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Offenlegung mit MonKey Office

MonKey Office Offenlegung: vom Bilanz-Ausdruck zur Einreichungsdatei

Die Dokumentation von MonKey Office endet beim Ausdruck: Bilanz und GuV sowie der zusammenhängende Jahresabschluss lassen sich drucken oder als PDF speichern, eine Offenlegung oder Hinterlegung beim Unternehmensregister beschreibt sie nicht. Für eine GmbH, UG oder GmbH & Co. KG mit dem Geschäftsjahr 2025 läuft die Frist dafür am 31. Dezember 2026 ab. Hier lesen Sie, was je Größenklasse einzureichen ist, warum der MonKey-Office-Ausdruck dafür nicht unverändert taugt und wie hier die Einreichungsdatei entsteht, die Sie selbst hochladen.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-01

Was MonKey Office für die Veröffentlichung bereitstellt

Laut Online-Dokumentation von MonKey Office 2026, Stand: 1. November 2026.

Unter Buchhaltung > Bilanz und GuV gibt MonKey Office die Einheitsbilanz aus; der Ausdruck enthält laut Hilfe immer alle Gliederungsebenen, unabhängig von der Bildschirmansicht, und lässt sich drucken, per E-Mail senden oder als PDF speichern. Buchhaltung > Jahresabschluss erzeugt ein zusammenhängendes Dokument, das den Vermerk „Vorläufig“ trägt, solange nicht alle Buchungen festgeschrieben sind.

Begriffe wie Offenlegung, Hinterlegung, Unternehmensregister oder Bundesanzeiger kommen im Inhaltsverzeichnis der Dokumentation nicht vor, ebenso wenig ein Anhang zum Jahresabschluss. Für die Aufbewahrung empfiehlt die Hilfe den GoBD-Export und zusätzlich, die Jahresabschlüsse in gedruckter Form zu archivieren. Für die Einreichung selbst brauchen Sie einen anderen Weg: hier, über Ihre Kanzlei oder durch Eingabe der Werte auf der Plattform des Registers.

Was eine Gesellschaft mit MonKey-Office-Buchhaltung einreicht

Umfang nach §§ 325, 326 HGB; Größenklassen nach §§ 267, 267a HGB.

Einzureichende Unterlagen je Größenklasse
GrößenklasseEinzureichenLiegt in MonKey Office vorKommt hier dazu
Kleinst (bis 450.000 € Bilanzsumme, 900.000 € Umsatz, 10 Arbeitnehmer)nur die Bilanz, auf Verlangen dauerhaft hinterlegt statt bekannt gemachtBilanz in voller HGB-GliederungBilanz nur mit den Buchstabenposten, Angaben unter der Bilanz, Mitteilung der Kleinst-Merkmale
Klein (bis 7.500.000 €, 15.000.000 €, 50 Arbeitnehmer)Bilanz und Anhang; der Anhang ohne die Angaben zur GuVBilanzverkürzte Bilanz und Anhang nach Größenklasse
Mittelgroß (bis 25.000.000 €, 50.000.000 €, 250 Arbeitnehmer)Jahresabschluss, Lagebericht, BestätigungsvermerkBilanz und GuVAnhang, Lagebericht; die Prüfung erledigt ein Abschlussprüfer
Großwie mittelgroß, ohne ErleichterungenBilanz und GuVAnhang, Lagebericht; die Prüfung erledigt ein Abschlussprüfer

Warum der Ausdruck aus MonKey Office nicht unverändert taugt

  • Gliederungstiefe: MonKey Office druckt die volle Gliederung. Kleine Gesellschaften brauchen nur die Posten mit Buchstaben und römischen Zahlen, Kleinstgesellschaften nur die Buchstabenposten (§ 266 Abs. 1 HGB); wer mehr einreicht, legt mehr offen als nötig.
  • GuV: Kleine und Kleinstgesellschaften müssen keine GuV einreichen (§ 326 HGB). Die Einheitsbilanz von MonKey Office stellt Bilanz und GuV aber kombiniert dar.
  • Vorjahresbeträge: Zu jedem Posten gehört der Betrag des Vorjahres (§ 265 Abs. 2 HGB). Ob der Ausdruck von MonKey Office eine Vorjahresspalte zeigt, beschreibt die Hilfe nicht.
  • Pflichtangaben im Abschluss: Firma, Sitz, Registergericht und Registernummer (§ 264 Abs. 1a HGB); bei Kleinstgesellschaften ohne Anhang die Angaben unter der Bilanz nach § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB.
  • Festgestellter Abschluss: Offengelegt wird der festgestellte Jahresabschluss (§ 325 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 HGB). Ein Ausdruck mit dem Vermerk „Vorläufig“ ist dafür nicht gedacht.

Beispiel: eine Kleinst-UG hinterlegt ihre Bilanz 2025

Beispiel: Eine UG (haftungsbeschränkt) bucht in MonKey Office FIBU nach SKR03. Zum 31. Dezember 2025 hat sie eine Bilanzsumme von 168.000 €, Umsatzerlöse von 540.000 € und drei Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt, zum 31. Dezember 2024 lagen die Werte ähnlich niedrig. Sie unterschreitet an beiden Stichtagen alle Grenzen des § 267a HGB und ist Kleinstkapitalgesellschaft.

Der Jahresüberschuss 2025 beträgt 12.000 €, aus dem Vorjahr besteht ein Verlustvortrag von 2.000 €. Nach § 5a Abs. 3 GmbHG fließt ein Viertel des um den Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses in die gesetzliche Rücklage, also ein Viertel von 10.000 €, das sind 2.500 €. Diese Rücklage ist in der Bilanz zu bilden; in der verkürzten Bilanz mit Buchstabenposten steckt sie im Posten A. Eigenkapital.

Einzureichen ist nur die Bilanz mit den Buchstabenposten; die UG kann die dauerhafte Hinterlegung verlangen, muss dazu aber mitteilen, dass sie die Kleinst-Merkmale an den maßgeblichen Stichtagen nicht überschreitet (§ 326 Abs. 2 HGB). Frist ist der 31. Dezember 2026. Versäumt sie diese, droht das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeld von 2.500 € bis 25.000 € an (§ 335 Abs. 1 HGB); wird erst nach Ablauf der sechswöchigen Nachfrist hinterlegt, setzt es das Bundesamt auf 500 € herab (§ 335 Abs. 4 HGB).

So entsteht die Einreichungsdatei hier

  • Saldenliste aus MonKey Office (Import & Export > Export eBilanz-Online) hochladen, Kontenzuordnung bestätigen, Bilanz und GuV festschreiben.
  • Anhang nach Größenklasse ausfüllen; offene Pflichtangaben bleiben markiert und verhindern eine unvollständige Fassung. Bei Kleinstgesellschaften stehen die nötigen Angaben unter der Bilanz.
  • Firmenangaben prüfen: Die Software stellt den Firmennamen mit Rechtsformzusatz dar und weist darauf hin, wenn der Zusatz fehlt.
  • Feststellung durch die Gesellschafter abwarten, bei der GmbH nach § 42a Abs. 2 GmbHG spätestens nach acht, bei kleinen Gesellschaften nach elf Monaten.
  • Die geprüfte XML-Einreichungsdatei herunterladen; bei Kleinstgesellschaften enthält sie nur die verkürzte Bilanz zur Hinterlegung. Diese Datei laden Sie selbst beim Unternehmensregister hoch, eine Direktübermittlung aus der Software gibt es nicht.
  • Danach bestätigen Sie hier die Einreichung. Die Gebühren des Registers fallen dort gesondert an.

Nach der Einreichung: das Jahr in MonKey Office schließen

Erst jetzt ist der richtige Zeitpunkt für die Funktion Jahresabschluss… unter Buchhaltung > Geschäftsjahre. Sie setzt voraus, dass alle Buchungen festgeschrieben sind, trägt die Bestandskonten als Eröffnungsbuchungen in das Folgejahr vor und ist laut Hilfe endgültig: Im abgeschlossenen Jahr kann danach nicht mehr gebucht werden. Bis dahin genügt der wiederholbare Saldenvortrag.

Ändert sich der Abschluss nachträglich, ist auch die Änderung offenzulegen (§ 325 Abs. 1b HGB). Hier läuft das über eine Korrektur mit neuer Freigabe, die eingereichte Fassung bleibt im Archiv erhalten.

Ab einer mittelgroßen Gesellschaft gehören Lagebericht und Prüfung durch einen Abschlussprüfer dazu (§ 316 Abs. 1 HGB); ohne Prüfung kann der Abschluss nicht festgestellt werden. Dann übernehmen Kanzlei und Prüfer den größeren Teil, und die Software liefert allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei die Vorarbeit.

Häufige Fragen

Kann ich die Bilanz direkt aus MonKey Office beim Unternehmensregister einreichen?

Eine Einreichungsfunktion beschreibt die MonKey-Office-Dokumentation nicht. Sie können die Werte des Ausdrucks auf der Plattform des Registers von Hand eingeben oder hier eine XML-Einreichungsdatei erzeugen, die Sie selbst hochladen.

Bis wann muss der Abschluss 2025 offengelegt sein?

Spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag (§ 325 Abs. 1a HGB). Bei einem Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr ist das der 31. Dezember 2026; bei einem abweichenden Geschäftsjahr, das MonKey Office ebenfalls führt, entsprechend später.

Muss eine kleine GmbH die GuV offenlegen?

Nein. Kleine Kapitalgesellschaften reichen Bilanz und Anhang ein, der Anhang braucht die Angaben zur GuV nicht zu enthalten (§ 326 Abs. 1 HGB). Kleinstkapitalgesellschaften reichen nur die Bilanz ein.

Reicht diese Software die Datei selbst beim Unternehmensregister ein?

Nein. Die Software erzeugt die geprüfte Einreichungsdatei; hochladen und bestätigen tun Sie selbst oder Ihre Kanzlei. Das gilt unabhängig davon, ob Sie mit MonKey Office oder hier buchen.

Was kostet die Offenlegung hier?

Die Einreichungsdatei gehört zum Jahresabschluss. Der erste Jahresabschluss ist kostenlos, einmal je Konto; danach richtet sich der Preis nach der Größenklasse. Die Gebühren des Unternehmensregisters kommen gesondert hinzu.

Wann führe ich in MonKey Office den Jahresabschluss… aus?

Nach Feststellung und Einreichung. Die Funktion sperrt das Jahr endgültig. Bis dahin tragen Sie die Salden mit dem wiederholbaren Saldenvortrag vor, damit späte Korrekturen noch möglich sind.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.