Lexware Buchhaltung Alternative — KI-Buchhaltung als moderne Lösung

Lexware Office ist die Cloud-Lösung von Lexware; die frühere Adresse lexoffice.de leitet heute auf die Seite von Lexware Office weiter. Laut Lexware-Hilfe bietet Lexware Office keine Summen- und Saldenliste direkt an; am nächsten kommt die Kontenübersicht, die sich drucken oder als PDF speichern lässt. Für die Übergabe an eine Kanzlei stellt Lexware Office unter „Einstellungen“ → „Export“ Buchungsstapel im Format der Kanzlei-Software bereit, wahlweise mit oder ohne Belegbilder. Für diese Stapel verlangt der Export eine Berater- und eine Mandantennummer sowie den Beginn des Wirtschaftsjahres; die fertigen Dateien stehen als ZIP-Archiv bereit.

Die Desktop-Programme wie Lexware buchhaltung pro führen laut Handbuch eine Summen- und Saldenliste als Auswertung. Listen und Berichte lassen sich über den Druckdialog in andere Formate wie Excel überführen, sofern der jeweilige Bericht diese Option anbietet. Für die Betriebsprüfung erzeugt das Programm unter „Datei“ → „Export“ → „Daten Betriebsprüfung“ eine Datei mit den steuerrelevanten Daten. Sichern Sie diesen Export vor dem Wechsel für jedes Jahr, das noch aufbewahrt werden muss.

1. Vor dem Jahreswechsel: Kontenrahmen festlegen, den Bankzugang klären und die Software im Testzeitraum ausprobieren. Der Test dauert 7 Tage, eine Kreditkarte wird hinterlegt; ohne Kündigung beginnt das Abo am 8. Tag, die Kündigung während des Tests ist kostenlos.
2. Ab dem ersten Tag des neuen Geschäftsjahres: neue Belege und Bankumsätze nur noch im neuen System erfassen. In Lexware wird nur noch das alte Jahr zu Ende gebucht – so entstehen keine doppelten Buchungen.
3. Die erste Voranmeldung des neuen Jahres kommt aus dem neuen System. Abschlussbuchungen des Vorjahres bleiben dort, wo das Vorjahr gebucht wurde: in Lexware oder bei der Kanzlei.
4. Sobald der Vorjahresabschluss steht – bei kleinen Kapitalgesellschaften spätestens nach sechs Monaten (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB) –: endgültige Saldenliste oder Buchungsstapel exportieren und als Eröffnungswerte übernehmen.
5. Vor dem Ende des Lexware-Vertrags: Daten für die Betriebsprüfung, Belegbilder und Auswertungen aller noch aufbewahrungspflichtigen Jahre sichern, solange der Zugang besteht.
6. Nach dem ersten Monat: Bankstand, offene Posten und Umsatzsteuerkonten gegen Kontoauszug und Voranmeldung abstimmen.

Mitten im Jahr zu wechseln, lohnt sich vor allem, wenn Abwarten mehr kostet als die zusätzliche Abstimmung – etwa weil die Belegmenge stark wächst oder eine neue Zuständigkeit beginnt. Dann brauchen Sie auch die Buchungen der Vormonate, weil Umsatzsteuer-Jahreserklärung und Jahresabschluss das ganze Jahr abbilden. Als Schnitt eignet sich ein Quartalsende, an dem die letzte Voranmeldung aus Lexware bereits abgegeben ist.

Die hochgeladene Saldenliste wird Konto für Konto gelesen, auch aus einer PDF-Datei oder einem Bild. Jede Position erscheint mit einem Vorschlag für den Bilanzposten; Sie korrigieren, ergänzen oder entfernen Zeilen. Erfolgskonten des Vorjahres fasst die Software im Ergebnis zusammen, Personenkonten werden nicht ein zweites Mal neben dem Sammelkonto übernommen. Geschrieben werden die Eröffnungswerte erst nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung.

Danach verbinden Sie das Geschäftskonto. In unserer Buchhaltung ist die automatische Buchung ab Werk eingeschaltet: Vollständige Vorschläge ab 85 % Sicherheit bucht die Software selbst, Unklares wartet mit Begründung auf Sie. Unter „KI & Buchungsfreigaben“ schränken Sie das ein – etwa auf bestimmte Quellen oder mit einer Betragsgrenze je Beleg – oder schalten die Automatik ab; jede Änderung wird protokolliert.

Wer den Umzug nicht selbst machen möchte, schickt Saldenliste, Anlagenverzeichnis oder den Lexware-Export an unser Team, das die Eröffnungsbilanz einrichtet. Kunden, Lieferanten und Anlagegüter übernehmen Sie als CSV- oder Excel-Liste. Für den Steuerberater gibt es einen eigenen Zugang oder einen Buchungsstapel im Kanzlei-Software-Format.

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