Eine Web-App statt einer Installation
Wichtig vorab und ehrlich: Es gibt keine native App zum Herunterladen — und genau das ist der Vorteil.
Web-App auf jedem Gerät
Kein App-Pflegeaufwand
Belege per Smartphone-Foto erfassen
Der häufigste mobile Anwendungsfall: den Beleg sofort einfangen, bevor er verloren geht.
Foto vom Handy
KI-Auslesung des Fotos
Automatischer Bankabgleich
Beleg fotografieren, KI bucht mit
Der erste Jahresabschluss ist gratis — Saldenliste hochladen und ansehen.
Ortsunabhängig arbeiten
Beleg unterwegs, Kontierung im Büro — derselbe Datenstand auf jedem Gerät.
Handy, Tablet, Desktop
Immer aktueller Stand
Mobil und im Homeoffice
Was hinter der App-Oberfläche steckt
Mobil ist nur die Oberfläche — dahinter läuft echte doppelte Buchführung.
Echte doppelte Buchführung
Vollständiges Buchhaltungsmodul
EU-Hosting & DSGVO
Acht Auswahlkriterien für eine Buchhaltungs-App
Woran Sie erkennen, ob eine App unterwegs wirklich Arbeit abnimmt – und wie die Buchhaltung von jahresabschluss.io die Punkte umsetzt.
| Kriterium | Warum es zählt | Umsetzung bei jahresabschluss.io |
|---|---|---|
| Belegfoto mit Auslesung | Ein Beleg, der sofort erfasst wird, kann nicht verloren gehen. | Kamera im Handy-Browser; Lieferant, Datum, Netto, Umsatzsteuer und Brutto werden ausgelesen und gegen den Belegtext geprüft. |
| Weiterleitung aus dem Mail-Postfach | Viele Rechnungen kommen per E-Mail und werden zuerst am Handy gelesen. | Jede Gesellschaft hat eine eigene E-Mail-Adresse, an die Sie Rechnungen weiterleiten. |
| E-Rechnungen | Seit 2025 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen der gesetzliche Regelfall (§ 14 UStG); wer sie empfängt, muss sie lesen können. | XRechnung und ZUGFeRD werden strukturiert ohne KI gelesen und zählen nicht zum Belegkontingent. |
| Dublettenwarnung | Wer unterwegs fotografiert und später dasselbe PDF erhält, erfasst sonst doppelt. | Die Software warnt vor doppelt eingereichten Belegen. |
| Zuordnung zur Bank | Erst Beleg und Zahlung zusammen ergeben einen vollständigen Vorgang. | Der Beleg wird als offener Posten geführt und mit der Zahlung ausgeglichen; aus einer Bankzeile allein entsteht kein Aufwand. |
| Freigaben unterwegs | Rechnungen werden oft zwischen zwei Terminen freigegeben. | Prüfliste mit Original und Vorschlag sowie Vier-Augen-Freigabe direkt im Browser. |
| Kassenbuch | Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). | Kassenbuch mit laufendem Bestand, festschreibbar. |
| Keine Buchhaltung auf dem Gerät | Ein verlorenes Handy darf keine Finanzdaten preisgeben. | Die Daten liegen in EU-Rechenzentren in Irland, nicht auf dem Smartphone; angemeldet wird mit zweitem Faktor. |
Belegfoto statt Papierablage: was rechtlich gilt
Wann ein Foto den Papierbeleg ersetzen kann – und sechs Handgriffe für ein brauchbares Bild.
Ein Foto ersetzt den Papierbeleg nicht automatisch. § 147 Abs. 2 AO erlaubt, Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bild- oder Datenträger aufzubewahren, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht, die Wiedergabe jederzeit lesbar gemacht werden kann und während der gesamten Frist verfügbar bleibt. Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind davon ausgenommen. Für Buchungsbelege beträgt die Frist acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB), gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Ob Sie das Papieroriginal danach vernichten dürfen, beantworten die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025) unter dem Stichwort ersetzendes Scannen: Das Verfahren – wer erfasst, wann und wie geprüft wird – gehört in Ihre Verfahrensdokumentation. Solange diese Beschreibung fehlt, bewahren Sie das Original besser weiter auf; bei Zweifeln im Einzelfall hilft Ihre Steuerberatung.
- Beleg flach auf eine ruhige, dunkle Unterlage legen; alle vier Ecken müssen im Bild sein.
- Thermopapier – etwa Tank- und Kassenbons – sofort nach Erhalt fotografieren, bevor die Schrift verblasst.
- Mehrseitige Rechnungen als PDF weiterleiten, statt sie Seite für Seite zu fotografieren.
- Handschriftliche Ergänzungen, etwa Anlass und Teilnehmer einer geschäftlichen Bewirtung, vor dem Foto auf den Beleg schreiben.
- Nach dem Hochladen Betrag, Datum und Steuersatz mit dem Original vergleichen; Unklares markiert die Software zur Prüfung.
- Das Original anschließend so behandeln, wie es Ihre Verfahrensdokumentation festlegt.
Die App sieben Tage am Smartphone testen
Ein Testablauf, der genau die mobilen Situationen prüft, für die Sie die App brauchen.
- Im Handy-Browser anmelden und gleich den zweiten Faktor einrichten – per Authenticator-App oder E-Mail-Code.
- Die Seite auf dem Startbildschirm ablegen, damit sie mit einem Fingertipp startet.
- Zehn unterschiedliche Belege fotografieren: Tankquittung, Kassenbon, Restaurantquittung, Hotelrechnung, Handwerkerrechnung.
- Eine Rechnung aus dem Mail-Programm an die Adresse der Gesellschaft weiterleiten und eine XRechnung hochladen.
- Prüfen, ob die Belege den richtigen Bankbuchungen zugeordnet werden, und einen Beleg absichtlich doppelt einreichen – die Dublettenwarnung muss erscheinen.
- Unter „KI & Buchungsfreigaben“ festlegen, was die Software selbst buchen darf: Ab Werk bucht sie vollständige Vorschläge ab 85 % Sicherheit, Unklares wartet mit Begründung auf Sie; einschränken lässt sich das auf bestimmte Quellen, freigegebene Regeln, eine Betragsgrenze oder eine Mindestsicherheit bis 99 %.
- Eine Eingangsrechnung unterwegs freigeben und einen Kassenbuch-Eintrag erfassen.
- Am Desktop weiterarbeiten und prüfen, ob derselbe Stand da ist, ohne dass Sie etwas abgleichen müssen.
Der Test dauert 7 Tage; beim Start hinterlegen Sie eine Karte, heute fallen 0 € an. Kündigen Sie in dieser Zeit, wird nichts abgebucht, sonst beginnt das Abo am 8. Tag. Jahresabschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen sind im Test nicht enthalten.
Kosten, Datenschutz und Export der mobilen Nutzung
Kein Gerätezuschlag, keine Daten auf dem Handy und ein vollständiger Export, wenn Sie wechseln.
| Posten | Preis | Hinweis |
|---|---|---|
| Installation, Gerätelizenz | keine | Web-App im Browser, keine Installation aus dem App Store |
| Solo-Tarif | 95 € / 120 € / 250 € | je Gesellschaft und Monat für Kleinst-, kleine und mittelgroße Gesellschaften |
| Gesamtpaket | 125 € / 150 € / 300 € | zusätzlich je zwölf Monate ein HGB-Jahresabschluss, eine E-Bilanz und die Steuererklärungen eines Veranlagungszeitraums |
| Weitere Nutzer | 20 € je Nutzer und Monat | ein Nutzer ist inklusive |
| KI-erkannte Belege | 100 inklusive, danach 20 € je weitere 100 (ab dem 20. Beleg eines Pakets) | je Gesellschaft und Monat; E-Rechnungen zählen nicht mit |
| Bankanbindung | finAPI 5 € je Verbindung und Monat | Ponto, Qonto Direct und Dateiimport (CSV, MT940, CAMT) ohne Aufpreis |
Die Buchhaltungsdaten liegen in EU-Rechenzentren in Irland, nicht auf dem Smartphone. Die Zwei-Faktor-Anmeldung ist nach den ersten 7 Tagen für jedes Konto Pflicht; bewahren Sie die Wiederherstellungscodes getrennt vom Handy auf. Mit Kundendaten werden keine KI-Modelle trainiert, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO steht bereit.
Alles, was Sie mobil erfassen, steht im selben Journal wie die Buchungen vom Desktop. Für eine Betriebsprüfung oder einen Wechsel laden Sie den GoBD-Datenexport als ZIP mit Belegarchiv und den Buchungsstapel im Format gängiger Kanzlei-Software herunter. Die Aufbewahrungspflicht für Ihre Belege bleibt dabei immer bei Ihnen.
Weiterführende Seiten
Buchhaltung mit KI | KI-Buchhaltungssoftware | Online-Buchhaltung | Cloud-Buchhaltung | Belege erfassen mit KI | Belegerkennung mit KI | Buchhaltung automatisieren | Jahresabschluss App