Buchführungspflicht der UG (haftungsbeschränkt)
Die UG ist Kaufmann kraft Rechtsform — es gelten dieselben Buchführungspflichten wie für die GmbH.
Doppelte Buchführung nach § 238 HGB
Kaufmann kraft Rechtsform
Jahresabschluss & Offenlegung
Größenklasse statt Rechtsform
Was die Software für die UG bucht
Eine vollwertige doppelte Buchführung — KI übernimmt die wiederkehrende Kontierung.
Bankumsätze kontieren
KI-Belegerfassung
Offene Posten
Anlagen & AfA
Kassenbuch & Dauerbuchungen
Konservative Umsatzsteuer
Vom UG-Beleg bis zum Jahresabschluss in einer Software
Der erste Jahresabschluss ist gratis — Saldenliste hochladen und ansehen.
Übergang zum UG-Jahresabschluss und zur gesetzlichen Rücklage
Die laufende Buchhaltung liefert die Saldenliste — der Jahresabschluss berücksichtigt die UG-Besonderheit nach § 5a GmbHG.
Pflichtrücklage nach § 5a Abs. 3 GmbHG
Nahtloser Jahresabschluss
Kosten und Ablauf
Ein Preis, kein Medienbruch zwischen Buchhaltung und Abschluss.
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Gesetzliche Rücklage nach § 5a GmbHG: berechnen, buchen, verwenden
Die eine Pflicht, die die UG von der GmbH unterscheidet – mit Beispielrechnung.
Die Rücklage entsteht bei der Aufstellung des Jahresabschlusses, nicht in der laufenden Monatsbuchhaltung. Bemessungsgrundlage ist der Jahresüberschuss, gemindert um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr; ein Viertel davon wird in die gesetzliche Rücklage eingestellt (SKR03 0846, SKR04 2930). In der Bilanz steht sie unter den Gewinnrücklagen als „gesetzliche Rücklage“ (§ 266 Abs. 3 HGB). Schließt die UG ein Jahr mit Verlust ab, entfällt die Zuführung für dieses Jahr; der Verlust wird vorgetragen und mindert die Bemessungsgrundlage des nächsten Gewinnjahres.
Verwenden darf die UG die Rücklage nur für drei Zwecke (§ 5a Abs. 3 Satz 2 GmbHG): für eine Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln nach § 57c GmbHG, zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrags, soweit ihn kein Gewinnvortrag deckt, und zum Ausgleich eines Verlustvortrags aus dem Vorjahr, soweit ihn kein Jahresüberschuss deckt. Eine Ausschüttung aus der Rücklage ist ausgeschlossen. Wichtig ist auch, wann die Pflicht endet: nicht schon, wenn die Rücklage 25.000 € erreicht, sondern erst, wenn die UG ihr Stammkapital auf mindestens 25.000 € erhöht hat (§ 5a Abs. 5 GmbHG). Die Bezeichnung „UG (haftungsbeschränkt)“ darf sie danach beibehalten.
| Geschäftsjahr | Jahresergebnis | Verlustvortrag aus dem Vorjahr | Bemessungsgrundlage | Zuführung (25 %) | Rücklage gesamt |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | −4.000 € | – | 0 € | 0 € | 0 € |
| 2 | 10.000 € | 4.000 € | 6.000 € | 1.500 € | 1.500 € |
| 3 | 20.000 € | 0 € | 20.000 € | 5.000 € | 6.500 € |
Die ersten Buchungen nach der UG-Gründung
Bei kleinem Stammkapital entscheiden die ersten Wochen darüber, ob die Bücher sauber starten.
- Stammkapital vollständig in Geld einzahlen: Die UG darf erst angemeldet werden, wenn das Stammkapital voll eingezahlt ist; Sacheinlagen sind ausgeschlossen (§ 5a Abs. 2 GmbHG). Gebucht wird Bank an Gezeichnetes Kapital (SKR03 0800, SKR04 2900).
- Gründungskosten richtig zuordnen: Beim Musterprotokoll trägt die Gesellschaft die Gründungskosten bis 300 €, höchstens aber bis zum Betrag ihres Stammkapitals. Eine UG mit 1 € Stammkapital trägt also höchstens 1 €; den Rest zahlt der Gesellschafter. Was die UG trägt, ist Aufwand und darf nicht aktiviert werden (§ 248 Abs. 1 Nr. 1 HGB).
- Eröffnungsbilanz und Inventar aufstellen (§ 242 Abs. 1, § 240 Abs. 1 HGB) – bei einer frisch gegründeten UG meist nur Bankguthaben und gezeichnetes Kapital.
- Steuerliche Erfassung erledigen: Die Gründung ist dem Finanzamt innerhalb eines Monats zu melden, die Angaben werden elektronisch übermittelt (§ 137 Abs. 2, § 138 Abs. 1b und 4 AO).
- Anlaufkosten schriftlich finanzieren: Reicht das Stammkapital nicht, leiht der Gesellschafter Geld. Das ist eine Verbindlichkeit gegenüber Gesellschaftern, die gesondert auszuweisen oder im Anhang anzugeben ist (§ 42 Abs. 3 GmbHG). Auslagen, die der Gesellschafter privat für die UG bezahlt, gehören mit Beleg auf dasselbe Konto.
- Liquidität monatlich ansehen: Droht die Zahlungsunfähigkeit, muss die Gesellschafterversammlung unverzüglich einberufen werden (§ 5a Abs. 4 GmbHG). Eine laufend gepflegte Buchhaltung zeigt das rechtzeitig.
Wie Kontenrahmen, Bankkonto und Belegeingang in den ersten Wochen eingerichtet werden, beschreibt der Ratgeber Buchhaltung einrichten.
UG und GmbH im Vergleich: was für die Buchhaltung gleich ist und was nicht
Die UG ist keine eigene Rechtsform, sondern eine GmbH mit Sonderregeln aus § 5a GmbHG.
| Thema | UG (haftungsbeschränkt) | GmbH |
|---|---|---|
| Stammkapital | unter 25.000 €, ab 1 € (Nennbeträge in vollen Euro) | mindestens 25.000 € (§ 5 Abs. 1 GmbHG) |
| Einzahlung vor der Anmeldung | vollständig und nur in Geld (§ 5a Abs. 2 GmbHG) | ein Viertel je Geschäftsanteil, insgesamt mindestens 12.500 € (§ 7 Abs. 2 GmbHG) |
| Gesetzliche Rücklage | 25 % des um den Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses (§ 5a Abs. 3 GmbHG) | keine Pflicht aus dem GmbHG |
| Buchführung und Bilanz | doppelte Buchführung, Bilanz und GuV (§§ 238, 242 HGB) | identisch |
| Größenklasse, Anhang, Offenlegung | richtet sich nach Bilanzsumme, Umsatz und Arbeitnehmern (§§ 267, 267a HGB) | identisch |
| Drohende Zahlungsunfähigkeit | Gesellschafterversammlung unverzüglich einberufen (§ 5a Abs. 4 GmbHG) | keine Sonderregel aus § 5a GmbHG |
| Gründungskosten beim Musterprotokoll | bis 300 €, höchstens bis zur Höhe des Stammkapitals | bis 300 € |
Im Alltag bucht eine UG genau wie eine GmbH – meist nur mit weniger Vorgängen. Die eigene Buchhaltung dürfen Sie ohne Steuerberater führen, auch Jahresabschluss und Steuererklärungen: Das Steuerberatungsgesetz regelt die Hilfeleistung in fremden Angelegenheiten, nicht die eigene (§ 2 StBerG). Beauftragen Sie einen externen Buchhalter, darf er laufende Geschäftsvorfälle nur mit der Qualifikation nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG buchen; Abschluss und Erklärungen für Ihre UG erstellen dann nur Steuerberater und die anderen in § 3 StBerG genannten Berufe.
Ist Ihre UG eine Kleinstkapitalgesellschaft, kostet die laufende Buchhaltung bei uns im Tarif Solo 95 € und im Gesamtpaket 125 € je Monat; das Gesamtpaket enthält je zwölf Monate einen HGB-Jahresabschluss samt gesetzlicher Rücklage, eine E-Bilanz und die Steuererklärungen eines Veranlagungszeitraums. Vollständige Buchungsvorschläge ab 85 % Sicherheit bucht die Software ab Werk selbst; bei einer UG mit wenigen Belegen lohnt es sich trotzdem, unter „KI & Buchungsfreigaben“ eine Betragsgrenze je Beleg zu setzen – jede Änderung der Einstellung wird protokolliert.
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