Die Prozesskette: vom Beleg bis zur Saldenliste
Automatisierte Buchhaltung bedeutet, dass jeder Schritt den nächsten füttert — ohne Excel-Übergabe dazwischen.
1. Beleg per KI
2. Bankimport
3. Vorkontierung
4. Offene Posten
5. Summen- und Saldenliste
6. Jahresabschluss
Grade der Automatisierung: was läuft, was bleibt Kontrolle
Ehrliche Automatisierung heißt, klar zu trennen, wo die Software arbeitet und wo Ihre Bestätigung nötig ist.
Läuft automatisch
Bleibt Bestätigung und Kontrolle
Den automatisierten Prozess selbst sehen
Der erste Jahresabschluss ist gratis — Saldenliste hochladen und ansehen.
Wo automatisierte Buchhaltung Zeit spart
Der Nutzen liegt nicht in einem einzelnen Klick, sondern im Wegfall wiederkehrender Handarbeit.
Keine Belegtipperei
Keine Kontensuche
Kein Medienbruch zum Abschluss
Für wen sich der automatisierte Prozess lohnt
Automatisierte Buchhaltung ist auf laufende Buchführung deutscher Kapitalgesellschaften mit anschließendem HGB-Abschluss ausgelegt.
Kapitalgesellschaften mit Bilanzierungspflicht
Eine Web-App, ein Datenfluss
Automatisieren ohne Grenzen — die offene API
Die höchste Automatisierungsstufe ist die eigene: Über eine offene REST-API steuern Skripte oder eigene KI-Assistenten über einen MCP-Server die Buchhaltung direkt — Buchungen anlegen, Rechnungen buchen, Daten abrufen, ganz ohne manuelles Klicken.
Routine als Routine
System-zu-System buchen
Freigabe bleibt bei Ihnen
Die Kette im Detail: was an jeder Station automatisch passiert
Acht Stationen – jeweils mit der Angabe, wann die Software selbst entscheidet und wann sie Sie fragt.
| Station | Was automatisch passiert | Wann Sie gefragt werden |
|---|---|---|
| Belegeingang | Belege kommen per Hochladen, Handyfoto, über die eigene E-Mail-Adresse der Gesellschaft oder einen Google-Drive-Ordner; weitergeleitete Mails mit angehängter Ursprungsmail werden entfaltet | bei Dublettenverdacht |
| Erkennung | E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden strukturiert ohne KI gelesen, PDFs mit Textschicht als Text, Scans per Texterkennung; die Beträge werden gegen den Quelltext verprobt | wenn Beträge fehlen, unlesbar sind oder sich widersprechen |
| Kontierungsvorschlag | feste Reihenfolge: eigene Buchungsregel, dann Geschäftspartner und Historie, dann das Kontierungslexikon mit 55 Fällen, erst für den Rest ein KI-Modell | jeder Vorschlag zeigt Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel, Begründung, Sicherheit und Prüfhinweis |
| Buchungsmethode | erst die Methode, dann das Konto: 24 Buchungsmethoden nach HGB und EStG, etwa laufender Aufwand, Anlagezugang, geringwertiges Wirtschaftsgut, Rechnungsabgrenzung, Anzahlung oder Gutschrift; Belegfakten wie die 250- und 800-€-Grenzen oder der Leistungszeitraum bestätigen oder korrigieren den Vorschlag | wenn das Konto nicht zur Methode passt und sich nicht eindeutig ersetzen lässt |
| Automatische Buchung | vollständige Vorschläge ab 85 % Sicherheit, eindeutige Zuordnungen von Zahlungen zu offenen Posten, geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € netto, Abgrenzungen über den Bilanzstichtag | unter der Mindestsicherheit und bei den festen Ausschlüssen (siehe unten) |
| Bank und offene Posten | Geldeingang gegen Ausgangsrechnung, Geldausgang gegen Eingangsrechnung – nach Rechnungsnummer im Verwendungszweck, Betrag und Fälligkeitsfenster, auch bei Teil- und Sammelzahlungen; Umbuchungen zwischen eigenen Konten werden erkannt | bei mehrdeutigen Treffern und Bankzeilen ohne Gegenpartei; Aufwand oder Erlös entsteht nie aus der Bankzeile allein, sondern mit dem Beleg |
| Umsatzsteuer | Kennzahlen der Voranmeldung aus dem Journal, Steuer je Konto gegen die Bemessungsgrundlage verprobt, Vorschau vor dem Versand | die Übermittlung über ELSTER erfolgt erst nach Ihrer Freigabe |
| Abschluss | Saldenliste laufend aktuell; das Abschluss-Cockpit listet unverbuchte Umsätze, fehlende Belege, ungeklärte Konten und nicht abgestimmte Bank | bei Abschlussangaben, Bewertungsfragen und der Übergabe an den Jahresabschluss |
Automatische Buchung ab Werk: was der Autopilot bucht und was nie
Die Voreinstellung ist großzügig, die Ausschlüsse sind fest – und jede Einstellung lässt sich enger fassen.
In unserer Buchhaltung ist die automatische Buchung ab Werk eingeschaltet: Vollständige Vorschläge ab 85 % Sicherheit bucht die Software selbst, Unklares wartet mit Begründung auf Sie. Unter „KI & Buchungsfreigaben“ schränken Sie das ein – auf bestimmte Quellen, nur freigegebene Buchungsregeln, eine Betragsgrenze je Beleg oder eine höhere Mindestsicherheit bis 99 % – oder schalten die Automatik ab; jede Änderung wird protokolliert.
Neben vollständigen Belegvorschlägen bucht die Software auch eindeutige Zuordnungen von Zahlungen zu offenen Rechnungen, geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € netto (§ 6 Abs. 2 EStG) und Abgrenzungen, die über den Bilanzstichtag verteilt werden müssen. Unabhängig von jeder Einstellung nie automatisch gebucht werden:
- unlesbare Belege und Belege mit fehlenden oder widersprüchlichen Beträgen
- Dubletten
- Belege mit gemischten Steuersätzen
- Vorgänge mit besonderen Steuerschlüsseln, etwa bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)
- Bankzeilen ohne erkennbare Gegenpartei
- alles in festgeschriebenen Zeiträumen
Was liegen bleibt, erscheint in der Prüfliste mit Begründung: links der Originalbeleg, rechts der Vorschlag mit Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel und Prüfhinweis. Bestätigen Sie dieselbe Kontierung für eine Gegenpartei dreimal, schlägt die Software eine Buchungsregel vor; eine bloß gemerkte Kontierung bucht nie automatisch, erst eine bestätigte Regel. Wer wann was gebucht, geändert, freigegeben oder storniert hat, steht im Änderungsprotokoll, und Korrekturen laufen als Storno statt als Löschung.
Die erste Woche: Automatik einrichten und prüfen
Sieben Schritte, nach denen Belege und Bankumsätze weitgehend ohne Handarbeit durchlaufen.
- Bestände übernehmen: die letzte Summen- und Saldenliste oder Schlussbilanz hochladen, die Zuordnung prüfen und die Eröffnungswerte bestätigen.
- Bankkonten anbinden: über finAPI für 5 € je aktiver Verbindung und Monat oder ohne unseren Aufpreis über Ponto, Qonto Direct oder den Import von CSV-, MT940- und CAMT-Dateien. Zahlungsdienste wie Stripe oder PayPal laufen über ihre Datenabrufe und ein Verrechnungskonto.
- Belegeingang bündeln: Lieferanten auf die E-Mail-Adresse der Gesellschaft umstellen, einen Google-Drive-Ordner verbinden, Papierbelege per Handyfoto erfassen. E-Rechnungen zählen nicht zu den 100 KI-erkannten Belegen, die je Gesellschaft und Monat enthalten sind.
- Regeln für wiederkehrende Zahlungen anlegen – Miete, Versicherungen, Leasing, Telefon – nach Gegenpartei, Text, IBAN oder Betragsspanne, bei Bedarf mit Ausschlussmuster. Die Vorschau zeigt, welche Buchungen eine Regel treffen würde; es gilt der erste Treffer.
- Grenzen festlegen: unter „KI & Buchungsfreigaben“ prüfen, ob Quellen, Betragsgrenze und Mindestsicherheit zu Ihrem Freigabeablauf passen. Für Eingangsrechnungen und SEPA-Zahlläufe steht zusätzlich eine Vier-Augen-Freigabe bereit.
- Prüfroutine einplanen: die Prüfliste einmal pro Woche leeren. Der Prüfkatalog zeigt Nullzeilen, ungeklärte Konten, fehlende Nachweise und die Trefferquote je Vorschlagsquelle über 90 Tage.
- Ereignisse automatisieren: Wenn-Dann-Regeln lösen etwa bei einem Geldeingang über einer Schwelle oder einer lange offenen Rechnung eine Aufgabe, eine E-Mail oder einen Webhook aus; geprüft wird stündlich.
Automatisierung ändert die gesetzlichen Pflichten nicht: Buchungen müssen weiterhin einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein (§ 146 Abs. 1 AO), und keine Buchung darf so verändert werden, dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Halten Sie deshalb fest, welche Regeln und Automatik-Grenzen gelten – sie gehören in die Verfahrensdokumentation Ihrer Buchführung.
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