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Saldenliste aus MonKey Office

MonKey Office Summen- und Saldenliste: Ansicht, Export und Prüfung

In MonKey Office gibt es die Summen- und Saldenliste an zwei Stellen: als Auswertung unter Buchhaltung > Summen & Salden, die Sie drucken oder als PDF speichern, und als Datei über Import & Export > Export eBilanz-Online im xlsx- oder csv-Format. Für Jahresabschluss und E-Bilanz ist die Datei der bessere Ausgangspunkt. Diese Seite erklärt die Spalten, zeigt sechs Prüfungen vor dem Export und beschreibt, was beim Hochladen hier mit der Datei geschieht.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-01

Ansicht oder Datei: wo MonKey Office die Salden ausgibt

Menüwege laut Online-Dokumentation von MonKey Office 2026, Stand: 1. November 2026.

Buchhaltung > Summen & Salden

Eine reine Auswertung ohne Eingaben. Oben wählen Sie den Zeitraum, im Filter den Kontenbereich: Sachkonten, Debitoren oder Kreditoren. Ausgeben lässt sich die Liste über den Drucker oder als PDF, per E-Mail oder als Datei; einen Tabellenexport beschreibt die Hilfe an dieser Stelle nicht.

Import & Export > Export eBilanz-Online

Exportiert die Summen- und Saldenliste eines Geschäftsjahres im xlsx- oder csv-Format. Einstellbar sind Zeitraum, Festschreibstatus, Bilanzart und Format. Gedacht ist die Datei für E-Bilanz-Plattformen; für den Jahresabschluss hier ist sie die passende Grundlage.

Import & Export > Export Kanzlei Software

Exportiert Buchungen, Kontenbeschriftungen sowie Debitoren und Kreditoren im Kanzlei Software-Format, die Buchungen als Datei EXTF_Buchungsstapel_01.csv. Das ist der zweite Weg, wenn eine Saldenliste nicht passt.

Buchhaltung > Eröffnungsbilanz

Zeigt die Eröffnungsbuchungen als Bilanz. Aktiva und Passiva müssen ausgeglichen sein, sonst meldet MonKey Office eine Abweichung. Diese Ansicht ist die erste Kontrolle, bevor Sie die Salden des Jahres exportieren.

Die Spalten der Summen-&-Salden-Ansicht

Bedeutung laut MonKey-Office-Hilfe; den Spaltenaufbau der Exportdatei beschreibt die Hilfe nicht.

Spalten und ihre Verwendung im Abschluss
Spalte in MonKey OfficeBedeutung laut HilfeVerwendung im Abschluss hier
EB-WertWert der Eröffnungsbuchung zu Beginn des GeschäftsjahresEröffnungswert; bei Bestandskonten die Vorjahresspalte der Bilanz
Per. Soll / Per. Habengebuchte Summen im gewählten Zeitraumbei einem ganzen Geschäftsjahr gleich dem Jahresverkehr
Kum. Soll / Kum. Habenkumulierte Buchungswerte des GeschäftsjahresJahresverkehr; über alle Konten muss Soll gleich Haben sein
Kum. Saldokumulierter Saldo des GeschäftsjahresSchlusssaldo je Konto, Grundlage für Bilanz und GuV
Budgetim Konto hinterlegter Budgetwertohne Bedeutung für den Abschluss, keinem Feld zuordnen
%Ist-Wert in Prozent bezogen auf den Periodensaldoohne Bedeutung für den Abschluss

Sechs Prüfungen in MonKey Office vor dem Export

  • Eröffnungsbilanz ausgeglichen: Unter Buchhaltung > Eröffnungsbilanz darf kein Hinweis auf eine Abweichung stehen. Ein Restsaldo auf dem Saldenvortragskonto 9000 zeigt dasselbe Problem.
  • Kontenstruktur vollständig: Unter Stammdaten > Kontenstruktur braucht jedes Bilanz- und GuV-Konto einen grünen Haken. Fehlt die Zuordnung, wertet MonKey Office Bilanz und GuV laut Hilfe fehlerhaft aus.
  • Abschreibungen gebucht: Abschreibungsbuchungen entstehen in MonKey Office nicht automatisch, sondern über Buchhaltung > Anlagegüter > Aktion > Abschreibungsbuchungen erzeugen.
  • Abschlussbuchungen enthalten: Rückstellungen, Abgrenzungen und Umbuchungen gehören laut Hilfe in die Sonderperioden 13 und 14. Vergleichen Sie den Jahresüberschuss der exportierten Datei mit Buchhaltung > Bilanz und GuV; weichen beide ab, fehlen Buchungen im Export.
  • Festschreibstatus bewusst wählen: „Alle“ für einen Zwischenstand, „Festgeschrieben“ für die Fassung, die in den Abschluss geht. Festschreiben können Sie zentral unter Office > Tagesabschluss.
  • Saldenvortrag aktuell: Haben Sie im Vorjahr nachträglich gebucht, wiederholen Sie unter Buchhaltung > Geschäftsjahre den Saldenvortrag. MonKey Office bucht dabei nur die Differenzen nach, und die EB-Werte stimmen wieder mit dem Vorjahresschluss überein.

Beispiel: die Probe mit sieben Konten nach SKR04

Beispiel: Eine junge GmbH bucht in MonKey Office nach SKR04, die Umsatzsteuer ist zur Vereinfachung weggelassen. Zu Beginn des Jahres stehen Bank 1800 mit 20.000 € und Betriebs- und Geschäftsausstattung 0500 mit 15.000 € auf der Aktivseite, gezeichnetes Kapital 2900 mit 25.000 € und Gewinnvortrag 2970 mit 10.000 € auf der Passivseite. Die Eröffnungsbilanz ist mit 35.000 € auf beiden Seiten ausgeglichen, das Konto 9000 hat keinen Saldo.

Im Jahr gehen 120.000 € Erlöse auf 4400 über die Bank ein, 30.000 € Miete auf 6310 gehen ab, die Abschreibung auf 6220 beträgt 5.000 €. Die Spalte „Kum. Saldo“ zeigt dann: 1800 110.000 € Soll, 0500 10.000 € Soll, 6310 30.000 € Soll, 6220 5.000 € Soll, 2900 25.000 € Haben, 2970 10.000 € Haben, 4400 120.000 € Haben. Soll und Haben ergeben jeweils 155.000 €, die Liste geht auf.

Die GuV-Konten ergeben einen Jahresüberschuss von 85.000 €. Die Bilanz zeigt Aktiva von 120.000 €, also Bank und Ausstattung, und Passiva von 25.000 € plus 10.000 € plus 85.000 €, ebenfalls 120.000 €. Genau diese Gleichheit verlangt auch die MonKey-Office-Hilfe: Das Ergebnis der GuV muss dem Jahresüberschuss in der Bilanz entsprechen, sonst deutet das auf eine unausgeglichene Eröffnungsbilanz oder einen Fehler in der Kontenstruktur.

Was beim Hochladen hier mit der Datei geschieht

Die Software nimmt Saldenlisten als CSV, Excel (xlsx, xls) oder PDF an. Den Kontenrahmen, SKR03 oder SKR04, erkennt die Software an den Kontonummern und weist auf Abweichungen hin; prüfen Sie, ob er zu dem passt, der beim Anlegen der Firma in MonKey Office festgelegt wurde. Kopfzeile und Spalten erkennt die Software, eine Spalte „EB-Wert“ etwa als Eröffnungswert. Weil MonKey Office den Aufbau der Exportdatei nicht dokumentiert, prüfen Sie die Zuordnung nach dem Hochladen; mit „Spalten lieber selbst zuordnen“ legen Sie sie von Hand fest.

Enthält die Datei neben den Sammelkonten auch Personenkonten — in MonKey Office Debitoren von 10.000 bis 69.999 und Kreditoren von 70.000 bis 99.999 —, zählt die Software ein Sammelkonto nicht doppelt, wenn die zugehörigen Personenkonten es je Seite centgenau ergeben. Liegt das Vorjahr hier schon als Abschluss vor, gleicht sie die Eröffnungswerte der Bestandskonten mit dessen Schlusssalden ab; Abweichungen bis 1 € gelten als Rundung, größere zeigt sie als Hinweis an, ohne den Abschluss zu sperren.

Danach folgt die Zuordnung der Konten zu den HGB-Posten als Vorschlag, den Sie bestätigen. Aus derselben Datei entstehen Jahresabschluss, E-Bilanz und die Grundlage der Steuererklärungen.

Der Buchungsstapel aus Kanzlei Software als zweiter Weg

Unter Import & Export > Export Kanzlei Software wählen Sie den Bereich Buchungen, das Geschäftsjahr, den Buchungsstatus und den Steuerschlüssel, alt ein- bis zweistellig oder neu drei- bis vierstellig. Kennen Sie keine Berater- und Mandantennummer, tragen Sie laut Hilfe jeweils eine 1 ein. MonKey Office markiert exportierte Buchungen; meldet ein zweiter Export „Es wurden 0 Buchungen exportiert“, setzen Sie das Exportkennzeichen zurück.

Den Stapel reichen Sie hier ein, das Einrichtungsteam prüft ihn und richtet daraus die Summen- und Saldenliste ein; Sie erhalten eine Nachricht, wenn sie bereitsteht. Automatisch eingelesen wird er nicht, weil ein Buchungsstapel je nach Programm keine Eröffnungswerte enthält. Ob der Stapel aus MonKey Office die Eröffnungsbuchungen mitführt, beschreibt die Hilfe nicht. Dateien über 40 MB senden Sie per E-Mail. Wer den Stapel nur selbst verdichten möchte, nutzt den kostenlosen Umwandler, der lokal im Browser arbeitet.

Häufige Fragen

Wo finde ich die Summen- und Saldenliste in MonKey Office?

Unter Buchhaltung > Summen & Salden. Die Auswertung gehört laut Hilfe zum Modul FIBU; die Basisversion nennt Summen und Salden in ihrer Funktionsliste der Auswertungen ebenfalls.

Wie exportiere ich die Saldenliste aus MonKey Office als Excel-Datei?

Über Import & Export > Export eBilanz-Online. Wählen Sie das Geschäftsjahr, den Festschreibstatus, die Bilanzart und unter „Exportiere als“ das Format xlsx oder csv, dann „Exportieren“.

Sind die Eröffnungswerte in der Saldenliste enthalten?

In der Ansicht ja, als Spalte „EB-Wert“. Für die Exportdatei beschreibt die Hilfe die Spalten nicht. Prüfen Sie nach dem Hochladen, ob ein Eröffnungswert erkannt wurde; bei Bestandskonten bildet er die Vorjahresspalte der Bilanz.

Soll ich Sachkonten, Debitoren und Kreditoren zusammen hochladen?

Das geht. Ergeben die Personenkonten das Sammelkonto je Seite centgenau, zählt die Software das Sammelkonto nur einmal. Für die Bilanz reichen die Sachkonten, weil die Personenkonten in MonKey Office über die Sammelkonten laufen.

Reicht ein PDF der Summen & Salden aus MonKey Office?

Ja, ein PDF lässt sich hochladen und wird ausgelesen. Die xlsx- oder csv-Datei aus dem Export ist aber schneller geprüft und zuverlässiger, vor allem für Kontennachweise der E-Bilanz.

Wird die Datei aus MonKey Office automatisch übernommen?

Nein, es gibt keine Anbindung an MonKey Office. Sie exportieren die Datei selbst, laden sie hoch und bestätigen Spalten und Kontenzuordnung.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.