Was die KI bei der Kontierung übernimmt
KI-Kontierung ersetzt nicht das fachliche Urteil — sie erledigt die mechanische Zuordnungsarbeit, damit Sie sich auf die Prüfung konzentrieren können.
Saldenliste lesen
Kontenrahmen erkennen
Deutsche Kurzformen verstehen
HGB-Positionen zuordnen
HGB-Konformität bei der KI-Kontierung
Die Zuordnung folgt verbindlich den Gliederungsvorschriften des HGB.
§ 266 HGB — Gliederung der Bilanz
§ 275 HGB — GuV nach Gesamt- oder Umsatzkostenverfahren
Größenklassen nach §§ 267, 267a HGB
§ 265 HGB — Stetigkeit
Saldenliste hochladen, KI kontiert in Sekunden
Der erste Jahresabschluss ist gratis — Saldenliste hochladen und ansehen.
So läuft die KI-Kontierung ab
Vier Schritte vom Kanzlei-Software-Export bis zur fertigen Mapping-Tabelle.
1. Saldenliste hochladen
2. KI ordnet zu
3. Sie prüfen und überschreiben
4. Bilanz und GuV entstehen automatisch
Zwei Bedeutungen von KI-Kontierung: Buchungssatz und Bilanzposten
Wer nach KI-Kontierung sucht, meint eine von zwei Aufgaben. Diese Seite behandelt die zweite – die erste ist die automatische Kontierung in der laufenden Buchhaltung.
| Merkmal | Kontierung in der laufenden Buchhaltung | Kontenzuordnung für den Jahresabschluss |
|---|---|---|
| Frage | Auf welches Konto gehört dieser Beleg oder Bankumsatz? | In welchen Bilanz- oder GuV-Posten gehört dieses Konto? |
| Eingang | Rechnung, Kassenbon, E-Rechnung, Bankumsatz | Summen- und Saldenliste mit Kontonummer, Bezeichnung und Saldo |
| Ergebnis | Buchungssatz mit Konto, Gegenkonto und Steuerschlüssel | Zuordnungstabelle Konto zu Posten nach § 266 und § 275 HGB |
| Häufigkeit | laufend, bei jedem Geschäftsvorfall | einmal je Abschluss, im Folgejahr Übernahme der bestätigten Zuordnung |
| Typischer Fehler | Notebook als Bürobedarf statt als Anlagezugang | überzogenes Bankkonto als negatives Guthaben statt als Verbindlichkeit |
| Maßstab | Buchungsmethode, Kontenrahmen, Umsatzsteuerrecht | Gliederungsvorschriften, Größenklasse, Stetigkeit |
In der Buchhaltung von jahresabschluss.io fließt die Saldenliste ohne Export in den Jahresabschluss; die Kontenzuordnung baut dort auf denselben Konten auf, die schon beim Buchen verwendet wurden. Wer aus einer anderen Software kommt, lädt die Saldenliste als CSV, Excel oder PDF hoch und erhält den Zuordnungsvorschlag. Wie die erste Art funktioniert, erklärt die Seite Automatische Kontierung; den Gesamtüberblick über die laufende Arbeit gibt Buchhaltung mit KI.
Saldenabhängige Zuordnung: wenn ein Konto die Bilanzseite wechselt
Manche Konten gehören je nach Saldo zum Stichtag auf die Aktiv- oder auf die Passivseite. Eine Zuordnung allein nach dem Kontonamen reicht dafür nicht.
§ 246 Abs. 2 HGB verbietet, Posten der Aktivseite mit Posten der Passivseite zu verrechnen. Ein Bankkonto mit Habensaldo ist deshalb kein negatives Guthaben, sondern eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kreditinstitut. Die Software ordnet Geldkonten nach ihrer Saldoseite zu: Ein Bankkonto im Haben wandert unter die Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten, ein Geldtransitkonto im Haben unter die sonstigen Verbindlichkeiten. Eine Kasse im Haben ist dagegen kein Ausweisproblem, sondern ein Buchungsfehler – sie bleibt sichtbar, damit er korrigiert wird.
| Konto | Saldo im Soll | Saldo im Haben | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Bankkonto | Aktiva B.IV. Guthaben bei Kreditinstituten | Passiva C.2. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten | Verrechnungsverbot nach § 246 Abs. 2 HGB |
| Geldtransit | Aktiva B.II.4. sonstige Vermögensgegenstände | Passiva C.8. sonstige Verbindlichkeiten | Ein Saldo zum Stichtag deutet auf eine nicht abgeschlossene Umbuchung |
| Umsatzsteuer-Verrechnung | Aktiva B.II.4. sonstige Vermögensgegenstände | Passiva C.8. sonstige Verbindlichkeiten, davon aus Steuern | Erstattungsanspruch oder Zahllast gegenüber dem Finanzamt |
| Gesellschafter-Verrechnungskonto (GmbH) | Forderungen gegen Gesellschafter | Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern | Gesonderter Ausweis, Angabe im Anhang oder Vermerk (§ 42 Abs. 3 GmbHG) |
| Debitor mit Habensaldo | Aktiva B.II.1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | Passiva C.3. erhaltene Anzahlungen oder C.8. sonstige Verbindlichkeiten | Überzahlungen und Anzahlungen von Kunden umgliedern |
Was die KI aus der Saldenliste nicht ablesen kann
Eine Saldenliste enthält Kontonummer, Bezeichnung und Saldo. Mehrere Pflichtangaben des Jahresabschlusses stehen dort nicht – sie müssen ergänzt werden, so gut die Zuordnung auch ist.
- Restlaufzeiten. Forderungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr sowie Verbindlichkeiten mit einer Restlaufzeit bis zu einem Jahr und von mehr als einem Jahr sind bei jedem gesondert ausgewiesenen Posten zu vermerken (§ 268 Abs. 4 und 5 HGB). Ob ein Darlehen in elf oder in 30 Monaten fällig wird, verrät der Saldo nicht.
- Haftungsverhältnisse. Bürgschaften, Gewährleistungsverträge und Sicherheiten für fremde Verbindlichkeiten sind unter der Bilanz zu vermerken (§ 251 HGB), werden in der laufenden Buchhaltung aber in der Regel gar nicht gebucht.
- Größenklasse. Bilanzsumme und Umsatzerlöse stehen in der Saldenliste, die Arbeitnehmerzahl nicht. Maßgeblich ist der Durchschnitt aus den Zahlen am 31. März, 30. Juni, 30. September und 31. Dezember; Auszubildende zählen nicht mit (§ 267 Abs. 5 HGB). Klein ist eine Kapitalgesellschaft, die mindestens zwei von drei Merkmalen nicht überschreitet: 7.500.000 € Bilanzsumme, 15.000.000 € Umsatzerlöse, 50 Arbeitnehmer (§ 267 Abs. 1 HGB, Stand: Oktober 2026).
- Abschlussbuchungen. Rückstellungen, Abschreibungen und Rechnungsabgrenzungen, die noch nicht gebucht sind, kann eine Zuordnung nicht ersetzen. Sie gehören vorher in die Buchhaltung – sonst ordnet die KI einen unvollständigen Stand fehlerfrei zu.
Diese Angaben erfassen Sie im Jahresabschluss gesondert; die Kontenzuordnung allein liefert sie nicht. Eine gute KI-Kontierung erkennt Sie daran, dass sie solche Lücken benennt, statt sie mit Annahmen zu füllen.
Gliederungstiefe je Größenklasse
Wie fein die Posten ausgewiesen werden, hängt von der Größenklasse ab. Die Zuordnung auf Kontoebene bleibt gleich, nur die Verdichtung ändert sich.
| Größenklasse | Bilanz | Gewinn- und Verlustrechnung |
|---|---|---|
| Kleinstkapitalgesellschaft (§ 267a HGB) | Nur die mit Buchstaben bezeichneten Posten (§ 266 Abs. 1 Satz 4 HGB) | Wahlweise verkürzt auf acht Posten (§ 275 Abs. 5 HGB) |
| Kleine Kapitalgesellschaft (§ 267 Abs. 1 HGB) | Posten mit Buchstaben und römischen Zahlen (§ 266 Abs. 1 Satz 3 HGB) | Zusammenfassung zum Rohergebnis zulässig (§ 276 HGB) |
| Mittelgroße Kapitalgesellschaft (§ 267 Abs. 2 HGB) | Volle Gliederung nach § 266 Abs. 2 und 3 HGB | Zusammenfassung zum Rohergebnis zulässig (§ 276 HGB) |
| Große Kapitalgesellschaft (§ 267 Abs. 3 HGB) | Volle Gliederung nach § 266 Abs. 2 und 3 HGB | Volle Staffel nach § 275 Abs. 2 oder 3 HGB |
Weil die Zuordnung auf Kontoebene feiner ist als jede gesetzliche Gliederung, lässt sich dieselbe Zuordnungstabelle in jedem Jahr passend verdichten – auch wenn die Gesellschaft die Größenklasse wechselt. Zu jedem Posten ist der Betrag des Vorjahres anzugeben (§ 265 Abs. 2 HGB); stehen beide Jahre auf derselben Zuordnung, sind die Vergleichszahlen ohne Umgliederung vergleichbar.
ChatGPT vs. spezialisierte KI-Kontierung
Allgemeine Sprachmodelle können Konten benennen — sie können sie aber nicht zuverlässig in eine HGB-Bilanz einfügen.
ChatGPT kennt einzelne HGB-Begriffe, hat aber keine eingebaute HGB-Taxonomie und keine Größenklassen-Logik. Bei mehreren hundert Konten aus einer realen Saldenliste produziert ein allgemeines Sprachmodell unzuverlässige Ergebnisse — manche Konten landen mehrfach, andere fehlen, Pflichtpositionen werden übersprungen. Eine spezialisierte Kontierungs-KI arbeitet auf einer fest hinterlegten Taxonomie, kennt die Gliederungstiefe je Größenklasse und prüft am Ende deterministisch, ob jede Position der Saldenliste genau einer Bilanz- oder GuV-Position zugeordnet wurde. Mehr dazu auf ChatGPT für den Jahresabschluss.
Datenschutz und DSGVO
Saldenlisten enthalten sensible Geschäftszahlen — sie verdienen ein vertrauenswürdiges Verarbeitungsumfeld.
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