Business Central Offenlegung: wie der Abschluss der deutschen Gesellschaft zum Unternehmensregister kommt

Was Business Central zur Offenlegung beiträgt

Business Central liefert die Salden, aus denen Bilanz und Anhangangaben entstehen. Einen Anhang, eine Offenlegungsfassung oder eine Einreichung beim Unternehmensregister beschreibt Microsoft nicht. Auch der mitgelieferte Bericht „Bilanz“ folgt Finanzberichtsdefinitionen, die Microsoft als anzupassende Beispiele bezeichnet, und nicht ausdrücklich der Gliederung des § 266 HGB.

Offengelegt wird der festgestellte Jahresabschluss (§ 325 Abs. 1 Satz 1 HGB). Davor liegen Aufstellung, bei mittelgroßen und großen Gesellschaften die Abschlussprüfung und die Feststellung durch die Gesellschafter. Die Rohbilanz aus Business Central ist dafür der Ausgangspunkt, nicht das Ergebnis.

Die Unterlagen gehen in deutscher Sprache elektronisch an die das Unternehmensregister führende Stelle. Versäumt die Geschäftsführung die Frist, führt das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren durch; das Ordnungsgeld beträgt mindestens 2.500 und höchstens 25.000 € (§ 335 Abs. 1 HGB).

Was je Größenklasse eingereicht wird

Schwellen nach § 267 und § 267a HGB in der Fassung ab 17. April 2024; zwei von drei Merkmalen an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen. Stand: 1. November 2026.

Beispiel: Größenklasse an zwei Stichtagen

Beispielzahlen einer GmbH, die in den Vorjahren klein war.

Woher die Merkmale kommen

Bilanzsumme und Umsatzerlöse ergeben sich aus der Rohbilanz, sobald die Konten den HGB-Posten zugeordnet sind. Die Bilanzsumme umfasst nach § 267 Abs. 4a HGB die Posten A bis E der Aktivseite; ein auf der Aktivseite ausgewiesener Fehlbetrag zählt nicht mit. Konten, die in Business Central nur Gruppenzwecken dienen, etwa Verrechnungskonten mit Schwestergesellschaften, verändern die Bilanzsumme, sobald sie einen Saldo tragen.

Die Zahl der Beschäftigten steht in keiner Rohbilanz. Sie kommt aus der Personalabteilung oder der Lohnabrechnung, als Viertel der Summe der Beschäftigten an den vier Quartalsenden einschließlich der im Ausland Beschäftigten und ohne Auszubildende (§ 267 Abs. 5 HGB).

Hier bestimmt die Software die Größenklasse je Geschäftsjahr aus Stichtag, Vorjahr und den eingetragenen Merkmalen; danach richten sich Anhang, Lagebericht und Umfang der Einreichungsdatei. Weicht das Ergebnis von der im Vorjahr angewandten Größenklasse ab, sehen Sie das vor der Übernahme.

Tochter einer Gruppe: der Hinweis zu § 264 Abs. 3 HGB

Eine nicht kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaft, die als Tochterunternehmen in den Konzernabschluss eines Mutterunternehmens mit Sitz in der EU oder im EWR einbezogen ist, kann nach § 264 Abs. 3 HGB unter anderem von der eigenen Offenlegung befreit sein. Das Gesetz knüpft das an fünf Voraussetzungen, darunter die Zustimmung aller Gesellschafter für das jeweilige Geschäftsjahr, eine Einstandserklärung des Mutterunternehmens und die Offenlegung bestimmter Unterlagen für die Tochter.

Ob die Voraussetzungen vorliegen, klären Sie mit Ihrer Beratung. Hier lässt sich in den Stammdaten der Gesellschaft hinterlegen, dass sie die Befreiung in Anspruch nimmt; die Offenlegung zeigt dann eine Hinweiskarte mit den Voraussetzungen. Die Befreiungsunterlagen werden außerhalb dieser Software eingereicht, und ein hier erstellter Einzelabschluss kann weiterhin freiwillig offengelegt werden.

Für deutsche Holdinggesellschaften ist § 267a Abs. 3 HGB wichtig: Unternehmen, deren einziger Zweck der Erwerb und die Verwaltung von Beteiligungen ist, ohne in deren Verwaltung einzugreifen, gelten nicht als Kleinstkapitalgesellschaft und können deshalb nicht hinterlegen.

Die Einreichungsdatei hier: vom Abschluss zur XML

• Abschluss aus der Business-Central-Rohbilanz erstellen und freigeben. Der Anhang richtet sich nach Größenklasse und Rechtsform; Pflichtangaben, die noch als Platzhalter offen sind, nennt die Offenlegung vor dem Export mit den betroffenen Abschnitten.
• Die Software erzeugt die nach Größenklasse reduzierte Offenlegungs- oder Hinterlegungsfassung als XML-Datei. Die Hinterlegungsfassung einer Kleinstgesellschaft enthält die Erklärung nach § 326 Abs. 2 Satz 2 HGB zu den Größenmerkmalen.
• XML herunterladen, beim Unternehmensregister über publikations-plattform.de einreichen und danach hier „Einreichung bestätigen“; erst damit gilt die Offenlegungsfrist in der Software als erledigt.
• Eine Übermittlung an das Unternehmensregister durch die Software gibt es nicht; Sie reichen die Datei selbst ein.
• Für Geschäftsjahre mit Beginn vor dem 1. Januar 2022 bleibt der Bundesanzeiger zuständig.

Fristen für das Geschäftsjahr 2025 und die Rolle der Kanzlei

Bei Stichtag 31. Dezember 2025 gilt: Aufstellung bis 31. März 2026, bei kleinen Gesellschaften bis 30. Juni 2026 (§ 264 Abs. 1 HGB); Feststellung bei der GmbH bis 31. August 2026, bei kleinen bis 30. November 2026 (§ 42a Abs. 2 GmbHG); Offenlegung bis 31. Dezember 2026 (§ 325 Abs. 1a HGB). Erfüllt die Gesellschaft die Pflicht erst nach Ablauf der Sechswochenfrist aus der Androhung, setzt das Bundesamt das Ordnungsgeld herab, bei hinterlegenden Kleinstgesellschaften auf 500 €, bei kleinen Gesellschaften auf 1.000 € (§ 335 Abs. 4 HGB).

Mittelgroße und große Gesellschaften brauchen vor der Feststellung die Abschlussprüfung (§ 316 Abs. 1 HGB) und legen den Bestätigungsvermerk mit offen. Erstellt die Kanzlei den Abschluss, übernimmt sie häufig auch die Einreichung. Sie arbeiten allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei; Rechtsberatung leistet die Software nicht, die Verantwortung für die Offenlegung bleibt bei der Geschäftsführung.

Häufige Fragen

Kann Business Central den Jahresabschluss offenlegen?

In der Microsoft-Dokumentation ist keine Offenlegungsfunktion beschrieben. Business Central liefert die Zahlen; Abschluss, Anhang und Einreichungsdatei entstehen außerhalb, zum Beispiel hier.

Bis wann muss der Abschluss 2025 eingereicht sein?

Spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag, bei Stichtag 31. Dezember 2025 also bis zum 31. Dezember 2026 (§ 325 Abs. 1a HGB).

Muss eine kleine GmbH ihre GuV offenlegen?

Nein. Kleine Kapitalgesellschaften reichen Bilanz und Anhang ein, und der Anhang braucht die GuV betreffenden Angaben nicht zu enthalten (§ 326 Abs. 1 HGB).

Was bedeutet Hinterlegung?

Kleinstgesellschaften dürfen nur die Bilanz einreichen und verlangen, dass sie dauerhaft hinterlegt statt veröffentlicht wird. Dafür teilen sie mit, dass sie zwei der drei Merkmale nach § 267a Abs. 1 HGB an den maßgeblichen Stichtagen nicht überschreiten (§ 326 Abs. 2 HGB).

Unsere Gesellschaft ist Tochter eines Unternehmens aus der EU. Entfällt die Offenlegung?

Möglicherweise, nach § 264 Abs. 3 HGB, wenn alle fünf gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Das prüfen Sie mit Ihrer Beratung; hier können Sie die Befreiung in den Stammdaten vermerken, die Befreiungsunterlagen werden außerhalb dieser Software eingereicht.

Übermittelt die Software die Datei an das Unternehmensregister?

Nein. Sie laden die XML-Datei herunter, reichen sie selbst ein und bestätigen die Einreichung anschließend hier.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• Microsoft Learn: Deutschland – lokale Funktionen von Business Central — abgerufen am 01.11.2026
• Microsoft Learn: Finanzberichte mit Kontokategorien erstellen — abgerufen am 01.11.2026
• § 325 HGB Offenlegung — abgerufen am 01.11.2026
• § 326 HGB Erleichterungen für kleine und Kleinstkapitalgesellschaften — abgerufen am 01.11.2026
• § 327 HGB Erleichterungen für mittelgroße Kapitalgesellschaften — abgerufen am 01.11.2026
• § 335 HGB Ordnungsgeldverfahren — abgerufen am 01.11.2026
• § 267 HGB Größenklassen — abgerufen am 01.11.2026
• § 267a HGB Kleinstkapitalgesellschaft — abgerufen am 01.11.2026
• § 264 HGB Pflicht zur Aufstellung, Befreiung (Abs. 3) — abgerufen am 01.11.2026
• § 42a GmbHG Feststellung des Jahresabschlusses — abgerufen am 01.11.2026
• § 316 HGB Pflicht zur Prüfung — abgerufen am 01.11.2026