Warum Startups eine schlanke Buchhaltung brauchen
Buchführungspflicht ab Gründung — aber mit knapper Zeit und knappem Budget.
Pflicht ab Gründung
Knappes Budget
Knappe Zeit
Überblick von Anfang an
Was die KI übernimmt — statt teurem Buchhaltungsbüro
Die wiederkehrende Routine läuft KI-gestützt; Sie prüfen und geben frei.
Bankumsätze kontieren
Belege erfassen
Offene Posten führen
Ab Tag 1 sauber buchen — ohne Buchhaltungsbüro
Der erste Jahresabschluss ist gratis — Saldenliste hochladen und ansehen.
Skaliert mit: von der Buchhaltung zum Jahresabschluss und zur E-Bilanz
Vom ersten Buchungssatz bis zum handelsrechtlichen und steuerlichen Abschluss — alles in einer Anwendung.
Laufende Buchhaltung
Jahresabschluss
E-Bilanz für das Finanzamt
Kosten und Start ohne Vorkenntnisse
Planbarer Preis, einfacher Einstieg — und ehrlich dort, wo ein Berater sinnvoll bleibt.
Ab 125 € je Gesellschaft und Monat
Start ohne Vorkenntnisse — mit Grenzen
Die ersten Wochen nach der Gründung: Pflichten in der richtigen Reihenfolge
Was zwischen Notartermin und erster Umsatzsteuer-Voranmeldung erledigt sein muss.
- Stammkapital einzahlen und buchen: Bank an Gezeichnetes Kapital (SKR03 0800, SKR04 2900). Bei der GmbH muss vor der Anmeldung auf jeden Geschäftsanteil ein Viertel und insgesamt mindestens 12.500 € eingezahlt sein (§ 7 Abs. 2 GmbHG), bei der UG das gesamte Stammkapital (§ 5a Abs. 2 GmbHG).
- Eröffnungsbilanz und Inventar zum Beginn der Geschäftstätigkeit aufstellen (§ 242 Abs. 1, § 240 Abs. 1 HGB).
- Steuerliche Erfassung: Die Gesellschaft meldet ihre Gründung innerhalb eines Monats und übermittelt die für die Besteuerung erheblichen Angaben elektronisch (§ 137 Abs. 2, § 138 Abs. 1b und 4 AO). Daraufhin erhält sie ihre Steuernummer.
- Gründungskosten als Aufwand buchen (§ 248 Abs. 1 Nr. 1 HGB) – aber nur, soweit die Satzung sie der Gesellschaft zuweist; beim Musterprotokoll bis 300 €, höchstens bis zur Höhe des Stammkapitals.
- Voranmeldungsrhythmus klären (siehe Tabelle) und die Termine eintragen: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist am 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums fällig (§ 18 Abs. 1 UStG).
- E-Rechnungen verarbeiten: Seit 1. Januar 2025 dürfen Geschäftspartner im Inland Ihnen E-Rechnungen ohne Ihre Zustimmung schicken. Für das eigene Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG).
- Software-Abos aus dem EU-Ausland richtig behandeln: Rechnet ein Anbieter aus einem anderen EU-Staat eine sonstige Leistung ohne deutsche Umsatzsteuer ab, schuldet Ihre Gesellschaft die Steuer selbst (§ 13b Abs. 1 und 5 UStG). Sie meldet sie in der Voranmeldung an und kann sie, wenn sie zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, als Vorsteuer wieder abziehen.
| Situation | Voranmeldungszeitraum | Grundlage |
|---|---|---|
| Tätigkeit beginnt 2026 | nach der voraussichtlichen Steuer des laufenden Jahres: über 9.000 € monatlich, sonst vierteljährlich; bei höchstens 2.000 € ist eine Befreiung möglich | § 18 Abs. 2 Satz 1 bis 3 und 6 UStG |
| Folgejahr 2027 einer 2026 gegründeten Gesellschaft | nach dem Gesetzeswortlaut monatlich, weil die Aussetzung von Satz 4 nur für die Jahre 2021 bis 2026 gilt | § 18 Abs. 2 Satz 4 und 6 UStG |
| Tätigkeit beginnt 2027 oder später | im Gründungsjahr und im folgenden Kalenderjahr monatlich | § 18 Abs. 2 Satz 4 UStG |
| Danach | nach der Steuer des Vorjahres: über 9.000 € monatlich, sonst vierteljährlich | § 18 Abs. 2 Satz 1 und 2 UStG |
Finanzierungsrunde, Wandeldarlehen und Verlustvortrag richtig abbilden
Drei Themen, bei denen Buchhaltung und Beteiligungsvertrag zusammenpassen müssen.
| Vorgang | Buchung in Worten | Grundlage und Hinweis |
|---|---|---|
| Bareinlage bei Gründung | Bank an Gezeichnetes Kapital | § 272 Abs. 1 HGB: Ansatz mit dem Nennbetrag |
| Finanzierungsrunde mit Aufgeld | Bank an Gezeichnetes Kapital (Nennbetrag der neuen Anteile) und an Kapitalrücklage (Aufgeld) | § 272 Abs. 2 Nr. 1 HGB |
| Zuzahlung eines Gesellschafters ohne neue Anteile | Bank an Kapitalrücklage | § 272 Abs. 2 Nr. 4 HGB |
| Wandeldarlehen eines Investors | Bank an Verbindlichkeit; Zinsen laufend abgrenzen | bis zur Wandlung Fremdkapital; bei Wandlung Umbuchung in gezeichnetes Kapital und Kapitalrücklage |
| Notar-, Rechts- und Beratungskosten einer Runde | Aufwand | § 248 Abs. 1 Nr. 2 HGB: Kosten der Eigenkapitalbeschaffung dürfen nicht aktiviert werden |
| Geschäftsführergehalt der Gründer | aus dem Lohnjournal des Lohnabrechnungsprogramms | Anstellungsvertrag als Grundlage; unangemessene Bezüge können verdeckte Gewinnausschüttungen sein (§ 8 Abs. 3 KStG) |
Bei einer Finanzierungsrunde zahlt der Investor meist deutlich mehr als den Nennbetrag der neuen Geschäftsanteile. Gebucht wird getrennt: Der Nennbetrag erhöht das gezeichnete Kapital, das Aufgeld die Kapitalrücklage. Ein Wandeldarlehen bleibt bis zur Wandlung eine Verbindlichkeit; vereinbarte Zinsen werden dem Jahr zugeordnet, in dem sie entstehen, auch wenn sie erst bei Wandlung oder Rückzahlung fließen. Ist der Darlehensgeber bereits Gesellschafter, ist die Verbindlichkeit gesondert auszuweisen oder im Anhang anzugeben (§ 42 Abs. 3 GmbHG).
Die Anlaufverluste der ersten Jahre sind ein Wert, weil sie spätere Gewinne mindern. § 8c KStG lässt nicht genutzte Verluste jedoch vollständig entfallen, wenn innerhalb von fünf Jahren mittelbar oder unmittelbar mehr als 50 % der Anteile oder Stimmrechte an einen Erwerber oder an eine Gruppe mit gleichgerichteten Interessen gehen; eine Kapitalerhöhung steht dem gleich, soweit sie die Beteiligungsquoten verschiebt. Erhalten bleiben Verluste, soweit sie die steuerpflichtigen stillen Reserven nicht übersteigen, oder auf Antrag als fortführungsgebundener Verlustvortrag (§ 8d KStG) – vorausgesetzt, die Gesellschaft unterhält seit ihrer Gründung oder seit Beginn des dritten Veranlagungszeitraums vor dem Erwerbsjahr ausschließlich denselben Geschäftsbetrieb. Dokumentieren Sie deshalb jede Änderung der Gesellschafterliste und lassen Sie die Verlustvorträge vor einer Runde von Ihrem Steuerberater prüfen.
Mittelabfluss und Reichweite aus der laufenden Buchhaltung
Die Zahlen, nach denen Investoren fragen, sind nur so gut wie der Buchungsstand.
Investoren fragen selten nach der Bilanz, häufiger nach dem monatlichen Mittelabfluss (Burn Rate) und der Reichweite der liquiden Mittel. Der Netto-Mittelabfluss sind die Auszahlungen minus die Einzahlungen eines Monats. Die liquiden Mittel geteilt durch diesen Abfluss ergeben die Reichweite in Monaten. Beispielrechnung, Annahmen: 180.000 € Bankguthaben, 45.000 € Auszahlungen und 15.000 € Einzahlungen im Monat – Netto-Abfluss 30.000 €, Reichweite sechs Monate.
Belastbar ist die Zahl nur, wenn alle Bankkonten und Zahlungsanbieter bis zum Monatsende gebucht sind und große Einmalzahlungen wie Jahreslizenzen oder Umsatzsteuer-Erstattungen erkennbar sind. Unsere Buchhaltung liefert dafür eine BWA mit Vorjahresvergleich, die Summen- und Saldenliste und eine Vorschau von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung nach §§ 266, 275 HGB. Ab Werk bucht sie vollständige Vorschläge ab 85 % Sicherheit selbst; was unklar ist, wartet mit Begründung auf Ihre Prüfung, und unter „KI & Buchungsfreigaben“ können Sie die Automatik einschränken oder abschalten.
Die laufende Buchhaltung kostet je Gesellschaft und Monat im Tarif Solo ab 95 €, im Gesamtpaket ab 125 € – dort sind je zwölf Monate ein HGB-Jahresabschluss, eine E-Bilanz und die Steuererklärungen eines Veranlagungszeitraums enthalten. Ein Steuerberater ist für die eigene Buchhaltung keine Pflicht; für Finanzierungsrunden, Beteiligungsprogramme und Gestaltungsfragen ist er die richtige Adresse. Welche Aufgaben Sie selbst übernehmen dürfen, zeigt Was darf ich selbst buchen?, die Einrichtung in den ersten Wochen Buchhaltung einrichten.
Weiterführende Seiten
Buchhaltung mit KI | KI-Buchhaltungssoftware | Buchhaltung GmbH | Buchhaltung UG | Buchhaltung Kosten | Buchhaltung selbst machen | Buchhaltung & Jahresabschluss | Buchhaltung der GmbH selber machen | UG-Buchhaltung selber machen | Umsatzsteuervoranmeldung selber machen | In fünf Schritten zur automatischen Buchhaltung | Kennzahlen aus der laufenden Buchhaltung | Buchhaltungssoftware auswählen