Wie buche ich eine Eingangsrechnung?

Sie laden die Rechnung als PDF oder Foto hoch oder leiten sie an das Beleg-Postfach weiter. Die KI liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum sowie Netto-, Steuer- und Bruttobetrag aus und schlägt den Buchungssatz vor: Aufwands- oder Anlagekonto und Vorsteuer im Soll, die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten im Haben. Geeignete Rechnungen werden innerhalb Ihrer Buchungsfreigaben automatisch gebucht; Prüffälle bestätigen oder korrigieren Sie einzeln. Danach steht die Rechnung als offener Posten beim Lieferanten.

Was ist der Unterschied zur reinen Belegerfassung?

Die Belegerfassung liest die Daten aus dem Beleg aus. Das Buchen der Eingangsrechnung geht weiter: Aus den Daten wird ein vollständiger Buchungssatz im Journal, der Lieferant wird als Kreditor geführt und der Rechnungsbetrag als offener Posten angelegt. Erst dadurch ist die Verbindlichkeit in der Buchhaltung erfasst und die Vorsteuer für die Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereitet.

Wie wird die Rechnung als offener Posten geführt?

Jede gebuchte Eingangsrechnung erscheint in der Kreditorenliste beim jeweiligen Lieferanten, mit Fälligkeit und offenem Betrag. Die Liste zeigt den Stand zu jedem Stichtag, gestaffelt nach Fälligkeit, und wird gegen das Hauptbuch abgestimmt. So sehen Sie jederzeit, welche Lieferantenrechnungen noch unbezahlt sind und wann sie fällig werden.

Wird die Rechnung beim Zahlungsausgang automatisch ausgeglichen?

Ja, wenn die Zahlung eindeutig passt — über Betrag und Lieferant oder über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck. Gebucht wird dann Verbindlichkeiten an Bank. Aufwand und Vorsteuer stehen bereits bei der Rechnung und werden nicht erneut gebucht, es entsteht also kein doppelter Vorsteuerabzug. Bei einer Teilzahlung bleibt der Rest offen; unklare Zuordnungen bleiben zur Prüfung.

Wie behandelt die Software die Vorsteuer?

Die ausgewiesene Umsatzsteuer wird mit dem passenden Steuerschlüssel als Vorsteuer gebucht. Bei ausgeführten Leistungen setzt der Vorsteuerabzug grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung voraus, bei Anzahlungen Rechnung und Zahlung. Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, innergemeinschaftlichen Erwerb und Einfuhrumsatzsteuer bereitet die KI mit passendem Steuerschlüssel vor; diese Fälle bleiben immer zur Einzelprüfung. Ausländische Umsatzsteuer wird nicht als Vorsteuer gebucht. Die Software ersetzt keine Steuerberatung.

Was kostet das Buchen von Eingangsrechnungen?

Es ist Teil der laufenden Buchhaltung, im Gesamtpaket wie im Solo-Tarif; die Beträge je Größenklasse stehen auf der Preisseite. Ein HGB-Jahresabschluss je Gesellschaft und zwölf Monate ist im Gesamtpaket enthalten, im Solo-Tarif ist er einzeln zubuchbar. Der Abschluss baut auf der Summen- und Saldenliste auf, die aus den gebuchten Rechnungen und allen weiteren Buchungen entsteht.

KI-Buchhaltung · Kreditoren

Eingangsrechnungen buchen mit KI — vom Beleg zum offenen Posten

Vollständige doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04 — die KI liest Eingangsrechnungen aus und kontiert sie, Anlagen und Abgrenzungen entstehen gleich mit, und die Saldenliste geht ohne Umweg in den Jahresabschluss.

In der Software: Jahresabschluss.io führt die doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04: Belege, Bankumsätze und Rechnungen werden laufend verbucht; die KI kontiert und bucht eindeutige Vorgänge innerhalb Ihrer Freigaben selbst.

Stand: Oktober 2026

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Eingangsrechnung erfassen

Drei Schritte vom Papier zum Buchungssatz.

Belege prüfen & buchen · RE-2026-0318.pdfVon der KI gelesen — bitte prüfen

Rechnungsdaten — bitte prüfen	Gelesen
Lieferant	Werkzeughandel Schulte GmbH
Rechnungsnummer	RE-2026-0318
Rechnungsdatum	05.03.2026
Fällig am	19.03.2026
Netto	500,00
USt	95,00
Brutto	595,00

Vorschlag	Wert
Aufwandskonto (Soll)	4985 Werkzeuge und Kleingeräte
Steuerschlüssel	V19 · 19 % Vorsteuer

So wird gebucht	Konto	Betrag
Soll	4985 Werkzeuge und Kleingeräte	500,00
	Vorsteuer 19 % (V19)	95,00
Haben	1600 Verbindlichkeiten aus L+L	595,00

Umsatzsteuer-Voranmeldung: Kz 66 Vorsteuer 95,00

Buchen & weiter

01
Rechnung hereingeben
PDF, Foto, Beleg-Postfach oder Google Drive.
02
Auslesen und kontieren
KI schlägt Konto und Steuerschlüssel vor.
03
Buchen
Automatisch nach Ihren Buchungsfreigaben, Prüffälle einzeln.

Buchungsfreigaben, E-Rechnungen und Festschreibung

Geeignete Rechnungen werden innerhalb Ihrer Buchungsfreigaben automatisch gebucht. Prüffälle bestätigen oder korrigieren Sie einzeln. In den Buchungsfreigaben legen Sie fest, ab welcher Sicherheit, aus welchen Quellen und bis zu welchem Betrag automatisch gebucht wird.
Jeder Vorschlag nennt seine Quelle — Regel, Geschäftspartner, frühere Buchung oder KI — und seine Sicherheit. Die KI erkennt Rechnungsdaten auch bei unterschiedlichem Aufbau.
Rechnungen kommen auch über das Beleg-Postfach per E-Mail oder über Belegquellen wie GetMyInvoices herein. Elektronische Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden aus dem strukturierten Datensatz gelesen, geprüft und mit Prüfbericht aufbewahrt.
Dieselbe Datei wird je Gesellschaft nur einmal als Beleg angelegt.
Eine Buchung wird nie gelöscht; eine Korrektur läuft über Storno und Neubuchung. Die Festschreibung sperrt den Zeitraum gesondert und ist ein eigener Schritt.

Die Buchhaltung 7 Tage testen

Bank anbinden, Belege hochladen und sehen, was die Software daraus bucht.

Kreditor, offener Posten und Zahlung

Die Rechnung bleibt beim Lieferanten sichtbar, bis sie bezahlt ist.

Kreditor 70004 · Werkzeughandel Schulte GmbH · Stand 10.03.20262 offene Rechnungen

Buchung RE-2026-0318 vom 05.03.2026 — Aufwand und Vorsteuer an den Lieferanten

Soll	Haben	Betrag	Steuer
4985 Werkzeuge u. Kleingeräte	70004 Schulte	500,00	V19
1576 Vorsteuer 19 %	70004 Schulte	95,00

Rechnung	Datum	Fällig	Brutto	Offen
RE-2026-0241	12.02.2026	26.02.2026	238,00	238,00
RE-2026-0318	05.03.2026	19.03.2026	595,00	595,00
Offene Verbindlichkeiten			833,00	833,00

833,00 €

Offen

238,00 €

Überfällig

Posten

Gebucht wird auf das Personenkonto des Lieferanten. In der Bilanz zählt es zu 1600 Verbindlichkeiten aus L+L.

Lieferant als Kreditor: Eigenes Personenkonto je Lieferant.
Offener Posten: Mit Fälligkeit, zu jedem Stichtag.
Teilzahlung: Der Rest bleibt offen.
Mehrere Teilzahlungen: Ergeben sie die Rechnung, gemeinsam zugeordnet.

Zuordnung, Zahlung vor Rechnung, Überweisungen per Datei

Die Kreditorenliste zeigt jede unbezahlte Rechnung zu jedem Stichtag, gestaffelt nach Fälligkeit, und wird gegen das Hauptbuch abgestimmt.
Eine Zahlung wird zugeordnet, wenn Betrag und Lieferant oder die Rechnungsnummer im Verwendungszweck eindeutig passen. Mehrere Abbuchungen an denselben Lieferanten, die zusammen genau den Rechnungsbetrag ergeben, ordnet die Software der Rechnung gemeinsam zu.
Wird zuerst gezahlt und kommt die Rechnung später, steht die Zahlung bis dahin als offener Posten beim Lieferanten; mit der Rechnung wird sie ihr zugeordnet.
Offene Lieferantenrechnungen lassen sich als SEPA-Überweisung (pain.001) für Ihr Online-Banking ausgeben. Haben Sie die Zahlungsfreigabe aktiviert, gibt es die Datei erst nach der Freigabe.

Vorsteuer und besondere Steuerfälle

Der Steuerschlüssel entscheidet über die Kennzahl in der Voranmeldung.

Vorsteuer: Ausgewiesene Umsatzsteuer, als Vorsteuer gebucht.
Besondere Steuerfälle: Mit Steuerschlüssel vorbereitet, immer zur Einzelprüfung.
Ausländische Umsatzsteuer: Nicht als deutsche Vorsteuer gebucht.

Einzelheiten zur Vorsteuer

Bei ausgeführten Leistungen setzt der Vorsteuerabzug grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung voraus; bei Anzahlungen Rechnung und Zahlung (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Die Vorsteuer einer Anzahlungsrechnung hält die Software deshalb auf einem Zwischenkonto, bis gezahlt ist.
Das Eingangsdatum der Rechnung halten Sie je Beleg fest; der Tag des Hochladens zählt für den Zeitraum der Vorsteuer nicht.
Die KI bereitet auch besondere Steuerfälle mit einem passenden Steuerschlüssel vor; diese bleiben zur Einzelprüfung.
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG), innergemeinschaftlicher Erwerb und Einfuhrumsatzsteuer bleiben immer zur Einzelprüfung, auch innerhalb Ihrer Buchungsfreigaben.
Umsatzsteuer eines anderen Staates wird nicht als deutsche Vorsteuer gebucht.
Als Kleinunternehmer ziehen Sie keine Vorsteuer; gebucht wird der Bruttobetrag.
Die Software ersetzt keine Steuerberatung.

Was die Rechnung sonst noch auslöst

Nebenbücher entstehen mit der Buchung, nicht im Nachhinein.

Anlagegut: Mit der Buchung im Anlagenregister angelegt.
Leistung im Folgejahr: Aktive Rechnungsabgrenzung mit Auflösungsplan.
Bewirtung und Geschenke: Abziehbarer und nicht abziehbarer Teil getrennt.

Einzelheiten zu Anlagen, Abgrenzungen und Bewirtung

Geringwertige Wirtschaftsgüter bucht die Software auf das GWG-Konto.
Geschenke an Geschäftsfreunde prüft sie gegen die gesetzliche Freigrenze.
Legen Sie in den Buchungsfreigaben fest, dass Anlagegüter oder Abgrenzungen zur Prüfung stehen, wird die Rechnung trotzdem gebucht und der Schritt als Hinweis an der Buchung vermerkt.

Eingangsrechnung prüfen: die zehn Pflichtangaben aus Sicht des Empfängers

Vor dem Buchen steht die Frage, ob die Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt. Die Liste gibt § 14 Abs. 4 UStG vor.

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG und worauf Sie beim Eingang achten
Nr.	Pflichtangabe	Prüfen Sie beim Eingang
1.	Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Lieferant und Leistungsempfänger	Steht Ihre Gesellschaft mit richtiger Firma und Anschrift darauf — nicht der Geschäftsführer privat oder eine Schwestergesellschaft?
2.	Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten	Eine der beiden Nummern muss angegeben sein
3.	Ausstellungsdatum	Ein Datum lange vor der Leistung deutet auf eine Anzahlungsrechnung hin
4.	Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer	Ihr wichtigstes Merkmal gegen Doppelzahlungen: gleiche Nummer vom gleichen Lieferanten heißt fast immer Dublette
5.	Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Umfang und Art der Leistung	Sammelbegriffe wie „Diverses“ oder „Material“ reichen nicht
6.	Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung	bestimmt den Monat der Leistung und ist am Jahresende Grundlage für Abgrenzungen
7.	Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, sowie vorab vereinbarte Entgeltminderungen	Bei zwei Steuersätzen braucht jeder Satz eine eigene Nettosumme; ein vereinbartes Skonto muss erkennbar sein
8.	Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung	Steuerbetrag in Euro; schulden Sie die Steuer nach § 13b UStG selbst, weist der Lieferant keine Umsatzsteuer aus
9.	Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG	betrifft bestimmte Leistungen an Empfänger, die nicht als Unternehmer handeln; für Ihre Gesellschaft meist ohne Bedeutung
10.	Die Angabe „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger selbst abrechnet	nur relevant, wenn Sie selbst abrechnen

Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag brauchen als Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV nur vier Angaben: Name und Anschrift des Lieferanten, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz. Das gilt nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG.

Den Vorsteuerabzug knüpft § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG an den Besitz einer Rechnung, die den §§ 14 und 14a UStG entspricht. Fehlt eine Pflichtangabe, fordern Sie beim Lieferanten eine berichtigte Rechnung an — bis sie vorliegt, steht der Vorsteuerabzug auf unsicherem Boden. Die Software liest Aussteller, Nummer, Datum und Beträge aus, warnt vor Dubletten und prüft, ob Netto, Steuer und Brutto zusammenpassen; ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde und richtig beschrieben ist, bleibt Ihre Prüfung.

E-Rechnung im Rechnungseingang: was seit 2025 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Für den Aussteller gelten Übergangsfristen bis Ende 2027.

Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen nach § 14 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 UStG aus Sicht des Empfängers
Leistung ausgeführt	Was der Lieferant schicken darf	Was das für Ihren Rechnungseingang heißt
seit 1. Januar 2025	eine E-Rechnung, etwa XRechnung oder ZUGFeRD; Ihre Zustimmung ist dafür nicht nötig	Sie brauchen einen Empfangsweg und eine Software, die den Datensatz lesen kann
1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026	außerdem Papier oder — mit Ihrer Zustimmung — ein anderes elektronisches Format wie ein einfaches PDF	Papier, PDF und E-Rechnung kommen nebeneinander an
1. Januar bis 31. Dezember 2027	Papier oder ein anderes Format nur noch von Lieferanten mit einem Gesamtumsatz im Vorjahr bis 800.000 €; vereinbarte EDI-Verfahren mit Zustimmung	größere Lieferanten schicken nur noch E-Rechnungen
ab 1. Januar 2028	grundsätzlich nur noch E-Rechnungen	Papier und PDF bleiben den gesetzlichen Ausnahmen vorbehalten

Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Leistung. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen nach § 33 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden; Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen fallen nicht unter die Pflicht. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 (§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG) — ein PDF ohne Datensatz ist keine. Stand: Oktober 2026.

Für die Buchung ändert die E-Rechnung wenig, für die Erfassung viel: Die Werte stehen im Datensatz, die Software liest sie strukturiert und ohne KI und bewahrt die Datei mit Prüfbericht auf. Aufzubewahren ist der strukturierte Teil im empfangenen Format; das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung nur dann zusätzlich, wenn es steuerlich bedeutsame weitere Angaben trägt (GoBD Rz. 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025).

Buchungssätze für typische Eingangsrechnungen in SKR03 und SKR04

Acht Fälle aus dem Alltag einer GmbH — vom Bürobedarf bis zur Rechnung eines Anbieters aus dem EU-Ausland.

Eingangsrechnung und Buchungssatz (Beträge in Euro)
Eingangsrechnung	SKR03	SKR04	Hinweis
Bürobedarf, 500,00 netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer	4930 Bürobedarf 500,00 und 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 95,00 an 1600 Verbindlichkeiten 595,00	6815 Bürobedarf 500,00 und 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 95,00 an 3300 Verbindlichkeiten 595,00	Grundfall
Handelsware, 2.000,00 netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer	3400 Wareneingang 19 % Vorsteuer an 1600, brutto 2.380,00	5400 Wareneingang 19 % Vorsteuer an 3300, brutto 2.380,00	Automatikkonto: die Vorsteuer von 380,00 wird aus dem Bruttobetrag herausgerechnet
Internetanschluss, 50,00 netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer	4925 Internetkosten 50,00 und 1576 9,50 an 1600 59,50	6810 Internetkosten 50,00 und 1406 9,50 an 3300 59,50	jeden Monat gleich — ein Fall für eine Buchungsregel
Notebook, 700,00 netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer	0480 Geringwertige Wirtschaftsgüter 700,00 und 1576 133,00 an 1600 833,00	0670 Geringwertige Wirtschaftsgüter 700,00 und 1406 133,00 an 3300 833,00	netto bis 800 €: Sofortabschreibung nach § 6 Abs. 2 EStG möglich, über 4855 bzw. 6260
Büromöbel, 3.000,00 netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer	0420 Büroeinrichtung 3.000,00 und 1576 570,00 an 1600 3.570,00	0650 Büroeinrichtung 3.000,00 und 1406 570,00 an 3300 3.570,00	Anlagevermögen, Abschreibung über die Nutzungsdauer
Betriebshaftpflicht für Oktober 2026 bis September 2027, 1.200,00	4360 Versicherungen 300,00 und 0980 Aktive Rechnungsabgrenzung 900,00 an 1600 1.200,00	6400 Versicherungen 300,00 und 1900 Aktive Rechnungsabgrenzung 900,00 an 3300 1.200,00	keine Vorsteuer (§ 4 Nr. 10 Buchst. a UStG); neun Monate gehören zum Stichtag 31.12.2026 ins Folgejahr
Software-Dienstleistung eines Anbieters aus Irland, 1.000,00 netto ohne deutsche Umsatzsteuer	3123 Sonstige Leistungen eines im anderen EU-Land ansässigen Unternehmers 19 % Vorsteuer und 19 % Umsatzsteuer an 1600 1.000,00	5923 (gleiches Automatikkonto) an 3300 1.000,00	§ 13b Abs. 1 und 5 UStG: Sie schulden 190,00 Umsatzsteuer und ziehen sie zugleich als Vorsteuer ab; nie automatisch gebucht
Zahlung einer Rechnung über 1.190,00 brutto mit 2 % Skonto	1600 1.190,00 an 1200 1.166,20 und 3736 Erhaltene Skonti 19 % Vorsteuer 23,80	3300 1.190,00 an 1800 1.166,20 und 5736 Erhaltene Skonti 19 % Vorsteuer 23,80	Automatikkonto: vom Skonto entfallen 3,80 auf die Vorsteuer, die nach § 17 Abs. 1 UStG berichtigt wird

Vereinfachte Fälle. Die Software bucht den Lieferanten auf sein Personenkonto; hier ist das Sammelkonto 1600 (SKR03) bzw. 3300 (SKR04) gezeigt.

Vom Posteingang bis zum Ausgleich: der Ablauf in sieben Schritten

So läuft eine Eingangsrechnung durch, wenn Freigabe und Zahlung über die Buchhaltung gehen.

Eingang. Per E-Mail-Adresse der Gesellschaft, Foto, Hochladen oder Drive-Ordner.
Auslesen und prüfen. Pflichtangaben, Dublette, Beträge. Unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen zu erfassen, sehen die GoBD als unbedenklich an (Rz. 47).
Kontieren und buchen. Erst die Buchungsmethode, etwa Anlagezugang oder Rechnungsabgrenzung, dann Konto, Gegenkonto und Steuerschlüssel.
Freigeben. Mit aktivierter Rechnungsfreigabe gibt eine zweite Person die Rechnung im Vier-Augen-Prinzip frei, bevor sie bezahlt wird.
Zahlung vorschlagen. Der Zahlungsvorschlag ordnet offene Rechnungen nach Fälligkeit und Skontofrist.
Zahlen. SEPA-Datei (pain.001) nach Freigabe ins Online-Banking hochladen.
Ausgleichen. Erscheint die Abbuchung auf dem Kontoauszug, ordnet die Software sie der Rechnung zu — über Rechnungsnummer, Betrag und ein Fenster von fünf Tagen vor bis zum 60. Tag nach Fälligkeit. Bei einer Teilzahlung bleibt der Rest offen.

Die automatische Buchung ist in unserer Buchhaltung ab Werk eingeschaltet: Vollständige Vorschläge ab 85 % Sicherheit bucht die Software selbst, alles Unklare wartet mit Begründung. Nie automatisch gebucht werden unlesbare oder widersprüchliche Rechnungen, Dubletten, Rechnungen mit mehreren Steuersätzen, Fälle nach § 13b UStG und alles in festgeschriebenen Zeiträumen. Unter „KI & Buchungsfreigaben“ begrenzen Sie die Automatik auf Quellen, freigegebene Regeln, eine Betragsgrenze je Beleg oder eine Mindestsicherheit bis 99 % oder schalten sie ab; jede Änderung wird protokolliert.

Nach der Buchung bleibt die Rechnung acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie entstanden ist (§ 147 Abs. 3 und 4 AO, § 257 Abs. 4 HGB).