Was die Software bucht
Der ganze Umfang einer Finanzbuchhaltung, nicht nur Belege und Bank.
| Nr. | Datum | Beleg-Nr. | Soll | Haben | Betrag | Steuer | Beschreibung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 8 | 02.03.2026 | AR-2026-014 | 10001 Hansen Metallbau | 8400 Erlöse 19 % USt | 4.200,00 | A19 | Montage Hallenkran |
| 9 | 02.03.2026 | AR-2026-014 | 10001 Hansen Metallbau | 1776 Umsatzsteuer 19 % | 798,00 | Umsatzsteuer | |
| 10 | 05.03.2026 | RE-4711 | 4930 Bürobedarf | 70001 Bürobedarf Weber | 300,00 | V19 | Druckerpapier, Toner |
| 11 | 05.03.2026 | RE-4711 | 1576 Vorsteuer 19 % | 70001 Bürobedarf Weber | 57,00 | Vorsteuer | |
| 12 | 09.03.2026 | TN-2603 | 4920 Telefon | 70002 Mobilfunk Nord | 49,90 | V19 | Mobilfunk März |
| 13 | 09.03.2026 | TN-2603 | 1576 Vorsteuer 19 % | 70002 Mobilfunk Nord | 9,48 | Vorsteuer | |
| 14 | 12.03.2026 | RE-4711 | 70001 Bürobedarf Weber | 1200 Bank | 357,00 | Zahlung RE-4711 | |
| 15 | 16.03.2026 | TN-2603 | 70002 Mobilfunk Nord | 1200 Bank | 59,38 | Lastschrift TN-2603 | |
| 16 | 20.03.2026 | AR-2026-014 | 1200 Bank | 10001 Hansen Metallbau | 4.998,00 | Zahlungseingang AR-2026-014 | |
| Summe | 10.828,76 |
- Journal und Kontenblätter
- SKR03 oder SKR04, Steuerschlüssel wo nötig.
- Bank und Belege
- Ponto, finAPI, Qonto Direct oder Datei; Belege per E-Mail.
- Ausgangsrechnungen und Angebote
- Rechnungen als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD; Angebote als PDF.
- Offene Posten, Mahnwesen, SEPA
- Mahnstufen, Überweisungen und Lastschriften als Datei.
- Anlagen und Abschreibungen
- Anlagenregister, Abschreibungslauf, Anlagenspiegel.
- Abgrenzungen und Rückstellungen
- Auflösungsplan, Abzinsung, Wertberichtigungen.
- Kasse und Dauerbuchungen
- Kassenbuch mit Bestand, wiederkehrende Buchungen.
- Umsatzsteuer
- Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung, Jahreserklärung.
- Auswertungen
- BWA, Saldenliste, Bilanz und GuV, eigene Berichte.
- Festschreibung und Export
- Storno statt Löschen, Z3-Export für die Betriebsprüfung.
Was nicht dazugehört
- Eine eigene Lohn- und Gehaltsabrechnung. Lohnjournale aus Ihrem Lohnprogramm werden importiert und gebucht.
- Der Konzernabschluss. Er ist ein eigenes Modul und baut auf den festgestellten Einzelabschlüssen auf.
- Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ohne Bilanz. Dafür gibt es das Modul „Buchhaltung & EÜR“ mit derselben Erfassung.
Die Buchhaltung 7 Tage testen
Bank anbinden, Belege hochladen und sehen, was die Software daraus bucht.
Wie die KI kontiert
Vorschlag mit Quelle — gebucht wird nach Ihren Regeln.
| Datum | Empfänger / Zweck | Betrag | Sicher | Vorschlag |
|---|---|---|---|---|
| 12.03.2026 | Bürobedarf Weber GmbH RE-4711 | −357,00 | 97 % | Zahlung zu Eingangsrechnung 70001 an 1200 |
| 16.03.2026 | Mobilfunk Nord GmbH Lastschrift TN-2603 | −59,38 | 95 % | Zahlung zu Eingangsrechnung 70002 an 1200 |
| 20.03.2026 | Hansen Metallbau GmbH AR-2026-014 | 4.998,00 | 99 % | Zahlung zu Rechnung AR-2026-014 1200 an 10001 |
- Belege ausgelesen
- Lieferant, Datum und Beträge aus PDF, Foto oder E-Mail.
- Konto und Steuerschlüssel
- Jeder Vorschlag nennt Quelle und Sicherheit.
- Buchen nach Freigaben
- Vollständiges wird gebucht, Prüffälle bleiben offen.
Besondere Steuerfälle
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, innergemeinschaftlichen Erwerb und Einfuhrumsatzsteuer bereitet die KI mit passendem Steuerschlüssel vor; diese Fälle bleiben immer zur Einzelprüfung. Umsatzsteuer eines anderen Staates wird nicht als deutsche Vorsteuer gebucht.
Was im Paket enthalten ist
Zwei Tarife, beide nach Größenklasse gestaffelt und monatlich kündbar.
- Gesamtpaket
- Laufende Buchhaltung plus je Gesellschaft und zwölf Monate ein HGB-Jahresabschluss, die Steuererklärungen eines Veranlagungszeitraums und eine E-Bilanz.
- Solo
- Nur die laufende Buchhaltung; Jahresabschluss, Steuererklärungen und E-Bilanz sind einzeln zubuchbar.
Beträge je Größenklasse: Preisseite.
Gesetzliche Mindestanforderungen an eine FiBu-Software
Was HGB, Abgabenordnung und Umsatzsteuergesetz von elektronischen Büchern verlangen – und woran Sie das in der Software erkennen.
| Anforderung | Rechtsgrundlage | Woran Sie es in der Software erkennen |
|---|---|---|
| Vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet buchen | § 239 Abs. 2 HGB, § 146 Abs. 1 Satz 1 AO | Belegeingang ohne Rückstau, lückenlose Rechnungsnummern, Prüfkatalog für fehlende Belege |
| Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festhalten | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO | Kassenbuch mit laufendem Bestand, das sich festschreiben lässt |
| Ursprünglicher Inhalt bleibt feststellbar | § 239 Abs. 3 HGB, § 146 Abs. 4 AO | Storno statt Löschen, Festschreibung nach Datum, Änderungsprotokoll |
| Bücher auf Datenträgern, während der Frist verfügbar und lesbar | § 239 Abs. 4 HGB | Belege bleiben mit der Buchung verbunden und jederzeit abrufbar |
| Aufbewahrung: Bücher zehn, Buchungsbelege acht Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB | Archiv über die gesamte Frist, vollständiger Export vor einem Wechsel |
| Datenzugriff bei der Außenprüfung | § 147 Abs. 6 AO | maschinell auswertbarer Export der Buchungen mit Belegarchiv |
| E-Rechnungen empfangen und ausstellen | § 14 Abs. 1 UStG, § 27 Abs. 38 UStG | XRechnung und ZUGFeRD strukturiert lesen, eigene Rechnungen als XRechnung erzeugen |
| Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem | GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025) | Rollen, Vier-Augen-Freigaben, protokollierte Einstellungen der Automatik |
Bei den E-Rechnungen läuft die Übergangszeit: Für Umsätze bis Ende 2026 dürfen Unternehmen noch Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Formate ausstellen. 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres 800.000 € nicht überstieg; per EDI übermittelte Rechnungen bleiben bis Ende 2027 zulässig (§ 27 Abs. 38 UStG). Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 UStDV). Ihre FiBu-Software muss E-Rechnungen also schon heute lesen und spätestens 2027 oder 2028 auch erzeugen können.
Pflichtfunktionen und sinnvolle Erweiterungen im Vergleich
Was jede Finanzbuchhaltung braucht, was erst ab einer bestimmten Größe zählt – und was die Buchhaltung von jahresabschluss.io davon abdeckt.
| Funktion | Einstufung | In unserer Buchhaltung |
|---|---|---|
| Journal, Kontenblätter, SKR03 oder SKR04 | unverzichtbar | enthalten, eigene Konten ergänzbar |
| Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung mit offenen Posten | unverzichtbar bei Zahlungszielen | enthalten, mit Teil- und Sammelzahlungen |
| Anlagenbuchhaltung mit Abschreibung und Anlagenspiegel | unverzichtbar | AfA linear oder degressiv, GWG bis 800 € netto, monatliche Läufe |
| Rechnungsabgrenzung, Rückstellungen, Dauerbuchungen | unverzichtbar zum Jahresende | aktive und passive Abgrenzung, Rückstellungen, wiederkehrende Buchungen |
| Umsatzsteuer-Voranmeldung und Zusammenfassende Meldung | unverzichtbar bei Umsatzsteuerpflicht | aus dem Journal berechnet, Versand über ELSTER nach Freigabe |
| Festschreibung, Storno, Änderungsprotokoll | unverzichtbar | enthalten |
| Export für Kanzlei und Betriebsprüfung | unverzichtbar | Buchungsstapel im Format gängiger Kanzlei-Software, GoBD-Datenexport |
| Kostenstellen | sinnvoll bei mehreren Standorten oder Projekten | enthalten |
| SEPA-Zahllauf und Lastschrift | sinnvoll bei regelmäßigen Zahlungen | pain.001 und pain.008 mit Vier-Augen-Freigabe und Mandatsverwaltung |
| Mehrere Bücher für Steuer, IFRS oder Management | sinnvoll bei abweichenden Bewertungen | als Abweichungsbücher neben dem Hauptbuch |
| Hilfe für das EU-OSS-Verfahren | sinnvoll bei Fernverkäufen in andere EU-Staaten | BOP-CSV; Registrierung und Abgabe bleiben bei Ihnen |
| REST-API und MCP-Server | sinnvoll bei eigenen Programmen | ohne Aufpreis, getrennte Rechte je Schlüssel |
FiBu-Software in sieben Tagen prüfen: zehn Buchungsfälle
Ein Testablauf aus der Sicht der Buchhaltung: Jeder Fall prüft eine Stelle, an der eine FiBu-Software fachlich richtig liegen muss.
- 01
Eröffnungsbilanz übernehmen
Letzte Saldenliste oder Schlussbilanz hochladen, die Zuordnung zu den Bilanzposten prüfen und erst dann bestätigen.
- 02
Eingangsrechnung mit Vorsteuer
Verbindlichkeit und Vorsteuer entstehen mit der Rechnung; die spätere Zahlung gleicht nur noch den offenen Posten aus.
- 03
Ausgangsrechnung und Teilzahlung
Rechnung als PDF und XRechnung erzeugen, eine Teilzahlung zuordnen – der Rest muss offen bleiben.
- 04
Anlagegut über 800 € netto
Die Software muss einen Anlagenzugang statt Aufwand vorschlagen und die Buchungsmethode samt Rechtsgrundlage nennen.
- 05
Geringwertiges Wirtschaftsgut
Ein Gegenstand bis 800 € netto kann im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben werden (§ 6 Abs. 2 EStG); prüfen Sie, ob die Software das erkennt.
- 06
Rechnungsabgrenzung
Eine im Voraus bezahlte Jahresversicherung, die über den Bilanzstichtag hinausreicht, wird abgegrenzt und verteilt.
- 07
Reverse-Charge-Fall
Eine Leistung mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers darf nie automatisch gebucht werden; sie gehört in die Prüfliste.
- 08
Abschreibungslauf und Anlagenspiegel
Den monatlichen Lauf starten und den Anlagenspiegel mit dem Anlagenregister abgleichen.
- 09
Voranmeldung gegen Journal
Die Vorschau der Umsatzsteuer-Voranmeldung, insbesondere Kennzahl 83, mit den Salden der Steuerkonten vergleichen.
- 10
Festschreiben, Storno, Export
Monat festschreiben, eine Buchung stornieren und danach Saldenliste, Bilanz- und GuV-Vorschau sowie den Buchungsstapel prüfen.
Achten Sie dabei auf die Reihenfolge im Vorschlag: Die Buchhaltung von jahresabschluss.io bestimmt zuerst die Buchungsmethode – laufender Aufwand, Anlagenzugang, GWG, Rechnungsabgrenzung, Anzahlung, Gutschrift und weitere der 24 Methoden nach HGB und EStG – und erst danach das Konto. Passt das Konto nicht zur Methode, wird es ersetzt oder zur Prüfung gestellt. Der Test dauert 7 Tage mit hinterlegter Karte; ohne Kündigung beginnt das Abo am 8. Tag.
Datenstandort, Preise und Übergabe an die Kanzlei
Wo die Daten liegen, wo die Tarife stehen und wie Buchungen das System wieder verlassen.
Die Tarife je Gesellschaft und Größenklasse stehen auf der Preisseite; dort sehen Sie auch, welche Leistungen wie Jahresabschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen im jeweiligen Tarif enthalten sind.
Die Buchhaltungsdaten liegen in EU-Rechenzentren in Irland, übertragen wird mit TLS 1.3, gespeichert mit AES-256. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist verfügbar, die Zwei-Faktor-Anmeldung ist nach den ersten 7 Tagen für jedes Konto Pflicht, und Kundendaten trainieren keine KI-Modelle.
Für die Übergabe an die Kanzlei erzeugt die Software einen Buchungsstapel im Format gängiger Kanzlei-Software mit Berater- und Mandantennummer, Festschreibe-Kennzeichen und Personenkonten, für die Betriebsprüfung den GoBD-Datenexport als ZIP mit Belegarchiv. Den Umzug hierher erleichtert der Import der letzten Saldenliste aus Kanzlei-Software, Lexware, sevDesk, lexoffice, Excel, CSV oder PDF; die Eröffnungswerte werden erst nach Ihrer Bestätigung gebucht.