BuchhaltungsButler Alternative — KI-Buchhaltung bis zum Jahresabschluss

BuchhaltungsButler beschreibt sich als cloudbasierte Buchhaltungssoftware der BuchhaltungsButler GmbH mit KI-gestützter Belegerkennung, Anbindung der Bankkonten, Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung über eine integrierte ELSTER-Schnittstelle und Exporten für die Kanzlei. Wer damit gut arbeitet, hat keinen Anlass zu wechseln. Ein möglicher Anlass ist der Schritt nach der laufenden Buchhaltung: In den Fragen und Antworten auf der Herstellerseite erstellt der Steuerberater abschließend den Jahresabschluss, während in jahresabschluss.io Jahresabschluss und E-Bilanz aus derselben Saldenliste entstehen.

Häufig wird in einer Buchhaltungssoftware laufend gebucht und der Jahresabschluss von der Kanzlei erstellt. Dann entstehen Abschreibungen, Rückstellungen, Rechnungsabgrenzungen und Steuerrückstellungen oft nur im System der Kanzlei. Eine Saldenliste aus der laufenden Buchhaltung enthält diese Buchungen nicht. Übernimmt man sie trotzdem als Eröffnungswerte, passen Eigenkapital, Anlagevermögen und Rückstellungen nicht zur Schlussbilanz – § 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB verlangt aber genau diese Übereinstimmung.

Die Regel lautet deshalb: Die Eröffnungswerte kommen aus der Quelle, in der der Jahresabschluss gebucht wurde. Hat die Kanzlei abgeschlossen, fordern Sie dort die endgültige Saldenliste oder Schlussbilanz an. Wurde der Abschluss vollständig in BuchhaltungsButler gebucht, genügt dessen Summen- und Saldenliste zum Stichtag, die sich laut Hilfe-Center des Herstellers erstellen und exportieren lässt.

Mit dem Wechsel ändert sich nur das System, nicht die Pflicht: Bücher und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO). Bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und sie maschinell auswerten lassen (§ 147 Abs. 6 AO). Nach einem Systemwechsel genügt es – sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat – erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, die Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten. BuchhaltungsButler nennt in seinem Hilfe-Center einen GDPdU-Export für Betriebsprüfungen; er gehört neben diesen Unterlagen in Ihr Archiv:

• Summen- und Saldenliste und Journal je Geschäftsjahr
• Kontenblätter der Sach- und Personenkonten
• Belegbilder mit Bezug zur jeweiligen Buchung
• der Export für die Betriebsprüfung je Jahr
• Übermittlungsprotokolle der Voranmeldungen und Zusammenfassenden Meldungen
• Offene-Posten-Listen zum Stichtag und, falls dort geführt, das Anlagenverzeichnis

Legen Sie die Dateien nach Jahren geordnet ab und notieren Sie, aus welchem Programm und mit welchem Datenstand sie stammen. Das erleichtert eine spätere Prüfung, auch wenn bis dahin niemand mehr Zugang zum alten Programm hat.

Für den Umzug laden Sie die maßgebliche Saldenliste unter „Umzug“ hoch – als Excel, CSV oder PDF. Die Software liest Konten und Salden, schlägt die Bilanzposten vor und zeigt Abweichungen an; erst Ihre Bestätigung schreibt die Eröffnungswerte. Bei einem unterjährigen Wechsel reichen Sie zusätzlich den Buchungsstapel im Format der Kanzlei-Software ein, den unser Team prüft und einrichtet. Ab dann laufen Bank und Belege ein: Vollständige Vorschläge ab 85 % Sicherheit bucht die Software selbst, Unklares wartet mit Begründung auf Sie.

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