Buchhaltung für die Holding-GmbH — Beteiligungen, Ausschüttungen, Einzelabschluss

Beschließen die Gesellschafter der Tochter eine Ausschüttung, entsteht bei der Holding der Anspruch auf den Gewinnanteil. In der Regel bucht die Holding ihn mit dem Gewinnverwendungsbeschluss als Forderung gegen verbundene Unternehmen an „Erträge aus Beteiligungen“. In der Gewinn- und Verlustrechnung steht der Betrag unter diesem Posten mit dem Vermerk „davon aus verbundenen Unternehmen“ (§ 275 Abs. 2 Nr. 9 HGB).

Überwiesen wird nicht der volle Betrag. Die Tochter behält Kapitalertragsteuer von 25 % (§ 43a Abs. 1 EStG) und den Solidaritätszuschlag darauf ein und führt beides an das Finanzamt ab. Die Holding bucht trotzdem den vollen Ertrag: den Zahlungseingang auf die Bank und die einbehaltenen Steuern als Steuerforderung, die bei ihrer Körperschaftsteuerveranlagung angerechnet wird (§ 36 Abs. 2 Nr. 2 EStG). Voraussetzung dafür ist die Steuerbescheinigung der Tochter; sie gehört als Beleg zur Buchung. Wer nur den Nettobetrag als Ertrag bucht, weist zu wenig Ertrag aus, und die Anrechnung geht leicht verloren.

Die Steuerfreiheit wird anschließend außerhalb der Buchhaltung berücksichtigt, in der Steuererklärung. Die Buchhaltung muss dafür je Tochter drei Angaben sauber liefern: die Beteiligungsquote zu Beginn des Jahres, den Bruttoertrag und die einbehaltenen Steuern. Veräußert die Holding Anteile an einer Kapitalgesellschaft, bleibt auch der Veräußerungsgewinn außer Ansatz, 5 % gelten als nicht abziehbar (§ 8b Abs. 2 und 3 KStG). Die Kehrseite: Veräußerungsverluste und Teilwertabschreibungen auf solche Anteile mindern das Einkommen nicht (§ 8b Abs. 3 Satz 3 KStG). Anschaffungskosten, Zugänge, Abgänge und Abschreibungen auf Beteiligungen gehören deshalb auf eigene Konten.

Viele Holdings schließen mit ihren Töchtern einen Gewinnabführungsvertrag, um Gewinne und Verluste steuerlich zu verrechnen. Körperschaftsteuerlich setzt die Organschaft nach § 14 Abs. 1 KStG voraus, dass der Vertrag auf mindestens fünf Jahre abgeschlossen ist und während seiner gesamten Geltungsdauer durchgeführt wird und dass die Holding vom Beginn des Wirtschaftsjahrs der Tochter an ununterbrochen die Mehrheit der Stimmrechte hält. Gewerbesteuerlich gilt die Tochter dann als Betriebsstätte der Holding (§ 2 Abs. 2 Satz 2 GewStG).

Die umsatzsteuerliche Organschaft folgt eigenen Regeln: Die Tochter muss finanziell, wirtschaftlich und organisatorisch in das Unternehmen der Holding eingegliedert sein (§ 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG). Dann sind Leistungen zwischen den inländischen Unternehmensteilen Innenleistungen ohne Umsatzsteuer. Ob die Voraussetzungen vorliegen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater, bevor Rechnungen zwischen den Gesellschaften mit oder ohne Umsatzsteuer gestellt werden.

„Durchgeführt“ ist der Vertrag nur, wenn der Gewinn tatsächlich abgeführt oder der Verlust tatsächlich ausgeglichen wird. Das Jahresende läuft deshalb in einer festen Reihenfolge:

Eine Besonderheit betrifft die Größenklasse. Unternehmen, deren einziger Zweck darin besteht, Beteiligungen zu erwerben, zu verwalten und zu verwerten, ohne unmittelbar oder mittelbar in die Verwaltung der Töchter einzugreifen, können nach § 267a Abs. 3 Nr. 3 HGB keine Kleinstkapitalgesellschaft sein – auch wenn sie mit Bilanzsumme, Umsatz und Mitarbeitern unter allen Schwellen bleiben. Die reine Finanzholding stellt deshalb mindestens als kleine Kapitalgesellschaft auf: mit Anhang und ohne die Möglichkeit, ihre Bilanz nur zu hinterlegen. Die Ausübung der Gesellschafterrechte zählt dabei nicht als Eingriff in die Verwaltung. Übernimmt die Holding tatsächlich Führungsaufgaben für ihre Töchter, greift der Ausschluss nicht.

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Die Buchhaltung jeder Gesellschaft dürfen deren Geschäftsführer und Mitarbeiter selbst führen. Bucht ein externer Dienstleister für die Gesellschaften, braucht er eine Befugnis nach § 3 StBerG oder – nur für laufende Buchungen – die Qualifikation nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG. Ob Mitarbeiter der Holding auch die Bücher der Töchter führen dürfen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.