Welche Angaben liest die KI aus einem Beleg aus?

Aus PDF oder Bild extrahiert die KI Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum sowie Brutto-, Netto- und Umsatzsteuerbetrag. Auf dieser Basis schlägt sie die passende Buchung vor — mit SKR-Konto und, sofern eindeutig, Steuerschlüssel.

Kann ich Belege auch als Foto vom Smartphone hochladen?

Ja. Sie laden Belege als PDF oder als Bild hoch — etwa ein Foto der Quittung oder einen Scan. Die KI-Belegerkennung (KI-Belegerkennung) wertet beide Formate aus; das Original wird zusammen mit den erkannten Werten abgelegt.

Wie wird der Beleg mit der Bankbuchung verknüpft?

Die KI gleicht den erkannten Betrag und das Datum mit den importierten Bankumsätzen ab und schlägt die passende Bankbuchung als Beleg-Zuordnung vor. So entsteht ein durchgängiger Bezug von der Zahlung zum Beleg — Grundlage für den Vorsteuerabzug.

Werden die Belege GoBD-konform abgelegt?

Die Ablage ist GoBD-orientiert: Originalbeleg und erkannte Werte werden gemeinsam und unveränderbar gespeichert, Buchungen lassen sich festschreiben und stornieren, und eine Verfahrensdokumentation beschreibt den Erfassungs- und Buchungsprozess.

Was passiert, wenn die KI einen Betrag falsch erkennt?

Die erkannten Werte sind ein Vorschlag, den Sie vor dem Buchen prüfen und korrigieren. Bei unklarer Umsatzsteuer bleibt der Steuerschlüssel bewusst offen, statt einen falschen Vorsteuerabzug zu erzeugen — Sie ergänzen ihn manuell.

Brauche ich für die Belegerfassung ein eigenes Programm?

Nein. Die KI-Belegerfassung ist Teil der Buchhaltung ab 125 € je Gesellschaft und Monat. Sie ist keine Schnittstelle zu Lexware oder sevDesk — Belege kommen per Upload herein, nicht über deren APIs. Die Buchungen fließen in dieselbe Saldenliste, aus der der Jahresabschluss entsteht.

KI-Buchhaltung · Belegerfassung

Belege erfassen mit KI — Rechnungen automatisch auslesen

Belege abtippen kostet Zeit und erzeugt Fehler. Diese Software liest Rechnungen und Quittungen per KI (KI-Belegerkennung) aus, schlägt die passende Buchung vor und ordnet den Beleg der richtigen Bankbuchung zu — GoBD-orientiert abgelegt und Teil der Buchhaltung ab 125 € je Gesellschaft und Monat.

In der Software: Jahresabschluss.io führt die doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04: Belege, Bankumsätze und Rechnungen werden laufend verbucht; die KI kontiert und bucht eindeutige Vorgänge innerhalb Ihrer Freigaben selbst.

Stand: Oktober 2026

Erster Jahresabschluss gratis · ohne Zahlungsdaten · jederzeit kündbar

Was die KI aus dem Beleg ausliest

Aus jedem Beleg entsteht ein strukturierter Buchungsvorschlag — die relevanten Felder erkennt die KI automatisch.

Lieferant & Rechnungsnummer

Wer hat die Rechnung gestellt und unter welcher Nummer — die KI erkennt Aussteller und Belegnummer und übernimmt sie in die Buchung.

Rechnungsdatum

Das Belegdatum wird ausgelesen und für die periodengerechte Zuordnung sowie die Vorsteuer-Anmeldung verwendet.

Brutto, Netto und USt

Gesamtbetrag, Nettobetrag und ausgewiesene Umsatzsteuer werden getrennt erfasst — Grundlage für den korrekten Vorsteuerabzug.

Buchungsvorschlag

Aus den erkannten Werten leitet die KI ein SKR-Konto und — sofern eindeutig — einen Steuerschlüssel ab, den Sie bestätigen oder korrigieren.

PDF und Foto hochladen

Egal ob Eingangsrechnung als PDF oder abfotografierte Quittung — beide Wege führen zur Buchung.

PDF-Rechnungen

Digitale Eingangsrechnungen laden Sie direkt als PDF hoch. Die KI liest den Text- und Tabelleninhalt aus und übernimmt die Beträge in den Buchungsvorschlag.

Fotos & Scans

Bewirtungsbeleg, Tankquittung oder Kassenbon fotografieren und hochladen — die Belegerkennung wertet auch Bilder aus, ohne dass Sie Werte abtippen müssen.

Beleg hochladen, Buchung vorschlagen lassen

Der erste Jahresabschluss ist gratis — Saldenliste hochladen und ansehen.

Abgleich mit der Bankbuchung

Der Beleg bleibt nicht isoliert — er wird der passenden Zahlung zugeordnet.

Betrag & Datum matchen

Die KI vergleicht erkannten Betrag und Belegdatum mit den importierten Bankumsätzen und schlägt die passende Bankbuchung vor.

Offene Posten ausgleichen

Ist der Beleg eine Eingangsrechnung, wird er als offener Posten geführt und bei der Zahlung an den Lieferanten automatisch ausgeglichen — ohne doppelte Vorsteuer.

Durchgängiger Belegbezug

Vom Bankumsatz zur Rechnung und zurück: Der Belegbezug ist die Grundlage für einen prüfungssicheren Vorsteuerabzug.

GoBD-orientierte Ablage & Verfahrensdokumentation

Belege sind aufbewahrungspflichtig — die Ablage ist darauf ausgelegt.

Unveränderbare Ablage

Originalbeleg und erkannte Werte werden gemeinsam gespeichert; festgeschriebene Buchungen lassen sich nur per Storno korrigieren.

Verfahrensdokumentation

Eine GoBD-orientierte Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege erfasst, geprüft und gebucht werden — für die Betriebsprüfung.

EU-Hosting, kein KI-Training

Dauerhafte Plattformdaten werden in europäischen Rechenzentren gespeichert. Erforderliche Beleginhalte können an vertraglich gebundene Modellanbieter übermittelt werden, bei möglichem Drittlandbezug mit geeigneten Garantien; sie werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet.

Vier Eingangswege und die E-Rechnung im Vergleich

Welcher Weg passt, hängt davon ab, wo der Beleg entsteht — im E-Mail-Postfach, an der Kasse oder im Portal eines Lieferanten.

Eingangswege und Formate von Belegen und was die Software damit macht
Weg oder Format	Typischer Beleg	So wird gelesen	Darauf sollten Sie achten
Hochladen im Browser	PDF-Rechnungen aus Lieferantenportalen, auch mehrere Dateien auf einmal	PDF mit Textebene als Text, gescannte PDF über Texterkennung	eine Rechnung je Datei — zusammengefügte PDFs erschweren die Zuordnung
Foto mit dem Smartphone	Kassenbon, Tankquittung, Bewirtungsbeleg	Texterkennung auf dem Bild; die erkannten Beträge werden gegen den Text geprüft	Beleg flach und vollständig aufnehmen; Thermopapier früh fotografieren, bevor es verblasst
Eigene E-Mail-Adresse je Gesellschaft	Rechnungen, die Lieferanten per E-Mail schicken	Anhänge werden als Beleg angelegt, E-Rechnungen strukturiert gelesen	die Adresse bei Lieferanten als Rechnungsadresse hinterlegen, dann entfällt das Weiterleiten
Ordner in Google Drive	Belege, die Mitarbeitende oder Scan-Apps in einen Ordner legen	wie beim Hochladen; jede Datei wird je Gesellschaft nur einmal übernommen	je Gesellschaft ein eigener Ordner, private Dateien gehören nie hinein
E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)	Rechnungen inländischer Unternehmen, seit 2025 zunehmend der Standard	direkt aus dem XML-Datensatz, ohne KI	den strukturierten Teil im empfangenen Format aufbewahren — nicht nur ein PDF-Bild davon

Unabhängig vom Weg legt die Software dieselbe Datei je Gesellschaft nur einmal als Beleg an und warnt vor Dubletten. Für E-Rechnungen genügt nach GoBD Rz. 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025 die Aufbewahrung des strukturierten Teils.

Im Abo sind je Gesellschaft und Monat 100 Belege enthalten, die die KI liest; darüber kosten je weitere 100 Belege 20 € (ein Paket wird ab seinem 20. Beleg berechnet). E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zählen nicht mit, weil ihre Werte strukturiert und ohne KI aus dem Datensatz kommen. Die Buchhaltung gibt es im Solo-Tarif ab 95 € und im Gesamtpaket ab 125 € je Gesellschaft und Monat; ein Nutzer ist enthalten.

Vom Beleg zum Buchungssatz: vier Beispiele in SKR03 und SKR04

So sieht der Vorschlag aus, den die Software aus typischen Belegen bildet — mit den Konten der beiden Standardkontenrahmen.

Erkannte Werte und vorgeschlagene Buchung (Beträge in Euro)
Beleg	Erkannte Werte	Buchung in SKR03	Buchung in SKR04
Druckerpapier und Toner, Rechnung per E-Mail, noch unbezahlt	netto 100,00, Umsatzsteuer 19 % 19,00, brutto 119,00	4930 Bürobedarf 100,00 und 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 19,00 an 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 119,00	6815 Bürobedarf 100,00 und 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 19,00 an 3300 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 119,00
Tankquittung für den Firmenwagen, bar bezahlt	netto 60,00, Umsatzsteuer 19 % 11,40, brutto 71,40	4530 Laufende Kfz-Betriebskosten 60,00 und 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 11,40 an 1000 Kasse 71,40	6530 Laufende Kfz-Betriebskosten 60,00 und 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 11,40 an 1600 Kasse 71,40
Monitor für das Büro, Rechnung des Händlers	netto 450,00, Umsatzsteuer 19 % 85,50, brutto 535,50	0480 Geringwertige Wirtschaftsgüter 450,00 und 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 85,50 an 1600 Verbindlichkeiten 535,50	0670 Geringwertige Wirtschaftsgüter 450,00 und 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 85,50 an 3300 Verbindlichkeiten 535,50
Kontoführungsentgelt laut Kontoauszug, keine Rechnung	4,90, keine Umsatzsteuer	4970 Nebenkosten des Geldverkehrs an 1200 Bank 4,90	6855 Nebenkosten des Geldverkehrs an 1800 Bank 4,90

Vereinfachte Beispiele. Der Monitor bleibt mit 450,00 € netto unter der Grenze von 800 € für geringwertige Wirtschaftsgüter (§ 6 Abs. 2 EStG) und darf im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben werden (in SKR03 über 4855, in SKR04 über 6260). Umsätze im Kontokorrentverkehr sind nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG steuerfrei, deshalb enthält das Kontoführungsentgelt keine Vorsteuer.

Woher der Vorschlag stammt, steht an jeder Buchung: Zuerst greifen Ihre eigenen Buchungsregeln, danach das, was Sie bei diesem Geschäftspartner bisher gebucht haben, dann ein kuratiertes Kontierungslexikon mit 55 Fällen — und erst was dann noch offen ist, beurteilt ein KI-Modell. Bevor ein Konto gewählt wird, legt die Software die Buchungsmethode fest, etwa laufender Aufwand, Anlagezugang, geringwertiges Wirtschaftsgut oder Rechnungsabgrenzung. Fakten aus dem Beleg wie die Grenzen von 250 € und 800 € oder ein Leistungszeitraum über den Bilanzstichtag bestätigen oder korrigieren dabei die Einschätzung der KI.

Fristen für Belege: wann erfassen, wie lange aufbewahren

Zwei Fristen bestimmen den Umgang mit Belegen — eine für die Erfassung, eine für die Aufbewahrung.

Erfassungs- und Aufbewahrungsfristen für Belege
Pflicht	Frist	Grundlage
Bareinnahmen und Barausgaben festhalten	täglich	§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO
Unbare Geschäftsvorfälle erfassen, etwa Rechnungen und Überweisungen	innerhalb von zehn Tagen unbedenklich	GoBD Rz. 47
Buchungsbelege aufbewahren: Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge	acht Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 4 HGB
Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse aufbewahren	zehn Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 4 HGB
Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe aufbewahren	sechs Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 AO
Beginn der Aufbewahrungsfrist	mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist	§ 147 Abs. 4 AO

Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2026 ist ein Buchungsbeleg. Die Frist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2026 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2034. Stand: Oktober 2026.

Die zehn Tage sind keine starre Ausschlussfrist, sondern die Grenze, bis zu der die Finanzverwaltung eine spätere Erfassung nicht beanstandet. Liegt mehr Zeit zwischen Vorgang und Erfassung, verlangen die GoBD geeignete Maßnahmen, damit nichts verloren geht. Ein fester Eingangsweg ist genau so eine Maßnahme: Was über die E-Mail-Adresse oder den Drive-Ordner ankommt, liegt mit Eingangsdatum in der Software, auch wenn Sie erst am Ende der Woche buchen. Den Kassenbeleg dagegen erfassen Sie am selben Tag.

Belege erfassen in sechs Schritten — und was die Software selbst bucht

Eine Routine, die mit wenigen festen Handgriffen auskommt.

Eingangsweg festlegen. Hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Gesellschaft bei allen Lieferanten, die per E-Mail abrechnen, und nutzen Sie für Papierbelege das Foto mit dem Smartphone.
Belege laufend hereingeben. Kassenbelege am selben Tag, alle übrigen spätestens nach zehn Tagen — dann bleiben Sie in dem Rahmen, den die GoBD als unbedenklich ansehen.
Hinweise ansehen. Unsichere Felder sind markiert. Widersprüchliche Beträge, etwa wenn Netto und Steuer nicht den Bruttobetrag ergeben, gehen nie automatisch durch.
Prüfliste abarbeiten. Vorschläge, die die Software nicht selbst bucht, warten mit Begründung; Sie bestätigen oder korrigieren Konto und Steuerschlüssel.
Zahlung zuordnen. Kommt die Bankzeile, gleicht die Software den offenen Posten aus; Aufwand und Vorsteuer stehen schon beim Beleg.
Monat abschließen. Bankzeilen ohne Beleg zeigt der Prüfkatalog als fehlenden Nachweis — fordern Sie diese Belege nach und schreiben Sie den Zeitraum danach fest.

In unserer Buchhaltung ist die automatische Buchung ab Werk eingeschaltet: Vollständige Vorschläge ab 85 % Sicherheit bucht die Software selbst, Unklares wartet mit Begründung auf Sie. Unter „KI & Buchungsfreigaben“ schränken Sie das ein – auf bestimmte Quellen, nur freigegebene Buchungsregeln, eine Betragsgrenze je Beleg oder eine höhere Mindestsicherheit bis 99 % – oder schalten die Automatik ab; jede Änderung wird protokolliert. Nie automatisch gebucht werden unlesbare oder widersprüchliche Belege, Dubletten, Belege mit gemischten Steuersätzen, besondere Steuerschlüssel wie die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, Bankzeilen ohne Gegenpartei und alles in festgeschriebenen Zeiträumen.

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