Online- oder Desktop-Buchhaltung?
Der praktische Unterschied liegt nicht im Funktionsumfang, sondern in Wartung, Zugriff und Aktualität.
Installierte Desktop-Buchhaltung
Online-Buchhaltung im Browser
Vorteile der Online-Buchhaltung
Was wegfällt, wenn die Buchhaltung nicht mehr auf einem einzelnen PC liegt.
Überall im Browser
Keine Updates und Backups
Immer aktuelle SKR-Konten
Bankanbindung statt Abtippen
Gemeinsam mit dem Steuerberater
Daten zentral und geschützt
Online buchen, automatisch zum Jahresabschluss
Der erste Jahresabschluss ist gratis — Saldenliste hochladen und ansehen.
KI als Plus der modernen Online-Buchhaltung
Online zu sein heißt nicht nur Speicherort — es ermöglicht KI direkt im Buchungsablauf.
Bankumsätze automatisch kontieren
KI-Belegerfassung
Konservative Umsatzsteuer
Sicherheit und für wen die Online-Buchhaltung passt
Finanzdaten gehören in die EU — und in echte doppelte Buchführung für Kapitalgesellschaften.
EU-Hosting & DSGVO
Für Kapitalgesellschaften
Wo Online-Bücher liegen dürfen: § 146 AO und der Datenzugriff
Die Abgabenordnung regelt, in welchem Land elektronische Bücher geführt werden dürfen – und was der Anbieter dafür leisten muss.
Grundsätzlich sind Bücher und Aufzeichnungen im Inland zu führen und aufzubewahren (§ 146 Abs. 2 Satz 1 AO). Für elektronische Bücher gibt es zwei Ausnahmen: In einem oder mehreren anderen Mitgliedstaaten der EU dürfen Sie sie ohne Antrag führen, wenn der Datenzugriff der Finanzverwaltung in vollem Umfang möglich bleibt (§ 146 Abs. 2a AO). Für einen Staat außerhalb der EU brauchen Sie eine Bewilligung des Finanzamts auf schriftlichen oder elektronischen Antrag (§ 146 Abs. 2b AO).
| Speicherort | Zulässig? | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Deutschland | ja | Grundsatz nach § 146 Abs. 2 Satz 1 AO |
| Anderer EU-Mitgliedstaat, etwa Irland | ja, ohne Antrag | voller Datenzugriff der Finanzverwaltung (§ 146 Abs. 2a AO) |
| Staat außerhalb der EU | nur mit Bewilligung | Antrag beim Finanzamt mit Angabe des Standorts oder Dienstleisters, voller Datenzugriff (§ 146 Abs. 2b AO) |
Was „Datenzugriff“ bedeutet, steht in § 147 Abs. 6 AO: Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, Ihr System zur Prüfung nutzen oder die Daten maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt bekommen. Liegen die Daten bei einem Dritten – etwa einem Online-Anbieter –, muss auch dieser den Zugriff ermöglichen. Für Sie heißt das: Eine Online-Buchhaltung braucht einen vollständigen, maschinell auswertbaren Export. In unserer Buchhaltung ist das der GoBD-Datenexport als ZIP mit Belegarchiv; die Daten liegen in EU-Rechenzentren in Irland.
Online-Buchhaltung auswählen: zehn Fragen an jeden Anbieter
Mit diesen Fragen vergleichen Sie Anbieter auf derselben Grundlage – rechts stehen unsere Antworten.
| Frage | Worauf es ankommt | Antwort von jahresabschluss.io |
|---|---|---|
| Welche Buchführung? | Bilanzierende Unternehmen brauchen die doppelte Buchführung; eine reine Einnahmen-Überschuss-Rechnung reicht ihnen nicht. | Doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04 mit Journal, Kontenblättern und Nebenbüchern; für die EÜR das Abo „Buchhaltung & EÜR“. |
| Wie kommen Bankumsätze herein? | Ein automatischer Abruf spart das Abtippen; der Dateiimport ist der Rückfallweg. | finAPI für 5 € je Verbindung und Monat, Ponto und Qonto Direct ohne Aufpreis, Kontoauszug als CSV, MT940 oder CAMT. |
| Wie kommen Belege herein? | Je mehr Eingangswege, desto weniger Belege bleiben liegen. | Hochladen, Handyfoto, eigene E-Mail-Adresse je Gesellschaft, Google-Drive-Ordner; XRechnung und ZUGFeRD werden strukturiert gelesen. |
| Wer entscheidet über die Buchung? | Automatik spart Zeit, braucht aber Grenzen, die Sie selbst setzen. | Ab Werk werden vollständige Vorschläge ab 85 % Sicherheit gebucht; unter „KI & Buchungsfreigaben“ einschränkbar oder abschaltbar, jede Änderung wird protokolliert. |
| Sind Buchungen unveränderbar? | Der ursprüngliche Inhalt einer Buchung muss feststellbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO). | Festschreibung nach Datum, Storno statt Löschen, Änderungsprotokoll. |
| Wie läuft die Umsatzsteuer? | Die Voranmeldung sollte aus dem Journal entstehen, nicht aus einer Nebenrechnung. | Berechnung aus dem Journal mit Kontrolle der Steuer je Konto, Versand über ELSTER erst nach Ihrer Freigabe. |
| Was passiert zum Jahresende? | Ein Medienbruch zwischen Buchhaltung und Abschluss kostet Zeit und erzeugt Übertragungsfehler. | Die Summen- und Saldenliste fließt ohne Export in HGB-Jahresabschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen. |
| Wie arbeiten Team und Kanzlei mit? | Rollen trennen Erfassen, Prüfen und Freigeben. | Rollen Administrator, Ersteller, Prüfer, Betrachter, Beleg-Erfasser und Portal-Nutzer; Zugriff je Gesellschaft. |
| Wo liegen die Daten, wer verarbeitet sie? | Standort, Vertrag und Zugangsschutz bestimmen das Risiko. | EU-Rechenzentren in Irland, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Zwei-Faktor-Pflicht nach den ersten 7 Tagen, kein KI-Training mit Kundendaten. |
| Wie komme ich wieder heraus? | Ohne vollständigen Export hängen Sie an einem Anbieter fest. | GoBD-Datenexport mit Belegarchiv, Buchungsstapel im Format gängiger Kanzlei-Software, Summen- und Saldenliste. |
Was Online-Buchhaltung kostet – und welche Posten wegfallen
Hosting, Updates und Datensicherung stecken im Grundpreis; variabel sind Nutzer, Belege und der Bankweg.
| Posten | Betrag | Wovon er abhängt |
|---|---|---|
| Solo-Tarif (nur laufende Buchhaltung) | 95 € / 120 € / 250 € je Gesellschaft und Monat | Größenklasse Kleinst, klein, mittelgroß; groß auf Anfrage |
| Gesamtpaket | 125 € / 150 € / 300 € je Gesellschaft und Monat | enthält je zwölf Monate einen HGB-Jahresabschluss, eine E-Bilanz und die Steuererklärungen eines Veranlagungszeitraums |
| Weitere Nutzer | 20 € je Nutzer und Monat | ein Nutzer ist inklusive |
| KI-erkannte Belege über 100 im Monat | 20 € je weitere 100 (ab dem 20. Beleg eines Pakets) | E-Rechnungen werden strukturiert gelesen und zählen nicht mit |
| Bankanbindung über finAPI | 5 € je aktiver Verbindung und Monat | Ponto, Qonto Direct und Dateiimport ohne Aufpreis |
| Hosting, Updates, Datensicherung, Pflege der Kontenrahmen | im Grundpreis | kein eigener Server, keine Installation |
| REST-API und MCP-Server | ohne Aufpreis | ein Schlüssel je Gesellschaft mit getrennten Rechten für Lesen, Schreiben, Senden und Festschreiben |
| Buchhaltung & EÜR | 99 € je Arbeitsbereich und Monat | für Einzelunternehmen, GbR und PartG mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung |
Bei installierter Software kümmern Sie sich selbst um Updates, Datensicherung und den Rechner, auf dem das Programm läuft; online trägt der Anbieter diese Arbeit. Über den MCP-Server binden Sie auf Wunsch eigene KI-Assistenten an die Buchhaltung an – welche das können, zeigt die Übersicht Welche KI kann buchen?.
Sieben Tage online testen und sauber wieder aussteigen
Ein Test, der die Stärken des Browserbetriebs prüft – und der zeigt, wie Sie Ihre Daten wieder mitnehmen.
- Gesellschaft anlegen, die Eröffnungswerte aus der letzten Saldenliste übernehmen und die Bank verbinden.
- Von zwei Geräten aus arbeiten – etwa im Büro und zu Hause – und prüfen, ob beide denselben Stand zeigen.
- Ihre Steuerkanzlei mit der Rolle Prüfer einladen und Journal, Belege und Protokoll gemeinsam ansehen.
- Einen Monat vollständig durchbuchen: Belege, Zahlungsabgleich und die Umsatzsteuer-Voranmeldung als Testübermittlung.
- Den Monat festschreiben und eine Korrektur per Storno buchen; das Original muss sichtbar bleiben.
- GoBD-Datenexport und Buchungsstapel herunterladen und von Ihrer Kanzlei einlesen lassen.
Der Test dauert 7 Tage mit hinterlegter Karte; ohne Kündigung beginnt das Abo am 8. Tag. Für einen späteren Wechsel gilt: Den Datenzugriff auf die alten Jahre müssen Sie auch nach dem Umstieg sichern. Hat noch keine Außenprüfung begonnen, reicht nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger (§ 147 Abs. 6 AO) – bis dahin ist der vollständige Export Ihre Absicherung. Nach dem Ende eines Abos bleiben die Daten bei uns gespeichert, eine Kopie gibt es auf Anfrage.
Weiterführende Seiten
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