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GmbH und UG

Lexware Office für die GmbH: Buchhaltung dort, Bilanz und Pflichten am Jahresende

Lexware Office, das frühere lexoffice, eignet sich laut Hersteller für bilanzierende Gesellschaften wie GmbH und UG, aber nur für die laufende Buchhaltung: Die Software erfasst die Geschäftsvorfälle in doppelter Buchführung, die Bilanz erstellt sie nach eigener Aussage nicht. Für eine Kapitalgesellschaft beginnt die eigentliche Pflichtarbeit deshalb am Jahresende, mit Bilanz und GuV nach HGB, Anhang, Feststellung, Offenlegung, E-Bilanz und den Steuererklärungen. Diese Seite zeigt, welche Version von Lexware Office eine GmbH braucht, was dort laut Hilfe nicht vorgesehen ist und wie der Abschluss entsteht.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-01

Lexware Office als Buchhaltung einer Kapitalgesellschaft

In den allgemeinen Einstellungen wählen Sie den Unternehmenstyp; Lexware Office bietet dort unter anderem GmbH, GmbH in Gründung, UG (haftungsbeschränkt) und UG in Gründung an. Für GmbH und UG nennt die Hilfe als Gewinnermittlung die Bilanz, und zwar unabhängig vom Umsatz. Gebucht wird laut Hilfe nach dem Prinzip der doppelten Buchführung, allerdings ohne klassische Buchungsmaske: Buchungen entstehen aus Belegen und kategorisierten Bankzahlungen.

Auf der Produktseite zum Jahresabschluss schreibt Lexware, dass auch UG, GmbH oder eingetragene Kaufleute ihren Jahresabschluss mit Lexware Office „vorbereiten“ können: unterjährig erfassen, die GuV einsehen, den Steuerberater digital einbinden. Der Hilfeartikel „Bilanz und Lexware Office“ zieht die Grenze genauer. Die Erstellung einer Bilanz ist mit Lexware Office nach Herstellerangabe nicht möglich, Eröffnungs- und Abschlussarbeiten liegen bei der Steuerkanzlei, und Anhang und Lagebericht lassen sich laut Lexware ebenfalls nicht erstellen.

Lexware Office ist damit ein Vorsystem: Es hält Belege, Bank und laufende Buchungen fest und gibt sie an die Kanzleisoftware weiter; auch Vorsysteme prüft das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung, schreibt Lexware. Für die Festschreibung der Buchungen sind Sie auch dann selbst verantwortlich, wenn die Kanzlei abschließt; Lexware schreibt bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung, beim Saldenvortrag und bei bestimmten Exporten automatisch fest.

Versionen von Lexware Office und was eine GmbH davon braucht

Preise und Funktionszuordnung laut Preisseite lexware.de, Stand: 1. November 2026; monatlich, zuzüglich Umsatzsteuer, ohne Einführungsrabatt.

Versionen laut Lexware-Preisseite
VersionMonatspreisFür eine GmbH relevante Funktionen laut Preisseite
S7,90 €Belegerfassung und Archiv, Multibanking, Zahlungsabgleich, Steuerberater-Zugang, elektronische Pendelakte; ohne Umsatzsteuer-Voranmeldung und GuV-Bericht
M12,90 €zusätzlich Angebote, Rechnungen, E-Rechnungen und Mahnungen
L21,90 €zusätzlich Umsatzsteuer-Voranmeldung und Zusammenfassende Meldung, GuV- und EÜR-Berichte, BWA, Anlagenverwaltung, Kassenbuch
XL32,90 €zusätzlich Public API, automatischer Belegempfang per E-Mail, Serienrechnungen, Abschlags- und EU-Rechnungen
Lohn & Gehaltab 12,90 € (bis zwei Mitarbeitende)Zusatz zu jeder Version; Personalkosten werden automatisch in der Buchhaltung verbucht

Was am Jahresende für die GmbH hinzukommt

Bilanz nach § 266 HGB

Kleine Gesellschaften dürfen verkürzt gliedern, nur mit Buchstaben und römischen Zahlen, Kleinstgesellschaften nur mit Buchstaben (§ 266 Abs. 1 HGB). In Lexware Office laut Hilfe nicht vorgesehen.

GuV nach § 275 HGB

Gesamt- oder Umsatzkostenverfahren; Kleinstgesellschaften dürfen die verkürzte Form nach § 275 Abs. 5 HGB nutzen. Die Lexware-GuV ist eine Auswertung vor Abschlussbuchungen.

Anhang

Für kleine Gesellschaften mit den Erleichterungen des § 288 HGB; Kleinstgesellschaften können ihn weglassen, wenn sie die Angaben nach § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB unter der Bilanz machen.

Feststellung

Die Gesellschafter beschließen über Feststellung und Ergebnisverwendung, bei kleinen Gesellschaften bis zum Ablauf der ersten elf Monate des Folgejahres (§ 42a Abs. 2 GmbHG).

Offenlegung

Einreichung beim Unternehmensregister spätestens ein Jahr nach dem Stichtag (§ 325 Abs. 1a HGB); kleine Gesellschaften nur Bilanz und Anhang, Kleinstgesellschaften nur die Bilanz zur Hinterlegung (§ 326 HGB).

Steuern

E-Bilanz nach § 5b EStG, Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung, Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Lexware Office übermittelt laut Hilfe nur die Voranmeldungen und Meldungen des Jahres.

UG (haftungsbeschränkt): die Rücklage nach § 5a Abs. 3 GmbHG

Eine UG muss in ihrer Bilanz eine gesetzliche Rücklage bilden, in die ein Viertel des um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr geminderten Jahresüberschusses eingestellt wird (§ 5a Abs. 3 Satz 1 GmbHG). Verwendet werden darf sie nur für eine Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln oder zum Ausgleich von Fehlbeträgen und Verlustvorträgen.

Beispiel: Die UG erzielt 2025 einen Jahresüberschuss von 18.400,00 €, aus 2024 besteht ein Verlustvortrag von 2.000,00 €. Bemessungsgrundlage 16.400,00 €, Einstellung in die Rücklage ein Viertel, also 4.100,00 €. Gebucht wird das Konto Gesetzliche Rücklage, im SKR03 0846, im SKR04 2930.

Rücklagen können laut Lexware-Hilfe in Lexware Office nicht erstellt oder aufgelöst werden. Die Einstellung gehört deshalb in den Abschluss: Hier schlägt die Vorlage „Gesetzliche Rücklage der UG (§ 5a Abs. 3 GmbHG)“ unter den Abschlussbuchungen den Betrag aus Ihren Zahlen vor, und die Bilanz zeigt die Rücklage unter A.III.1.

Gesellschafterthemen, für die Lexware Office kein Konto hat

  • Gewinnausschüttung: Laut Lexware-Hilfe fehlt das Konto; die Zahlung an die Gesellschafter wird auf „Zu prüfen“ kategorisiert und liegt dann auf den Durchlaufenden Posten (SKR03 1590, SKR04 1370).
  • Kapitalertragsteuer auf die Ausschüttung: ebenfalls ohne Konto in Lexware Office, ebenfalls „Zu prüfen“. Die Kapitalertragsteueranmeldung nennt die Lexware-Hilfe als eigene Pflicht der Kapitalgesellschaft bei Ausschüttungen.
  • Stammkapital: Lexware Office trägt das Konto Stammkapital bei Kapitalgesellschaften beim Saldenvortrag mit. Prüfen Sie, dass Gezeichnetes Kapital (SKR03 0800, SKR04 2900) in der Saldenliste dem Handelsregister entspricht.
  • Gesellschafterdarlehen: Darlehen gehören zu den vorgetragenen Bestandskonten; für den Abschluss brauchen Sie zusätzlich Vertrag, Zinssatz und Restlaufzeit, weil Verbindlichkeiten nach Laufzeiten anzugeben sind.
  • Geschäftsführergehalt: läuft über Lexware Office Lohn & Gehalt oder eine andere Lohnsoftware; die Angemessenheit prüft die Steuererklärung als mögliche verdeckte Gewinnausschüttung.

Vom Lexware-Office-Konto zur festgestellten Bilanz

  • Export für Buchungsstapel ohne Belegbilder für das Geschäftsjahr erzeugen und hier einreichen; für Eröffnungswerte den Vorjahresexport oder die Vorjahres-Saldenliste der Kanzlei dazulegen.
  • Unser Einrichtungsteam richtet die Saldenliste ein. Die Größenklasse nach §§ 267 und 267a HGB ergibt sich aus Bilanzsumme, Umsatz und Arbeitnehmern an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen.
  • Konten den HGB-Posten zuordnen, Abschlussbuchungen für Rückstellungen, Abgrenzungen und die UG-Rücklage erfassen, Bilanz und GuV bestätigen.
  • Anhang nach Größenklasse und Rechtsform bearbeiten; den Lagebericht verlangt das Gesetz erst ab mittelgroßen Gesellschaften, dafür gibt es hier einen Fragebogen mit bearbeitbarem KI-Entwurf.
  • Nach der Feststellung durch die Gesellschafter die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister erzeugen und selbst einreichen; eine Direktübermittlung bietet die Software nicht.
  • E-Bilanz (20 € je Wirtschaftsjahr) und Steuererklärungen aus denselben Zahlen. Der erste Jahresabschluss ist kostenlos, einmal je Konto; danach 250 € für kleinst, 500 € für klein.

Kanzlei, eigener Abschluss oder Buchhaltung hierher

Lexware gibt an, dass 90 % der Lexware-Office-Nutzer mit einer Steuerkanzlei zusammenarbeiten, und baut die Software auf diese Arbeitsteilung. Für eine GmbH mit Kanzlei ist das ein stimmiger Weg: Sie buchen in Lexware Office, die Kanzlei schließt in ihrer Software ab. Den Abschluss hier aufzustellen lohnt sich, wenn die Geschäftsführung ihn selbst verantworten und die Kanzlei höchstens beratend einbinden möchte.

Wer die Trennung zwischen Vorsystem und Abschluss ganz aufheben will, kann auch die laufende Buchhaltung hier führen: im Gesamtpaket ab 125 € je Gesellschaft und Monat mit Jahresabschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen, im Solo-Tarif ab 95 € nur die Buchhaltung. Eine Lohnabrechnung bietet diese Software nicht an; sie bliebe in Lexware Office Lohn & Gehalt oder einer anderen Lohnsoftware.

Häufige Fragen

Kann eine GmbH ihre Bilanz mit Lexware Office erstellen?

Laut Lexware-Hilfe nicht. Lexware Office erfasst die laufenden Geschäftsvorfälle in doppelter Buchführung, die Bilanz und alle Abschlussarbeiten übernimmt nach Herstellerangabe die Steuerkanzlei. Alternativ entsteht die Bilanz hier aus dem Kanzlei Software-konformen Export.

Welche Version von Lexware Office braucht eine GmbH?

Für Umsatzsteuer-Voranmeldung, GuV-Bericht und Anlagenverwaltung laut Preisseite mindestens die Version L. Den Steuerberater-Zugang gibt es in allen Versionen. Die Public API ist der Version XL vorbehalten.

Wie bucht die UG ihre Pflichtrücklage, wenn Lexware Office keine Rücklagen kennt?

Im Abschluss: Ein Viertel des um den Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses geht in die gesetzliche Rücklage (SKR03 0846, SKR04 2930). Hier schlägt die Vorlage unter den Abschlussbuchungen den Betrag vor; in Lexware Office ändert sich nichts.

Brauche ich für Lexware Office eine Steuerkanzlei?

Lexware richtet die Software auf die Zusammenarbeit mit einer Kanzlei aus, gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht. Den Abschluss und die Erklärungen kann die Geschäftsführung auch selbst aufstellen, hier aus den Lexware-Office-Daten. Bei schwierigen Sachverhalten ist die Kanzlei der bessere Weg.

Welche Unterlagen muss eine kleine GmbH offenlegen?

Die Bilanz und den Anhang ohne die Angaben zur GuV (§ 326 Abs. 1 HGB), spätestens zwölf Monate nach dem Stichtag. Eine Kleinstgesellschaft hinterlegt nur die Bilanz. Die Datei dafür erzeugt die Software, einreichen müssen Sie selbst.

Was kostet der Jahresabschluss hier?

Der erste Jahresabschluss ist kostenlos, einmal je Konto. Danach kostet er 250 € für eine Kleinstgesellschaft, 500 € für eine kleine, 2.500 € für eine mittelgroße und 5.000 € für eine große Gesellschaft; im Buchhaltungs-Gesamtpaket ist er enthalten.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.