Buchhaltung Kosten — was KI-Buchhaltung kostet

Fest ist nur der Grundpreis je Gesellschaft. Alles andere hängt davon ab, wie Sie arbeiten: Wer viele Papier- oder PDF-Belege hat, erreicht eher das Kontingent von 100 KI-erkannten Belegen; wer Lieferanten auf E-Rechnungen umstellt, bleibt darunter, weil strukturierte Rechnungen ohne KI gelesen werden. Bei der Bank entscheidet Ihr Institut: Qonto ist direkt angebunden, viele andere Banken laufen über Ponto oder finAPI, und jeder Kontoauszug lässt sich als Datei einlesen. Datenschutz und Sicherheit kosten in keinem Tarif extra: Die Daten liegen in EU-Rechenzentren in Irland, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist verfügbar, die Zwei-Faktor-Anmeldung ist nach den ersten 7 Tagen für jedes Konto Pflicht, und Ihre Daten trainieren keine KI-Modelle.

Die Rechnung zeigt ein klares Muster: Bei der Kleinstgesellschaft liegt der Solo-Tarif mit Einzelkäufen knapp unter dem Gesamtpaket, das dafür die Steuererklärungen einschließt. Ab der kleinen Gesellschaft ist das Gesamtpaket schon ohne Steuererklärungen günstiger, weil der Einzelpreis des Jahresabschlusses mit der Größenklasse steigt. Erstellt Ihr Steuerberater den Abschluss, entfällt dieser Vergleich – dann genügt der Solo-Tarif, und Sie übergeben die Buchhaltung als Buchungsstapel im Format gängiger Kanzlei-Software.

Steuerberater berechnen die Buchführung nach der Steuerberatervergütungsverordnung oder nach einer vereinbarten Pauschale. § 33 StBVV legt Monatsgebühren als Bruchteile einer vollen Gebühr nach Tabelle C (Anlage 3) fest. Maßgeblich ist der Gegenstandswert: bei bilanzierenden Unternehmen der höhere Betrag aus dem Jahresumsatz – Umsatzerlöse zuzüglich sonstiger betrieblicher Erträge und Zinserträge – oder der Summe der Aufwendungen. Je mehr Vorarbeit Sie selbst leisten, desto niedriger liegt der Rahmen.

Für den Kostenvergleich heißt das: Wer die Buchhaltung selbst in Software führt, verschiebt die Arbeit der Kanzlei von Abs. 1 in Richtung Abs. 5 – vom Buchen zum Überwachen – oder beauftragt sie gezielt mit Jahresabschluss und Steuererklärungen. Andere Unternehmen geben die gesamte Buchführung lieber ab und schätzen die Beratung aus einer Hand; beide Wege sind sinnvoll. Mit dem Steuerberater-Kosten-Rechner schätzen Sie die Gebühren für Ihren Gegenstandswert ab.

1. Belegmenge zählen: Laden Sie die Belege eines typischen Monats hoch und sehen Sie nach, wie viele KI-erkannt und wie viele als E-Rechnung strukturiert gelesen wurden. Liegt die KI-Zahl dauerhaft über 100, rechnen Sie 20 € je weitere 100 Belege ein; ein Paket wird erst ab seinem 20. Beleg berechnet.
2. Bankweg klären: Prüfen Sie, ob Ihre Bank über Qonto Direct oder Ponto angebunden werden kann; nur für eine Verbindung über finAPI fallen 5 € im Monat an. Der Import von CSV-, MT940- oder CAMT-Dateien kostet nichts.
3. Nutzer festlegen: Wer braucht einen eigenen Zugang – Geschäftsführung, Buchhaltung, eine zweite Person für Freigaben im Vier-Augen-Prinzip? Jeder Nutzer über den ersten hinaus kostet 20 € im Monat.
4. Abschlussweg entscheiden: Erstellen Sie Jahresabschluss und E-Bilanz selbst in der Software, ist das Gesamtpaket ab der kleinen Gesellschaft günstiger (siehe Jahresbetrachtung); übernimmt die Kanzlei den Abschluss, reicht der Solo-Tarif.
5. Fremdleistungen abgrenzen: Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuerberatung und die gesetzliche Abschlussprüfung sind nicht Teil der Software. Lohnjournale aus Ihrem Lohnprogramm werden importiert und gebucht.
6. Testende im Blick behalten: Beim Start hinterlegen Sie eine Karte, heute fallen 0 € an. Kündigen Sie innerhalb der 7 Tage, wird nichts abgebucht; sonst beginnt das Abo am 8. Tag. Jahresabschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen sind im Test nicht enthalten.
7. Ausstieg vorbereiten: Vor einer Kündigung laden Sie den GoBD-Datenexport (ZIP mit Belegarchiv), den Buchungsstapel im Format gängiger Kanzlei-Software und die Summen- und Saldenliste herunter.

Die Aufbewahrungspflicht bleibt bei Ihnen, gleich welche Software Sie nutzen: Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Nach einem Systemwechsel genügt es, die Daten nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten – sofern bis dahin keine Außenprüfung begonnen hat (§ 147 Abs. 6 AO). Endet Ihr Abo, bleiben die Daten bei uns gespeichert; eine Kopie mit Buchungsstapel und Belegen erhalten Sie auf Anfrage an info@jahresabschluss.io.

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