Was ins Kassenbuch gehört
Jede Barbewegung — getrennt vom Bankkonto, chronologisch und einzeln.
| Datum | Beschreibung | Gegenkonto | Betrag | Bestand |
|---|---|---|---|---|
| 04.09. | Auszahlung Tankquittung | 4530 Kfz-Kosten | −59,50 | 499,70 |
| 03.09. | Einzahlung Tageslosung | 8200 Erlöse | +357,00 | 559,20 |
| 02.09. | Auszahlung Übertrag auf Bank | 1360 Geldtransit | −600,00 | 202,20 |
| 02.09. | Auszahlung Druckerpapier | 4930 Bürobedarf | −23,80 | 802,20 |
| 01.09. | Einzahlung Tageslosung | 8200 Erlöse | +476,00 | 826,00 |
- Bareinnahmen
- Tageslosung und Barverkäufe, einzeln mit Umsatzsteuer.
- Barausgaben
- Porto, Bewirtung, Kleineinkäufe — mit Quittung.
- Geldtransit und Einlagen
- Abhebung, Einzahlung auf die Bank, Bareinlage, Barentnahme.
- Laufender Bestand
- Nach jeder Zeile, je Monat mit Endbestand.
Privat bezahlt oder aus der Kasse?
Bezahlen Sie als Einzelunternehmer nur gelegentlich bar aus eigener Tasche, brauchen Sie keine Kasse: Der Beleg wird als Privateinlage gebucht. Bei einer Personengesellschaft ist es die Einlage des Gesellschafters, der bezahlt hat — sein Privatkonto ist das Gegenkonto.
Ein Kassenbon beweist nicht, dass bar bezahlt wurde. Mit Karte bezahlt, gehört er gegen Bank oder Kreditkarte; gegen die Kasse nur, wenn das Geld wirklich aus der Kasse kam.
Die Buchhaltung 7 Tage testen
Bank anbinden, Belege hochladen und sehen, was die Software daraus bucht.
Kassenbuch, Kassensystem oder offene Ladenkasse: welche Pflichten gelten
Welche Regeln greifen, hängt davon ab, womit Sie Bargeld erfassen. Stand: Oktober 2026.
| Womit Sie Bargeld erfassen | Was gilt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kassenbuch in einer Buchhaltungssoftware | Jede Einnahme und Ausgabe einzeln und täglich. Ein Buchhaltungsprogramm gilt nicht als elektronisches Aufzeichnungssystem und braucht keine technische Sicherheitseinrichtung. | § 146 Abs. 1 AO, § 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 KassenSichV |
| Elektronisches Kassensystem oder Registrierkasse | Schutz durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), ein Beleg für jeden Vorgang, Mitteilung an das Finanzamt. | § 146a Abs. 1, 2 und 4 AO, KassenSichV |
| Offene Ladenkasse ohne Kassensystem | Beim Verkauf von Waren an viele unbekannte Personen gegen Barzahlung entfällt die Einzelaufzeichnung; die Tageseinnahmen sind trotzdem täglich festzuhalten, meist über einen Kassenbericht, der die Losung aus dem gezählten Bestand zurückrechnet. Die Ausnahme endet, sobald ein elektronisches System im Einsatz ist. | § 146 Abs. 1 Satz 2 bis 4 AO |
| Taxameter und Wegstreckenzähler | Gelten ebenfalls als elektronische Aufzeichnungssysteme, auch wenn eine App ihre Funktion übernimmt. | § 1 Abs. 2 KassenSichV |
| Waren-, Dienstleistungs-, Parkschein- und Geldautomaten | Keine elektronischen Aufzeichnungssysteme im Sinne der Kassensicherungsverordnung. | § 1 Abs. 1 Satz 2 KassenSichV |
Wer ein Kassensystem mit TSE betreibt, hat dort seine Grundaufzeichnungen; ins Kassenbuch der Buchhaltung gehören dann die Tagesabschlüsse des Systems mit ihren Belegen sowie Ein- und Auszahlungen außerhalb des Kassensystems. Wer ohne Kassensystem arbeitet, führt das Kassenbuch selbst als Grundaufzeichnung – und muss dann jeden Tag eintragen.
Barbewegungen buchen
Jede Barbewegung wird ein Buchungssatz — mit Beleg und Umsatzsteuer.
| Eingabe | Wert |
|---|---|
| Buchungsart | Einzahlung |
| Betrag (brutto) | 476,00 € |
| Gegenkonto | 8200 Erlöse |
| MwSt | 19 % |
| Beschreibung | Tageslosung |
| Beleg / Quittung | 1 Beleg angehängt |
| Nr. | Soll | Haben | Betrag | Steuer |
|---|---|---|---|---|
| 412 | 1000 Kasse | 8200 Erlöse | 400,00 | A19 |
| 413 | 1000 Kasse | 1776 Umsatzsteuer 19 % | 76,00 | A19 |
| Summe | 476,00 |
- 01
Bewegung erfassen
Datum, Einzahlung oder Auszahlung, Betrag, Konto und Steuersatz — die Quittung hängen Sie als Foto oder PDF an.
- 02
Buchungssatz entsteht
Kasse an Erlöse und Umsatzsteuer oder Aufwand und Vorsteuer an Kasse, nach SKR03 oder SKR04.
- 03
Kassensturz
Sie zählen das Bargeld; die Software zeigt die Differenz zum Buchbestand.
- 04
Storno und Festschreibung
Gebuchte Zeilen bleiben unverändert; korrigiert wird per Storno, Zeiträume lassen sich festschreiben.
Einzelheiten zur Erfassung
Eine Bareinnahme verlangt einen Umsatzsteuerschlüssel, eine Barausgabe einen Vorsteuerschlüssel; ein Schlüssel der falschen Seite wird abgewiesen. Privateinlagen und Geldtransit werden ohne Umsatzsteuer gebucht; erhaltene Anzahlungen können bereits vor der Leistung Umsatzsteuer auslösen (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG).
Barabhebungen, die als Bankumsatz hereinkommen, erkennt die Software und bucht sie als Kasse an Bank ins Kassenbuch. Der Anfangsbestand kommt aus dem Journal, etwa aus der Eröffnungsbilanz.
Ergibt der Kassensturz eine Differenz, erfassen Sie sie als Einzahlung oder Auszahlung mit passendem Konto, damit Buch- und Ist-Bestand wieder übereinstimmen. Stehen auf dem Kassenkonto Buchungen, die nicht aus dem Kassenbuch kommen — etwa Handbuchungen —, zeigt die Kassenseite die Differenz zwischen Journal und Kassenbuch.
GoBD im Kassenbuch im Einzelnen
Nach der Buchung sind Datum, Richtung, Betrag, Gegenkonto und Steuerschlüssel einer Kassenzeile fest. Eine Korrektur läuft als Storno mit Gegenzeile zum Stornodatum im Kassenbuch; das Original bleibt sichtbar. Die Festschreibung sperrt den Zeitraum zusätzlich.
Sobald Sie eine Kasse führen, beschreibt die Verfahrensdokumentation die Kassenführung. Für die Betriebsprüfung stehen das Kassenbuch als CSV und der Export für die Datenträgerüberlassung (Z3) bereit.
Der Buchbestand muss sich jederzeit mit dem gezählten Bestand abgleichen lassen. Ein elektronisches Kassensystem mit technischer Sicherheitseinrichtung nach § 146a AO ist die Software nicht.
Der Tag an der Kasse in sechs Schritten
Ein Ablauf, der die tägliche Aufzeichnung und die Kassensturzfähigkeit sichert.
- 01
Anfangsbestand prüfen
Der Endbestand des Vortags ist der Anfangsbestand. Weicht das Geld in der Kasse schon morgens ab, klären Sie das, bevor neue Bewegungen dazukommen.
- 02
Jede Bewegung mit Beleg erfassen
Einnahmen, Ausgaben, Privatentnahmen und -einlagen, Geld zur Bank. Fehlt ein fremder Beleg, schreiben Sie einen Eigenbeleg (GoBD Rz. 61).
- 03
Kartenzahlungen heraushalten
Karten- und EC-Umsätze sind unbar. Werden sie kurz im Kassenbuch mit erfasst, müssen sie gekennzeichnet und gleich wieder ausgetragen werden, damit die Kasse jederzeit gezählt werden kann (GoBD Rz. 55).
- 04
Den Tag abschließen
Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO) – nicht am Wochenende in einer Summe.
- 05
Bargeld zählen
Beim Kassensturz vergleichen Sie gezählten und gebuchten Bestand. Eine Differenz wird als eigene Bewegung mit Erklärung gebucht, nicht still geglättet.
- 06
Den Zeitraum festschreiben
Nach dem Monatsabschluss sperrt die Festschreibung die Kassenzeilen; Korrekturen laufen danach nur noch als Storno.
Kasse im Abschluss
Unter „Salden“ steht die Kasse neben den Bankkonten.
| Konto | Typ | Buchsaldo |
|---|---|---|
| 1000 Kasse (Bargeld) | Kassenbuch | 499,70 |
| 1200 Geschäftskonto | Bankkonto | 12.480,30 |
| Gesamte liquide Mittel | 12.980,00 |
- Summen- und Saldenliste
- Kassenkonto mit Bestand zum Stichtag.
- Bilanz
- Kassenbestand unter den flüssigen Mitteln.
- Voranmeldung
- Umsatzsteuer aus Barverkäufen.
Mitteilungspflicht für elektronische Kassen
Seit 2025 erfährt das Finanzamt, welche Kassensysteme ein Betrieb einsetzt. Stand: Oktober 2026.
Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, teilt dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch mit: Name und Steuernummer, Art der Sicherheitseinrichtung, Art, Anzahl und Seriennummer der Systeme sowie das Datum der Anschaffung und gegebenenfalls der Außerbetriebnahme (§ 146a Abs. 4 AO). Das Verfahren steht seit 1. Januar 2025 über ELSTER zur Verfügung. Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis 31. Juli 2025 zu melden; seither gilt eine Frist von einem Monat nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme.
Einzelheiten aus dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024
- Gemietete oder geleaste Kassensysteme stehen angeschafften gleich.
- Jede Mitteilung umfasst alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte.
- Vor der Außerbetriebnahme muss die Anschaffung gemeldet sein.
- Wer ein System nicht oder nicht richtig verwendet oder nicht durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung schützt und dadurch eine Steuerverkürzung ermöglicht, handelt ordnungswidrig; die Geldbuße kann bis zu 25.000 € betragen (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 und 5, Abs. 6 AO).
Typische Fehler im Kassenbuch und wie Sie sie vermeiden
Die meisten Beanstandungen an Kassen gehen auf wenige, immer gleiche Ursachen zurück.
| Fehler | Warum er schadet | So vermeiden Sie ihn |
|---|---|---|
| Einnahmen erst am Monatsende in einer Summe nachtragen | verletzt die tägliche Aufzeichnung (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO) | fester Tagesabschluss als Routine |
| Negativer Buchbestand | Bargeld kann nicht negativ sein – es fehlen Einnahmen, Einlagen oder Abhebungen, oder ein Datum stimmt nicht | die Software weist solche Buchungen ab; Ursache sofort suchen |
| Kartenumsätze ohne Kennzeichnung in der Kasse | vermischt bare und unbare Vorgänge (GoBD Rz. 55) | Kartenumsätze über Bank- oder Verrechnungskonto buchen |
| Kassenbuch als Tabelle auf dem Rechner | Einträge lassen sich unbemerkt ändern; die Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO ist so nicht gesichert (GoBD Rz. 110) | Kassenbuch mit Festschreibung und Storno statt Löschen |
| Privatentnahmen ohne Beleg | die Differenz beim Kassensturz lässt sich später nicht erklären | Eigenbeleg mit Datum, Betrag und Zweck |
| Elektronische Kasse nicht gemeldet | Verstoß gegen die Mitteilungspflicht (§ 146a Abs. 4 AO) | Mitteilung innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme |
Weiterführende Seiten
- Bankumsätze kontieren
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