So funktioniert der Google-Drive-Import
In vier Schritten von der Datei im Drive zur geprüften Buchung — ohne Abtippen.
1. Ordner verbinden
2. Belege werden übernommen
3. KI liest die Werte aus
4. Buchung prüfen & freigeben
Welche Dateien übernommen werden
PDF, Foto oder elektronische Rechnung — der Import erkennt die gängigen Belegformate.
PDF-Rechnungen
Fotos & Scans
XRechnung & ZUGFeRD
Google-Drive-Ordner verbinden, Belege fließen von selbst
Der erste Jahresabschluss ist gratis — Saldenliste hochladen und ansehen.
Automatisch statt manuell
Einmal einrichten — dann holt sich die Buchhaltung neue Belege von selbst.
Tägliche Synchronisierung
Nur neue Dateien
Je Gesellschaft ein Ordner
Sicher & GoBD-orientiert
Lesezugriff, europäische Verarbeitung und eine unveränderbare Ablage.
Nur Lesezugriff
Unveränderbare Ablage
EU-Hosting, kein KI-Training
Ordnerstruktur in Google Drive, die zur Buchhaltung passt
Der Import liest genau einen Ordner je Gesellschaft. Wer ihn bewusst anlegt, spart sich später das Aussortieren.
| Ordner | Inhalt | Verbinden? |
|---|---|---|
| Eingangsbelege der Gesellschaft | Eingangsrechnungen als PDF, Fotos von Quittungen, Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD | ja — das ist der Ordner für den Import |
| Eingangsbelege einer zweiten Gesellschaft | Belege einer weiteren GmbH, UG oder Personengesellschaft | ja, aber als eigener Ordner mit eigener Verbindung in dieser Gesellschaft |
| Ausgangsrechnungen | Rechnungen, die Sie selbst an Kunden schreiben | nein — der Import ist für Eingangsbelege gedacht; Ausgangsrechnungen schreiben Sie in der Buchhaltung |
| Verträge und Dauerunterlagen | Mietvertrag, Leasingvertrag, Versicherungspolice | nein — sie begründen Dauerbuchungen, sind aber kein laufender Eingangsbeleg |
| Private Unterlagen | private Rechnungen, Ausweise, persönliche Steuerbescheide | nie — alles im verbundenen Ordner wird als Beleg der Gesellschaft übernommen |
- Ordner anlegen. Je Gesellschaft ein Ordner, dessen Name die Gesellschaft eindeutig nennt — bei mehreren Gesellschaften verhindert das Verwechslungen.
- Zulieferer festlegen. Stellen Sie Scan-Apps auf diesen Ordner ein und sagen Sie Mitarbeitenden, dass Belege dort hineingehören und nirgendwo sonst.
- Verbinden. In der Buchhaltung bei Google anmelden, Lesezugriff erlauben und genau diesen Ordner wählen.
- Täglich synchronisieren. Mit der automatischen Synchronisierung kommen neue Dateien einmal täglich herein; dringende Belege holen Sie mit „Jetzt synchronisieren“ sofort.
- Nach einer Woche nachsehen. Prüfliste und Dublettenwarnungen zeigen, ob Belege doppelt ankommen — etwa per E-Mail und zusätzlich im Drive — oder ob ein Ordner Dinge enthält, die nicht hineingehören.
Was nach der Übernahme mit einem Beleg passiert
Die Übernahme aus dem Drive ist erst der Anfang. Danach entscheidet die Software nach festen Regeln, ob sie bucht oder fragt.
| Situation | Was die Software macht |
|---|---|
| Datei wurde für diese Gesellschaft schon übernommen | wird bei jeder weiteren Synchronisierung übersprungen |
| Beleg liegt schon vor, etwa per E-Mail und zusätzlich im Drive | Dublettenwarnung; eine Dublette wird nie automatisch gebucht |
| E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD | Werte kommen strukturiert aus dem Datensatz, ohne KI; zählt nicht zu den KI-gelesenen Belegen |
| PDF oder Foto mit vollständigem Vorschlag ab 85 % Sicherheit | wird ab Werk automatisch gebucht, mit Quelle und Begründung am Vorschlag |
| unlesbar, Beträge fehlen oder widersprechen sich | wartet mit Begründung in der Prüfliste |
| gemischte Steuersätze oder besonderer Steuerschlüssel, etwa Reverse Charge | wird vorbereitet, aber nie ohne Ihre Prüfung gebucht |
| Belegdatum in einem festgeschriebenen Zeitraum | keine automatische Buchung |
Wer Belege aus dem Drive zunächst nur ansehen möchte, schränkt die automatische Buchung unter „KI & Buchungsfreigaben“ ein — etwa auf bestimmte Quellen, auf freigegebene Buchungsregeln, mit einer Betragsgrenze je Beleg oder einer Mindestsicherheit bis 99 % — oder schaltet sie ganz ab. Jede Änderung dieser Einstellung wird protokolliert.
Für die Anbindung selbst fällt kein Aufpreis an. Je Gesellschaft und Monat sind 100 Belege enthalten, die die KI liest, danach kosten je weitere 100 Belege 20 € (ein Paket ab seinem 20. Beleg); E-Rechnungen zählen nicht mit. Die Buchhaltung beginnt im Solo-Tarif bei 95 € je Gesellschaft und Monat, das Gesamtpaket bei 125 €.
Aufbewahrung: was der Drive-Ordner leisten muss und was nicht
Google Drive ist ein praktischer Eingangskorb. Für die gesetzliche Aufbewahrung gelten strengere Anforderungen.
Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). In einem gewöhnlichen Ordner lassen sich Dateien jedoch umbenennen, überschreiben und löschen — für die Unveränderbarkeit, die die GoBD verlangen, braucht es mehr als einen Speicherplatz.
Nach der Übernahme liegt der Beleg deshalb als Kopie unveränderbar in der Buchhaltung und ist fest mit seiner Buchung verknüpft. Korrekturen laufen über Storno und Neubuchung, festgeschriebene Zeiträume sind gesperrt, und für eine Betriebsprüfung lässt sich ein Datenexport samt Belegarchiv erzeugen. Die Originale im Drive bleiben unberührt — ob Sie sie dort weiter behalten, entscheiden Sie selbst.
Bei E-Rechnungen kommt es auf das Format an: Eingehende elektronische Belege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden; bei E-Rechnungen genügt der strukturierte Teil (GoBD Rz. 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025). Wandeln Sie eine XML-Rechnung vor dem Ablegen also nicht in ein PDF um — legen Sie die Datei so in den Ordner, wie sie angekommen ist.
Weiterführende Seiten
Belege erfassen mit KI | Buchhaltung mit KI | Buchhaltung automatisieren | Bankumsätze kontieren | Offene Posten | KI-Kontierung