Business Central Summen- und Saldenliste: die Rohbilanz richtig exportieren und vor dem Hochladen prüfen

Rohbilanz statt Summen- und Saldenliste: die Berichte im Überblick

Berichtsnamen und Nummern laut Microsoft Learn, Stand: 1. November 2026.

Export Schritt für Schritt

• Bericht öffnen: in Business Central über die Suche (Alt+Q) „Rohbilanz – Excel“ eingeben. Laut Microsoft finden Sie Berichte außerdem im Menü „Berichte“ ausgewählter Seiten, etwa auf der Seite „Kontenplan“.
• Richtiges Unternehmen: arbeitet die Gruppe mit mehreren Unternehmen in Business Central, öffnen Sie vor dem Export das Unternehmen der deutschen Gesellschaft.
• Datumsfilter auf das Geschäftsjahr setzen, etwa 01.01.2025..31.12.2025; die zwei Punkte sind die Bereichsschreibweise von Business Central.
• Keine Dimensionsfilter setzen: die Saldenliste soll die ganze Gesellschaft zeigen, nicht eine Abteilung oder ein Projekt.
• Datei erzeugen: Berichte mit Excel-Layout bieten laut Microsoft statt Drucken und Vorschau die Option „Herunterladen“; beim Bericht „Rohbilanz“ wählen Sie „Senden an“ und dann Excel.
• Arbeitsmappe einmal in Excel öffnen: laut Microsoft rechnet der Bericht in Power Query, gegebenenfalls ist „Inhalt aktivieren“ nötig, bevor die Zahlen erscheinen. Prüfen Sie die Beträge und speichern Sie die Mappe, damit die berechneten Werte in der Datei stehen.
• Hier hochladen: bei mehreren gefüllten Blättern fragt die Software, welches Blatt die Saldenliste enthält.

Dimensionen, Unternehmen und Berichtswährung

Dimensionen ersetzen in Business Central tief gegliederte Kontenpläne: Abteilung, Projekt oder Region hängen als Merkmal an der Buchung statt an einem eigenen Konto. Der Bericht „Rohbilanz – Excel“ fasst die Daten laut Microsoft für die beiden globalen Dimensionen je Sachkontokategorie zusammen. Für den Jahresabschluss zählt der Saldo je Konto. Prüfen Sie deshalb, dass im hochgeladenen Blatt jedes Sachkonto genau einmal steht; erscheint ein Konto mehrfach, weil Zeilen je Dimensionswert ausgegeben sind, fassen Sie diese vorher zusammen oder nehmen das verdichtete Blatt.

Wer eine zusätzliche Berichtswährung eingerichtet hat, etwa für Meldungen an eine Muttergesellschaft außerhalb des Euroraums, erhält zusätzlich das Blatt „Rohbilanz (BW)“. Der deutsche Abschluss ist in Euro aufzustellen (§ 244 HGB); hochgeladen wird das Blatt in lokaler Währung.

Jede deutsche Gesellschaft braucht ihre eigene Rohbilanz und ihren eigenen Abschluss. Eine Liste, die mehrere Unternehmen zusammenführt, eignet sich für den Einzelabschluss nicht.

Eröffnungswerte, Ultimoposten und Vorjahr

Die Rohbilanz zeigt Saldo bis Datum und Bewegung der Periode; eine eigene Spalte für Eröffnungswerte beschreibt Microsoft für diesen Bericht nicht. Bei Bestandskonten ergibt sich der Anfangsbestand als Saldo bis Datum abzüglich Bewegung, Erfolgskonten beginnen jedes Jahr bei null. Maßgeblich für den Abschluss ist der Schlusssaldo je Konto. Der Import hier ist unter anderem mit einer nachgebildeten Datei im Aufbau einer englischen Rohbilanz mit den Spalten „Net Change“ und „Balance at Date“ getestet, mit Abgleich von Zeilenzahl, Kontrollsumme und Schlusssaldo je Konto.

Die GuV-Konten Nullstellung bucht auf das Ultimodatum zwischen zwei Geschäftsjahren. Ein Datumsfilter bis zum letzten Tag des Geschäftsjahres lässt diese Posten außen vor, die GuV-Konten zeigen ihre Jahressalden. Als Gegencheck zeigt der Bericht „Rohbilanz abschließen“ die GuV-Konten laut Microsoft ohne Abschlussposten und das Vorjahr daneben.

Ob der Vortrag stimmt, zeigt der Bericht „Jahresbilanz“ mit Eröffnungs- und Abschlusssaldo je Konto. Die Eröffnungswerte müssen der Schlussbilanz des Vorjahres entsprechen (§ 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB). Liegt der festgestellte Vorjahresabschluss hier vor und weichen die Werte ab, zeigt die Software einen Hinweis mit den betroffenen Konten.

Beispiel: Prüfrechnung an fünf Konten

Ausschnitt einer Rohbilanz zum 31.12.2025, Haben negativ dargestellt; Konten und Beträge frei gewählt.

Prüfungen vor dem Hochladen

• Soll gleich Haben: die Summe aller Salden ist null. Die Summenzeile der Datei liest die Software als unabhängige Kontrollsumme; Zwischensummen zählen dabei nicht.
• Nur Buchungskonten: Überschriften und Summen des Kontenplans mit den Kontoarten Überschrift, Gesamtsumme, Von-Summe und Bis-Summe sind keine Konten.
• Jedes Sachkonto genau einmal, mit Nummer und Bezeichnung.
• Erfolgskonten mit Jahressaldo: stehen alle GuV-Konten auf null, reicht der Datumsfilter über das Ultimodatum hinaus.
• Bestandskonten gegen das Vorjahr: der Anfangsbestand laut Rechnung wie in der Beispieltabelle entspricht der Schlussbilanz des Vorjahres.
• Sammelkonten für Debitoren und Kreditoren gegen die Berichte „Debitor – Saldenliste“ und „Kreditor – Saldenliste“ abstimmen.
• Nachbuchungen: wird nach dem Export noch in das alte Jahr gebucht, laden Sie eine neue Fassung hoch; die Software zeigt die Änderungen, bevor Sie sie bestätigen.

Wenn die Rohbilanz nicht aus Ihrer Hand kommt

Führt die zentrale Buchhaltung der Gruppe Business Central und hat die deutsche Geschäftsführung keinen eigenen Zugang, genügt es, dort die Rohbilanz in der beschriebenen Form anzufordern: deutsche Gesellschaft, Geschäftsjahr als Datumsfilter, keine Dimensionen, lokale Währung.

Liegt statt einer Rohbilanz nur ein Buchungsstapel aus Kanzlei Software vor, etwa aus einer Partner-App, reichen Sie ihn hier ein. Das Einrichtungsteam prüft die Datei und richtet die Saldenliste ein, weil Buchungsstapel je nach Programm keine Eröffnungswerte enthalten. Erstellt die Steuerkanzlei den Abschluss, braucht sie dieselbe Rohbilanz; Sie arbeiten dann allein oder gemeinsam mit ihr im selben Arbeitsbereich.

Häufige Fragen

Wie heißt die Summen- und Saldenliste in Business Central?

Rohbilanz, englisch Trial Balance. Für den Excel-Export gibt es den Bericht „Rohbilanz – Excel“ mit der Nummer 4405, im Englischen „Trial Balance Excel“.

CSV, Excel oder PDF: was eignet sich am besten?

Excel oder CSV, weil Spalten und Beträge dann direkt gelesen werden. Ein PDF geht ebenfalls, etwa wenn nur ein gedruckter Bericht vorliegt; prüfen Sie dann die gelesenen Konten besonders genau.

Müssen die GuV-Konten vor dem Export genullt sein?

Nein. Mit einem Datumsfilter bis zum letzten Tag des Geschäftsjahres zeigen die GuV-Konten ihre Jahressalden, gleich ob die GuV-Konten Nullstellung schon gebucht ist oder nicht.

Brauche ich eine Spalte mit Eröffnungswerten?

Für den Jahresabschluss zählt der Schlusssaldo je Konto. Den Anfangsbestand leiten Sie bei Bedarf aus Saldo bis Datum und Bewegung ab oder prüfen ihn mit dem Bericht „Jahresbilanz“.

Was mache ich mit Dimensionen?

Keine Dimensionsfilter setzen und darauf achten, dass jedes Konto nur einmal in der Datei steht. Abteilungen und Projekte spielen im HGB-Einzelabschluss keine Rolle.

Was kostet die Verarbeitung der Saldenliste hier?

Hochladen und Zuordnen gehören zum Jahresabschluss. Der erste Jahresabschluss ist einmal je Konto kostenlos, danach richtet sich der Preis nach der Größenklasse der Gesellschaft.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• Microsoft Learn: Rohbilanz – Excel (Bericht 4405) — abgerufen am 01.11.2026
• Microsoft Learn: Rohbilanz (Bericht 6) — abgerufen am 01.11.2026
• Microsoft Learn: Rohbilanz abschließen (Bericht 10) — abgerufen am 01.11.2026
• Microsoft Learn: Jahresbilanz (Bericht 36) — abgerufen am 01.11.2026
• Microsoft Learn: Integrierte Finanzberichte in Business Central — abgerufen am 01.11.2026
• Microsoft Learn: Berichte ausführen und als Datei speichern — abgerufen am 01.11.2026
• Microsoft Learn: Datums- und Bereichseingaben — abgerufen am 01.11.2026
• Microsoft Learn: Den Kontenplan verstehen (Kontoarten) — abgerufen am 01.11.2026
• § 252 HGB Bewertungsgrundsätze — abgerufen am 01.11.2026
• § 244 HGB Sprache und Währungseinheit — abgerufen am 01.11.2026