Kanzlei-Software Buchhaltung Alternative — ohne Mitgliedschaft, mit KI

Zum Geschäftsjahresbeginn ist der Schnitt am klarsten: Das alte System schließt das Vorjahr ab, das neue beginnt mit den Schlusssalden als Eröffnungswerten. Der Haken ist der Zeitpunkt der endgültigen Zahlen. Abschreibungen, Rückstellungen und Abgrenzungen bucht die Kanzlei oft erst Wochen oder Monate nach dem Stichtag – für die Aufstellung haben Kapitalgesellschaften drei Monate, kleine bis zu sechs Monate Zeit (§ 264 Abs. 1 Satz 3 und 4 HGB). Bankkonten und Belegeingang richten Sie im neuen System trotzdem schon zu Beginn des neuen Geschäftsjahres ein; die Eröffnungswerte übernehmen Sie, sobald die endgültige Saldenliste vorliegt.

Ein Wechsel mitten im Jahr ist möglich, verlangt aber mehr Daten. Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung umfasst das Kalenderjahr (§ 18 Abs. 3 UStG), der Jahresabschluss das ganze Geschäftsjahr (§ 242 Abs. 1 HGB) – die Buchungen der Monate vor dem Wechsel gehören deshalb ebenfalls ins neue System. Dafür dient der Buchungsstapel des laufenden Jahres im Format der Kanzlei-Software (EXTF oder DTVF als CSV-Datei). Die Voranmeldungen dieser Monate sind bereits abgegeben; sie werden im neuen System nicht ein zweites Mal übermittelt, sondern dienen nur zur Abstimmung.

Hat bisher die Kanzlei gebucht, liegen Bücher und oft auch die digitalen Belege in ihrem System. Für den Umzug genügen wenige Dateien; für die Aufbewahrung brauchen Sie mehr. Die Pflicht trifft immer das Unternehmen: Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre, empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 Abs. 1 und 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO).

Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen oder sie maschinell auswerten lassen (§ 147 Abs. 6 AO). Für einen Systemwechsel enthält dieselbe Vorschrift eine Erleichterung: Hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, die Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten. Bis dahin muss der Zugriff möglich bleiben – halten Sie deshalb schriftlich fest, wer die Altdaten wie lange vorhält und in welchem Format Sie sie erhalten.

1. Gesellschaft anlegen und Kontenrahmen wählen. Wer bisher mit SKR03 oder SKR04 gebucht hat, behält am besten denselben Rahmen; weicht die Datei ab, schlägt die Software passende Zielkonten vor, und nicht eindeutige Konten ordnen Sie selbst zu.
2. Unter „Umzug“ das bisherige System wählen und die letzte Summen- und Saldenliste oder Schlussbilanz hochladen – als Excel, CSV oder PDF. Derselbe Weg gilt für Dateien aus Lexware, sevDesk, lexoffice oder einer eigenen Excel-Aufstellung.
3. Zuordnung prüfen: Die Bestände erscheinen mit Vorschlag für den Bilanzposten, Aufwands- und Ertragskonten des Vorjahres werden im Ergebnis zusammengefasst. Personenkonten, deren Summe schon im Sammelkonto steht, werden nicht doppelt übernommen; eine Differenz zwischen Soll und Haben zeigt die Software an.
4. Bestätigen: Erst Ihre ausdrückliche Bestätigung schreibt die Eröffnungswerte. Das neue Geschäftsjahr beginnt mit genau diesen Beständen.
5. Kunden, Lieferanten, eigene Konten und Anlagegüter als CSV- oder Excel-Liste übernehmen.
6. Bankkonten anbinden – über finAPI für 5 € je aktiver Verbindung und Monat oder ohne unseren Aufpreis über Ponto, Qonto Direct oder den Import von CSV-, MT940- und CAMT-Dateien – und den Belegeingang einrichten: Hochladen, Handyfoto, eigene E-Mail-Adresse je Gesellschaft oder Google-Drive-Ordner.
7. Bei einem Wechsel mitten im Jahr zusätzlich den Buchungsstapel des laufenden Jahres (EXTF/DTVF-CSV) einreichen. Unser Team prüft ihn und richtet die Buchungen ein, weil ein Stapel je nach Programm keine Eröffnungswerte und eigene Steuerschlüssel enthält.

Klappt die Übernahme nicht auf Anhieb, schicken Sie Saldenliste, Anlagenverzeichnis oder den Export aus der Kanzlei-Software an unser Team; es richtet die Eröffnungsbilanz für Sie ein. Die Kanzlei kann beteiligt bleiben: Sie erhält einen eigenen Zugang oder einen Buchungsstapel im Kanzlei-Software-Format mit Berater- und Mandantennummer, Festschreibekennzeichen und Personenkonten – etwa, wenn sie weiterhin den Jahresabschluss erstellt.

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