Buchhaltung selber machen mit KI — Schritt für Schritt

Das Modell hängt selten am Preis allein. Entscheidend ist, wie gut Sie Ihre Geschäftsvorfälle kennen und wie schnell Sie Zahlen brauchen: Wer jede Woche wissen will, wie Liquidität und Ergebnis stehen, kommt mit dem eigenen Buchen am schnellsten dorthin. Wer viele Sonderfälle hat – Auslandsgeschäfte mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, Bauleistungen, umfangreiche Gesellschafterbeziehungen –, profitiert von einer Kanzlei, die diese Fälle laufend sieht.

Das Mischmodell verbindet beides: Sie buchen selbst, die Kanzlei überwacht die Buchführung oder übernimmt nur den Jahresabschluss. Die Steuerberatervergütungsverordnung kennt dafür eine eigene Gebühr für die laufende Überwachung. Wie die Übergabe zum Jahresende abläuft und welche Unterlagen die Kanzlei braucht, steht unter Selbst buchen, Abschluss extern.

Das Steuerberatungsgesetz schützt Dritte vor unqualifizierter Hilfe: Hilfeleistung in Steuersachen ist jede Tätigkeit in fremden Angelegenheiten, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert, und geschäftsmäßig dürfen sie nur befugte Personen ausüben (§ 2 Abs. 1 und 2 StBerG). Wer die Bücher des eigenen Unternehmens führt – als Inhaber, als Geschäftsführer oder als angestellte Buchhaltungskraft –, handelt in eigener Sache. Eine Qualifikation verlangt das Gesetz dafür nicht.

Anders, wenn Sie für andere buchen. Mechanische Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern gelten nicht als Hilfeleistung in Steuersachen, das Kontieren von Belegen und Buchungsanweisungen aber schon (§ 2 Abs. 3 StBerG). Kontenpläne anlegen und laufende Geschäftsvorfälle für Dritte buchen darf seit 1. September 2026 nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG, wer nach einer kaufmännischen Abschlussprüfung mindestens drei Jahre mit mindestens 16 Wochenstunden im Buchhaltungswesen gearbeitet hat. Wie sich das im Alltag auswirkt: Was darf ich selbst buchen?

Die Verantwortung bleibt in jedem Modell im Unternehmen. Bei der GmbH sind die Geschäftsführer verpflichtet, für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen (§ 41 GmbHG) – auch dann, wenn eine Kanzlei bucht. Eine Software nimmt Ihnen diese Pflicht nicht ab. Sie kann aber dafür sorgen, dass jede Buchung ihren Beleg, ihre Quelle und ihre Korrekturen sichtbar behält. Was speziell für Gesellschaften mit beschränkter Haftung gilt, steht unter Buchhaltung der GmbH selber machen.

Nach Rechtsform. Die GmbH bilanziert, übermittelt die E-Bilanz und legt ihren Abschluss offen; die GmbH-Seite zeigt den Monatsplan und die typischen Gesellschafterbuchungen. Die UG-Seite ergänzt die gesetzliche Rücklage und die Besonderheiten kleiner Gründungen. Wer allein selbständig ist, findet unter Einzelunternehmen den Weg zwischen Einnahmenüberschussrechnung und Bilanz, und die Kleinunternehmer-Seite erklärt, was ohne ausgewiesene Umsatzsteuer trotzdem aufzuzeichnen ist.

Grundlagen. Wer Vorschläge der Software beurteilen will, braucht ein Grundgerüst: den Lernpfad unter Buchhaltung lernen, das Prinzip von Soll und Haben unter Doppelte Buchführung einfach erklärt und eine Sammlung häufiger Fälle in SKR03 und SKR04 unter Buchungssätze mit Beispielen. Dazu kommen die Rechnungsprüfung nach den Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG und das Gesellschafter-Verrechnungskonto, an dem sich bei GmbHs die meisten Rückfragen entzünden.

Im Alltag. Nach der Einrichtung trägt eine feste Routine die Buchhaltung durch das Jahr. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung gehört dazu, ebenso der Blick auf häufige Fehler wie vermischte Privatzahlungen oder Vorsteuer aus unvollständigen Rechnungen. Wie viel Zeit das kostet, rechnet die Seite Zeitaufwand mit offengelegten Annahmen vor.

Selbst oder Steuerberater. Drei Seiten helfen bei der Aufteilung: welche Tätigkeiten Sie selbst und welche nur Befugte übernehmen dürfen, was die Buchführung beim Steuerberater kostet und wie die Übergabe läuft, wenn Sie selbst buchen und nur den Abschluss abgeben. Alle siebzehn Seiten stehen in der Liste am Ende dieser Seite.