Notar, Handelsregister) | Aufwand der GmbH, kein Aktivposten (§ 248 Abs. 1 Nr. 1 HGB) | Die GmbH trägt nur Kosten, die ihr der Gesellschaftsvertrag zuweist – beim Musterprotokoll bis 300 €, höchstens bis zur Höhe des Stammkapitals. Übernimmt sie mehr, droht eine verdeckte Gewinnausschüttung. |
| Darlehen eines Gesellschafters an die GmbH | Bank an Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern | gesondert ausweisen oder im Anhang angeben (§ 42 Abs. 3 GmbHG); schriftlicher Vertrag mit Zins, Laufzeit und Rückzahlung |
| Zahlung der GmbH für private Zwecke eines Gesellschafters | Forderung gegen den Gesellschafter (Verrechnungskonto) an Bank – nie Aufwand | Eine Privatentnahme gibt es bei der GmbH nicht. Ohne fremdübliche Vereinbarung und Verzinsung wird daraus leicht eine verdeckte Gewinnausschüttung. |
| Geschäftsführergehalt | aus dem Lohnjournal: Gehälter an Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt, Lohnsteuer und gegebenenfalls Sozialversicherung | Grundlage ist der Anstellungsvertrag; unangemessen hohe oder rückwirkend vereinbarte Bezüge können verdeckte Gewinnausschüttungen sein. |
| Gewinnausschüttung nach Beschluss | Gewinnvortrag an Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern; bei Auszahlung Kapitalertragsteuer einbehalten und abführen | Kapitalertragsteuer 25 % (§ 43a Abs. 1 EStG) zuzüglich Solidaritätszuschlag; Grundlage ist der Gewinnverwendungsbeschluss. |
Der rote Faden dieser Tabelle ist die verdeckte Gewinnausschüttung. Nach § 8 Abs. 3 Satz 2 KStG mindern verdeckte Gewinnausschüttungen das Einkommen der GmbH nicht. Gemeint sind Vorteile, die die Gesellschaft einem Gesellschafter oder einer ihm nahestehenden Person nur wegen des Gesellschaftsverhältnisses gewährt: ein zinsloses Darlehen, ein überhöhtes Gehalt, eine private Rechnung, die als Betriebsausgabe gebucht wurde. Stellt die Betriebsprüfung eine solche Ausschüttung fest, wird der Betrag dem Einkommen der GmbH wieder hinzugerechnet; beim Gesellschafter wird er in der Regel als Kapitalertrag besteuert.
Die wirksamste Vorsorge ist buchhalterisch: Jeder Vorgang zwischen GmbH und Gesellschafter läuft über ein eigenes Konto, hat einen schriftlichen Vertrag und einen Beleg. Wie das Konto aufgebaut ist und welche Salden kritisch werden, zeigt der Ratgeber zum Gesellschafter-Verrechnungskonto; prüfen lässt sich ein bestehendes Konto mit der Prüfung des Gesellschafterverrechnungskontos.
Monatsroutine für die GmbH-Geschäftsführung
Eine Reihenfolge, mit der die Buchhaltung einer kleinen GmbH jeden Monat fertig wird – ob Sie selbst buchen oder buchen lassen.
- Belege laufend sammeln: Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, Hochladen oder Handyfoto in einen einzigen Eingang, statt am Monatsende gesucht zu werden.
- Kasse täglich, Bank mindestens wöchentlich: Bargeschäfte am selben Tag erfassen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), Kontoumsätze regelmäßig mit den offenen Posten abgleichen.
- Gesellschaftervorgänge sofort klären: Jede Zahlung zwischen GmbH und Gesellschafter bekommt am Tag der Zahlung einen Grund und einen Beleg.
- Lohnjournal übernehmen: das Journal aus dem Lohnabrechnungsprogramm oder vom Steuerberater importieren und mit den Bankabgängen für Gehälter, Lohnsteuer und Sozialversicherung abstimmen.
- Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum 10. prüfen und übermitteln – mit Dauerfristverlängerung einen Monat später.
- Monat abschließen: offene Posten durchsehen, Dauerbuchungen und Abschreibungen prüfen, die BWA lesen und den Zeitraum festschreiben.
In unserer Buchhaltung ist die automatische Buchung ab Werk eingeschaltet: Vollständige Vorschläge ab 85 % Sicherheit bucht die Software selbst, Unklares wartet mit Begründung auf Sie. Unter „KI & Buchungsfreigaben“ schränken Sie das ein – auf bestimmte Quellen, nur freigegebene Buchungsregeln, eine Betragsgrenze je Beleg oder eine höhere Mindestsicherheit bis 99 % – oder schalten die Automatik ab; jede Änderung wird protokolliert.
Für eine GmbH gibt es zwei Tarife je Gesellschaft und Monat: Solo für die laufende Buchhaltung (Kleinst 95 €, Klein 120 €, Mittelgroß 250 €) und das Gesamtpaket (Kleinst 125 €, Klein 150 €, Mittelgroß 300 €), das je Gesellschaft und zwölf Monate einen HGB-Jahresabschluss, eine E-Bilanz und die Steuererklärungen eines Veranlagungszeitraums enthält; große Gesellschaften auf Anfrage. Sieben Tage können Sie testen – mit Kreditkarte, ohne Kündigung beginnt das Abo am achten Tag, eine Kündigung im Test ist kostenlos. Jahresabschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen sind im Test nicht enthalten.
Selbst buchen oder buchen lassen: was das Steuerberatungsgesetz der GmbH erlaubt
Die Grenze verläuft zwischen der eigenen Buchhaltung und der Arbeit für andere.
Die Buchhaltung der eigenen GmbH dürfen Geschäftsführer und angestellte Mitarbeiter ohne besondere Befugnis führen, bis hin zu Jahresabschluss und Steuererklärungen. Das Steuerberatungsgesetz erfasst nur die Hilfeleistung in fremden Angelegenheiten (§ 2 StBerG). Anders sieht es aus, wenn ein externer Dienstleister für Ihre GmbH bucht: Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer dürfen unbeschränkt helfen (§ 3 StBerG). Selbstständige Buchhalter dürfen nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG Kontenpläne anlegen, laufende Geschäftsvorfälle buchen und die laufende Lohnabrechnung samt Lohnsteuer-Anmeldung erledigen, wenn die verantwortliche Person nach einer kaufmännischen Abschlussprüfung oder gleichwertigen Vorbildung mindestens drei Jahre mit wenigstens 16 Wochenstunden im Buchhaltungswesen tätig war.
Umsatzsteuer-Voranmeldung, Abschlussbuchungen, Jahresabschluss und Steuererklärungen Ihrer GmbH übernimmt ein solcher Buchhalter nicht – dafür bleiben Sie selbst oder Ihr Steuerberater zuständig. Eine Übersicht, welche Aufgabe wer übernehmen darf, finden Sie unter Was darf ich selbst buchen?.
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