Was automatisch läuft
Die Bereiche, in denen die meiste Zeit steckt.
| Partner | Soll | St. | Sicher | Brutto | Stand |
|---|---|---|---|---|---|
| Telekom | 4920 Telefon | V19 | 97 % | 59,50 | gebucht |
| Hotel am Markt | 4666 Übernachtung | V7 | 88 % | 107,00 | gebucht |
| Adobe (Irland) | 4964 Lizenzen | RC19 | 80 % | 71,39 | offen |
| Büro Hansen | 4930 Bürobedarf | V19 | 72 % | 238,00 | offen |
- Bankumsätze
- Ponto, finAPI, Qonto Direct oder Dateiimport, vorkontiert.
- Belege
- PDF, Foto oder E-Mail, von der KI ausgelesen.
- Konto und Steuerschlüssel
- Vorschlag mit Quelle und Sicherheit.
- Offene Posten
- Zahlung und Rechnung automatisch zugeordnet.
- Dauerbuchungen
- Miete oder Leasing, gebucht zu jedem Termin.
- Anlagen und Abgrenzungen
- Anlagegut und Abgrenzung direkt aus der Rechnung.
Zahlungen gleichen gebuchte Rechnungen aus, ohne Aufwand oder Erlös erneut zu buchen.
Wie die Buchungsfreigaben wirken
Sie legen fest, ab welcher Sicherheit gebucht wird — der Standard liegt bei 85 Prozent —, aus welchen Quellen (Hochladen, Beleg-Postfach, Bank) und auf Wunsch bis zu welchem Betrag. Vollständige Vorschläge innerhalb dieser Freigaben bucht die Software; die übrigen bleiben als Vorschlag stehen. Jede Änderung der Freigaben wird protokolliert.
Anlagegüter und Rechnungsabgrenzungen legt die Software beim Buchen der Rechnung mit an. Gibt der Beleg etwas nicht eindeutig her, etwa mehrere Güter oder einen unklaren Zeitraum, wird trotzdem gebucht und ein Hinweis angeheftet.
Die Buchhaltung 7 Tage testen
Bank anbinden, Belege hochladen und sehen, was die Software daraus bucht.
Was bei Ihnen bleibt
Die fachlichen Entscheidungen treffen Sie.
| Status | Muster | Konto | Steuer |
|---|---|---|---|
| Freigegeben | enthält „TELEKOM“ | 4920 Telefon | V19 |
| Freigegeben | enthält „Stadtwerke“ | 4240 Gas, Strom, Wasser | V19 |
| Vorschlag | enthält „aral“ | 4530 Fahrzeug-Betriebskosten | V19 |
- Prüffälle
- Unsichere oder unvollständige Vorschläge warten auf Sie.
- Besondere Steuerfälle
- Immer zur Einzelprüfung, nie automatisch.
- Korrekturen
- Storno und Neubuchung statt Löschen.
Besondere Steuerfälle im Einzelnen
- Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG), innergemeinschaftlicher Erwerb und Einfuhrumsatzsteuer: die KI bereitet den passenden Steuerschlüssel vor, gebucht wird nach Ihrer Prüfung.
- Ausländische Umsatzsteuer wird nicht als Vorsteuer gebucht.
- Ist ein Steuerschlüssel nicht durch den Steuersatz auf dem Beleg belegt oder passen Netto, Steuer und Brutto nicht zusammen, bucht die Software nicht automatisch.
- Bankumsätze ohne erkennbaren Geschäftspartner benennen Sie selbst, bevor sie gebucht werden.
Manuell oder automatisiert: der Vergleich je Arbeitsschritt
Wo in einer von Hand geführten Buchhaltung die Zeit steckt – und was davon die Software übernimmt.
| Arbeitsschritt | Manuell | Automatisiert | Was bei Ihnen bleibt |
|---|---|---|---|
| Belegeingang | Rechnungen aus Postfach, Briefkasten und Lieferantenportalen zusammensuchen | eigene E-Mail-Adresse je Gesellschaft, Handyfoto, Google-Drive-Ordner; Dubletten werden gemeldet | Lieferanten einmal die Adresse nennen |
| Belegdaten | Lieferant, Datum, Netto, Steuer und Brutto abtippen | XRechnung und ZUGFeRD strukturiert gelesen, PDFs mit Textebene als Text, Scans per Texterkennung; Beträge gegen den Quelltext geprüft | unlesbare oder widersprüchliche Belege klären |
| Kontierung | Konto und Steuerschlüssel nachschlagen oder aus dem Gedächtnis wählen | Vorschlag aus Regel, Geschäftspartner, Kontierungslexikon oder KI – mit Begründung, Sicherheit und Prüfhinweis | Prüffälle entscheiden |
| Bankumsätze | Kontoauszug abtippen oder Datei einzeln einlesen | laufender Abruf über finAPI, Ponto oder Qonto Direct, sonst Datei im Format CSV, MT940 oder CAMT | Gegenpartei benennen, wo die Bank keine liefert |
| Zahlungsabgleich | Zahlung und Rechnung von Hand zuordnen | Abgleich über Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit, auch Teil- und Sammelzahlungen; Umbuchungen zwischen eigenen Konten erkannt | Skontodifferenzen und Zahlungen ohne Bezug |
| Wiederkehrendes | Miete, Leasing und Versicherung jeden Monat neu buchen | Dauerbuchungen zu jedem Termin; Abgrenzungen über den Bilanzstichtag verteilt | Verträge und Beträge aktuell halten |
| Anlagen | Anlagenkartei und Abschreibungsliste in einer Tabelle pflegen | Anlagegut direkt aus der Rechnung, Abschreibungslauf, GWG bis 800 € netto | Nutzungsdauer bestätigen |
| Umsatzsteuer | Kennzahlen aus Kontensalden zusammenstellen | Voranmeldung aus dem Journal, Steuer je Konto gegengeprüft, Vorschau vor dem Versand | Freigabe vor der Übermittlung über ELSTER |
| Monatsabschluss | Abstimmen in eigenen Tabellen | Prüfkatalog mit Nullzeilen, ungeklärten Konten und fehlenden Belegen | Zeitraum festschreiben |
Der größte Hebel liegt selten in der Kontierung selbst, sondern davor und danach: im Einsammeln der Belege und im Zuordnen der Zahlungen. Wer diese beiden Schritte automatisiert, hat am Monatsende vor allem noch die Fälle vor sich, die tatsächlich eine Entscheidung brauchen.
Woher ein Buchungsvorschlag kommt – und wann die Software selbst bucht
Eine feste Reihenfolge der Quellen, eine Buchungslogik nach HGB und harte Grenzen für die Automatik.
- 01
Ihre Buchungsregeln
Regeln nach Gegenpartei, Verwendungszweck, IBAN oder Betragsspanne, mit Ausschlussmuster; die erste passende Regel gewinnt. Nach drei gleichen Bestätigungen schlägt die Software selbst eine Regel vor, mit Vorschau der betroffenen Buchungen.
- 02
Geschäftspartner und Verlauf
Wie derselbe Lieferant oder Kunde bisher gebucht wurde, gilt als nächstbester Hinweis.
- 03
Kontierungslexikon
55 kuratierte Fälle mit Konto in SKR03 und SKR04, Steuerlogik, Rechtsnorm und Prüfhinweis.
- 04
KI-Modell
Erst für das, was die drei Stufen davor nicht klären. Jeder Vorschlag zeigt Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel, Begründung und Sicherheit.
Vor dem Konto steht die Buchungsmethode: Die Software unterscheidet 24 Buchungsmethoden nach HGB und EStG – vom laufenden Aufwand über Anlagezugang, geringwertiges Wirtschaftsgut und Rechnungsabgrenzung bis zur Anzahlung, Gutschrift oder dem Verbrauch einer Rückstellung – und zeigt die Rechtsgrundlage am Vorschlag. Belegfakten wie die 250- und 800-€-Grenze oder der Leistungszeitraum bestätigen oder korrigieren die KI; passt ein Konto nicht zur Methode, wird es ersetzt oder zur Prüfung gegeben.
In unserer Buchhaltung ist die automatische Buchung ab Werk eingeschaltet: Vollständige Vorschläge ab 85 % Sicherheit bucht die Software selbst, Unklares wartet mit Begründung auf Sie. Unter „KI & Buchungsfreigaben“ schränken Sie das ein – auf bestimmte Quellen, nur freigegebene Buchungsregeln, eine Betragsgrenze je Beleg oder eine höhere Mindestsicherheit bis 99 % – oder schalten die Automatik ab; jede Änderung wird protokolliert.
Was die Automatik nie selbst bucht
- Unlesbare Belege und Belege mit fehlenden oder widersprüchlichen Beträgen.
- Mögliche Dubletten eines bereits erfassten Belegs.
- Belege mit mehreren Steuersätzen.
- Vorgänge mit besonderen Steuerschlüsseln, etwa die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
- Bankumsätze ohne erkennbare Gegenpartei.
- Alles in festgeschriebenen Zeiträumen.
- Was Sie über Betragsgrenze, nur freigegebene Regeln oder eine abgeschaltete Automatik zur Prüfung bestimmen.
Vom Beleg bis zum Jahresabschluss
Die Saldenliste ist die Brücke zum Abschluss.
- Saldenliste
- Entsteht aus den gebuchten Vorgängen.
- Gesamtpaket
- Mit Jahresabschluss, Steuererklärungen und E-Bilanz.
- Solo
- Nur Buchhaltung, der Rest einzeln zubuchbar.
Beträge je Größenklasse stehen auf der Preisseite.
Übernahme in den Abschluss und Umfang des Gesamtpakets
Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht bauen im selben System auf der Saldenliste auf. Stammt die führende Saldenliste aus der Buchhaltung, werden spätere Buchungen beim Öffnen des noch nicht festgestellten Abschlussjahres automatisch übernommen.
Im Gesamtpaket sind je Gesellschaft und zwölf Monate ein HGB-Jahresabschluss, die Steuererklärungen eines Veranlagungszeitraums und eine E-Bilanz enthalten; im Solo-Tarif sind sie separat zubuchbar.
Automatisierung einführen: sechs Etappen in fester Reihenfolge
Jede Etappe baut auf der vorigen auf – Regeln ohne gebündelten Belegeingang bleiben Stückwerk.
- 01
Bank und Anfangsbestände anschließen
Kontenrahmen wählen, Saldenvortrag übernehmen, Geschäftskonten anbinden. Welche Anbindung zu welchem Konto passt: Bankkonto anbinden.
- 02
Belege auf wenige Kanäle bündeln
Lieferanten schicken an die Beleg-Adresse, Papier wird fotografiert, Portale legen in den Drive-Ordner ab. Fehlt zu einer Bankzahlung der Beleg, zeigt die Software das an: Belegeingang automatisieren.
- 03
Regeln aus der eigenen Historie ableiten
Wiederkehrende Zahlungen wie Miete, Versicherung oder Bankentgelt bekommen eine Regel; zu breit gefasste Regeln sind der häufigste Fehler: Buchungsregeln anlegen.
- 04
Grenzen der Automatik festlegen
Mindestsicherheit, Quellen, Betragsgrenze oder nur freigegebene Regeln – je nachdem, wie viel Sie anfangs selbst sehen wollen: Wann eine Software selbst buchen darf.
- 05
Die Abläufe nachziehen
Eingangsrechnungen mit Vier-Augen-Freigabe, Zahlungsvorschlag nach Fälligkeit und Skontofrist und SEPA-Datei; Ausgangsrechnungen mit Mahnlauf und Lastschrift; Zahlungsanbieter über ein Verrechnungskonto. Je ein Ratgeber: Kreditoren, Debitoren, Zahlungsanbieter.
- 06
Messen und den Monat schließen
Trefferquote je Vorschlagsquelle über 90 Tage, Alter der offenen Prüffälle, fehlende Belege; danach den Zeitraum festschreiben: Automatisierungsgrad messen und Monatsabschluss automatisieren.
Die Reihenfolge Schritt für Schritt mit allen Einstellungen beschreibt In fünf Schritten zur automatischen Buchhaltung.
Die Ratgeber zur Automatisierung im Überblick
Dreizehn Seiten vertiefen das Einrichten, die einzelnen Abläufe und die Kontrolle. Hier steht, welche Seite welche Frage beantwortet.
Einrichten. Der Weg beginnt mit dem Belegeingang: welche Kanäle es gibt, wie Anhänge und weitergeleitete E-Mails ankommen und wie fehlende Belege über die Bankzeilen auffallen. Danach folgen die Buchungsregeln mit Beispielen für typische Zahlungen und die Frage, ab wann eine Software selbst buchen darf und wie Sie das eingrenzen.
Abläufe. Der Zahlungsabgleich zeigt, welche Fälle die Zuordnung sicher erkennt und welche manuell bleiben. Die Seiten zur Kreditorenbuchhaltung und zur Debitorenbuchhaltung gehen die Kette von der Rechnung bis zum Ausgleich durch, einschließlich Mahnstufen und Verzugszinsen. Wer über Zahlungsdienste verkauft, findet unter Zahlungsanbieter, warum die Auszahlung auf dem Bankkonto nicht der Umsatz ist, und der Monatsabschluss ordnet die Schritte bis zur Festschreibung.
Kontrolle und Nutzen. Bewertungen, Schätzungen für Rückstellungen oder ein unklarer Privatanteil brauchen eine Entscheidung – was sich nicht automatisieren lässt, steht auf einer eigenen Seite. Wie Sie den Automatisierungsgrad messen und ob sich der Aufwand rechnet, zeigen Kosten und Nutzen mit offengelegten Annahmen.
GoBD. Automatische Buchungen unterliegen denselben Regeln wie manuelle. Die GoBD verlangen, dass Änderungen an Einstellungen und an der Parametrisierung einer Software aufgezeichnet werden (Rz. 111), dass die Verfahrensdokumentation den Ablauf vollständig und schlüssig beschreibt (Rz. 151) und dass der Steuerpflichtige Kontrollen einrichtet und protokolliert (Rz. 100). Was das für Regeln, Freigaben und KI-Vorschläge bedeutet: Automatisierte Buchungen und GoBD.
Weiterführende Seiten
Alle Ratgeber zur Automatisierung
Vom Einrichten über die einzelnen Abläufe bis zur Frage, was sich nicht automatisieren lässt und wie Sie den Nutzen messen.
Einrichten
Abläufe