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Xentral und HGB-Abschluss

Xentral Jahresabschluss: vom ERP-Export zur Bilanz nach HGB

Für den Jahresabschluss nach HGB liefert Xentral laut Hersteller die Vorerfassung – Rechnungen, vorkontierte Lieferantenrechnungen, abgeglichene Zahlungen – und einen Export aus Kanzlei Software; eine Summen- und Saldenliste, eine Bilanz oder eine GuV beschreibt die Xentral-Hilfe nicht. Die Saldenliste entsteht dort, wohin Xentral exportiert, meist in der Buchhaltung Ihrer Kanzlei. Diese Seite zeigt, welche Abschlusszahlen aus Xentral kommen, welche fehlen und wie Sie aus der Saldenliste hier Bilanz, GuV und Anhang erstellen.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-01

Was Xentral laut Hersteller zum Abschluss beiträgt

Angaben laut Hilfe-Center und Produktseite von Xentral, Stand: 1. November 2026.

Xentral ist ein ERP für Handel und E-Commerce. Buchhalterisch beschreibt das Hilfe-Center eine Vorerfassung: Rechnungen und Gutschriften entstehen unter Buchhaltung > Rechnungen und erhalten nach dem Versand einen Schreibschutz. Lieferantenrechnungen bekommen unter Buchhaltung > Verbindlichkeiten im Reiter „Vorkontierung“ Sachkonto, Steuersatz und Kostenstelle. Kontoauszüge laufen im Zahlungseingang ein und werden den Rechnungen zugeordnet. Aus diesen Daten erzeugt der Finanzbuchhaltungsexport Buchungsstapel für Kanzlei Software.

Die Prüfliste für die Buchhaltung in der Xentral-Hilfe zieht die Grenze selbst: Aktive Rechnungsabgrenzung, Anlagevermögen, Rückstellungen und Löhne werden „in der Regel nicht in Xentral, sondern direkt in Kanzlei Software oder durch den Steuerberater erledigt“, und die Umsatzsteuer-Voranmeldung „erfolgt über Kanzlei Software“. Auf der Produktseite zur ERP-Buchhaltung nennt Xentral eine Saldenliste, BWA und UStVA direkt aus Xentral „langfristig das Ziel“, im aktuellen Stand des Moduls aber „noch nicht vorgesehen“. Buchungen im Anlagevermögen sollen laut derselben Seite auch künftig nicht in Xentral stattfinden.

Seit März 2026 gibt es ein Journal als Beta, das zum Start Debitorenrechnungen und -gutschriften unveränderbar erfasst; ein eigenes Hauptbuch, das Xentral General Ledger, kündigt der Hersteller als „demnächst verfügbar“ an. Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht und Offenlegung beschreibt die Xentral-Hilfe nicht – sie entstehen außerhalb des ERP.

Wer bei Xentral-Nutzern die Saldenliste hat

Die Kanzlei bucht in Kanzlei Software

Der häufigste Fall: Sie exportieren monatlich aus Xentral, die Kanzlei spielt die Stapel ein und bucht Bank, Löhne, Anlagen und Abgrenzungen. Für den Abschluss hier bitten Sie um die endgültige Summen- und Saldenliste des Geschäftsjahres als Excel oder CSV, nach allen Abschlussbuchungen und nicht die laufende Liste zur Voranmeldung. In der App wählen Sie dafür „Kanzlei Software (über Steuerberater)“.

Ihr Team bucht in Kanzlei Software Rechnungswesen

Xentral beschreibt auch den Export an eine eigene Kanzlei Software-Installation im Haus. Dann kommt die Saldenliste aus Ihrem Kanzlei Software-Mandanten; der weitere Weg ist derselbe wie bei der Kanzlei.

Es gibt nur die Xentral-Exporte

Dann fehlt alles, was Xentral laut Prüfliste an Kanzlei Software abgibt, und einen Export von Eröffnungswerten beschreibt die Hilfe nicht. Den Stapel reichen Sie in der App ein, das Einrichtungsteam prüft ihn und richtet die Saldenliste ein – ein automatisches Einlesen gibt es nicht, weil daraus leicht eine unvollständige Bilanz würde.

Die Buchhaltung läuft hier

Sie behalten Xentral als Warenwirtschaft und buchen Belege, Bank und Abschlussbuchungen in der Buchhaltung dieser Software. Dann entsteht die Saldenliste im selben System wie der Abschluss, und die Eröffnung jedes Jahres folgt aus dem Schluss des Vorjahres.

Posten für Posten: was aus Xentral kommt und was fehlt

Angaben zu Xentral laut Hilfe-Center (Prüfliste, Finanzbuchhaltung Export, Lageranalyse, Steuern und Währung), Stand: 1. November 2026.

Bilanz- und GuV-Posten eines Online-Händlers und ihre Quelle
PostenXentral laut HilfeFür den Abschluss zusätzlich
UmsatzerlöseRechnungen und Gutschriften im Kanzlei Software-Format, Erlöskonto je Steuersatz, Artikel oder ArtikelkategorieAbgleich der Erlöskonten mit der Umsatzübersicht, Lieferungen um den Stichtag
ForderungenDebitorennummern, auf Wunsch Sammeldebitoren je Kanal, Land oder Zahlungsartoffene Posten zum Stichtag, Wertberichtigungen
VorräteLagerwert aus Durchschnitts-Einkaufspreisen, Inventur mit der Mobile Inventory AppBewertung zum Stichtag und Buchung der Bestandsveränderung
Verbindlichkeitenvorkontierte Lieferantenrechnungen; nur vorkontierte gehen an Kanzlei SoftwareAbstimmung der Kreditoren, noch ausstehende Rechnungen
Bank, PayPal, KasseKontoauszüge mit Kontierung; Kassenbuch erst nach Kassenabschluss exportierbarSaldenabgleich mit dem Kontoauszug zum 31. Dezember
Nicht zugeordnete ZahlungenGegenkonto ist das Standardkonto des Zahlungseingangs (Beispiel der Hilfe: 1370)Saldo dieses Kontos vor dem Abschluss klären
Anlagen und Abschreibungennur das Sachkonto; Anlagevermögen laut Prüfliste in Kanzlei SoftwareAnlagenverzeichnis, planmäßige Abschreibung, Anlagenspiegel
Rückstellungen, Abgrenzungen, Löhnelaut Prüfliste in Kanzlei Software oder beim SteuerberaterAbschlussbuchungen
Eröffnungswertein der Hilfe nicht beschriebenSchlussbilanz des Vorjahres

Warenbestand aus Xentral: Inventur, Bewertung, Buchung

Für Händler ist der Warenbestand meist der größte Einzelposten der Bilanz. § 240 Abs. 2 HGB verlangt ein Inventar zum Schluss jedes Geschäftsjahres. Gleichartige Vorräte dürfen nach § 240 Abs. 4 HGB mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt werden, was § 256 Satz 2 HGB auch für den Jahresabschluss zulässt. Obergrenze sind die Anschaffungskosten (§ 253 Abs. 1 HGB); liegt der Markt- oder Börsenpreis am Stichtag darunter, ist auf den niedrigeren Wert abzuschreiben (§ 253 Abs. 4 HGB).

Xentral bietet dafür im Artikel unter Kalkulation > Einstellungen die Option „Gleitender Durchschnitt in Anlehnung an deutsches HGB“: Der kalkulierte Einkaufspreis wird bei jedem Wareneingang mit Bestellbezug neu berechnet. Die Lageranalyse rechnet Menge mal durchschnittlichem Einkaufspreis; ein Artikel ohne hinterlegten Einkaufspreis zählt dort laut Hilfe mit null. Vor dem Stichtag lohnt deshalb eine Liste aller Artikel ohne Einkaufspreis. Ware, die Ihnen gehört, aber bei einem Fulfillment-Dienstleister liegt, gehört ebenfalls ins Inventar.

Beispiel: Die Vorjahresbilanz weist Waren von 84.000,00 € aus. Die Inventur zum 31.12.2026, bewertet mit dem gleitenden Durchschnitt, ergibt 112.400,00 €. Für 1.500 Stück eines Artikels liegt der Durchschnittspreis bei 10,00 €, der Marktpreis am Stichtag bei 8,00 € – nach § 253 Abs. 4 HGB sind 3.000,00 € abzuschreiben, der Bilanzansatz beträgt 109.400,00 €. Die Bestandserhöhung von 25.400,00 € buchen Sie im SKR03 als 3980 Waren (Bestand) an 3950 Bestandsveränderungen Waren, im SKR04 als 1140 an 5881. Der Wareneinsatz in der GuV sinkt um diesen Betrag. Liegt nur die Saldenliste der Kanzlei vor, erfassen Sie diese Buchung hier als Abschlussbuchung.

Pflichtumfang einer Handels-GmbH: Beispiel zur Größenklasse

Beispiel: Eine GmbH verkauft über den eigenen Shop und zwei Marktplätze und steuert Aufträge, Lager und Rechnungen in Xentral. Zum 31.12.2026 weist sie 2,1 Mio. € Bilanzsumme, 6,8 Mio. € Umsatzerlöse und durchschnittlich 18 Arbeitnehmer aus, im Vorjahr ähnliche Werte. Alle drei Grenzen der Kleinstkapitalgesellschaft (§ 267a Abs. 1 HGB: 450.000 € Bilanzsumme, 900.000 € Umsatzerlöse, zehn Arbeitnehmer) sind überschritten. Die Grenzen der kleinen Kapitalgesellschaft (§ 267 Abs. 1 HGB: 7,5 Mio. €, 15 Mio. €, 50 Arbeitnehmer) hält sie an beiden Stichtagen ein; maßgeblich sind nach § 267 Abs. 4 HGB zwei aufeinanderfolgende Abschlussstichtage.

Für die kleine GmbH heißt das: Bilanz, GuV und Anhang, aber kein Lagebericht; Aufstellung innerhalb von sechs Monaten, soweit das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht (§ 264 Abs. 1 HGB); Feststellung durch die Gesellschafter bis zum Ablauf von elf Monaten (§ 42a Abs. 2 GmbHG). Offenzulegen sind nur Bilanz und Anhang, der Anhang ohne die GuV betreffenden Angaben (§ 326 Abs. 1 HGB), spätestens ein Jahr nach dem Stichtag (§ 325 Abs. 1a HGB) – für das Geschäftsjahr 2026 also bis zum 31. Dezember 2027.

So entsteht der Abschluss hier aus der Saldenliste

  • Gesellschaft anlegen und im Auswahlschritt „Kanzlei Software (über Steuerberater)“ wählen, wenn die Kanzlei bucht – für Xentral selbst gibt es keine Anbindung und keinen eigenen Eintrag.
  • Saldenliste als Excel, CSV oder PDF hochladen. Ein Buchungsstapel aus Kanzlei Software wird beim Hochladen erkannt oder über „Als Buchungsstapel einreichen“ an das Einrichtungsteam gegeben.
  • Kontenzuordnung prüfen: Die Software schlägt für jedes Konto einen HGB-Posten vor, Sie bestätigen oder ändern; SKR03, SKR04 und eigene Kontenpläne werden verarbeitet.
  • Fehlende Abschlussbuchungen – Abschreibungen, Rückstellungen, Rechnungsabgrenzung, Bestandsveränderung – als manuelle Buchungen erfassen; die hochgeladene Saldenliste bleibt unverändert.
  • Größenklasse nach § 267 und § 267a HGB ermitteln lassen und bestätigen, Bilanz und GuV im Gesamt- oder Umsatzkostenverfahren erzeugen.
  • Anhang nach Größenklasse und Rechtsform bearbeiten; wo ein Lagebericht Pflicht ist, entsteht er aus Fragebogen und einem bearbeitbaren KI-Entwurf.
  • Einreichungsdatei für das Unternehmensregister herunterladen und selbst einreichen; eine Direktübermittlung bietet die Software nicht an.

Wann Xentral und Ihre Kanzlei allein genügen

Führt Ihre Kanzlei Buchhaltung, Abschluss und Erklärungen in Kanzlei Software, ist der monatliche Xentral-Export die vollständige Übergabe. Dann braucht es nichts weiter, und der Abschluss entsteht dort, wo auch die Bücher liegen. Diese Software lohnt sich, wenn Sie den Abschluss selbst oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei in einer Oberfläche erstellen wollen, wenn die Kanzlei nur die laufende Buchhaltung übernimmt oder wenn Sie die Buchhaltung ganz hierher holen. Kanzleien können in der Software mitarbeiten.

Die Software bereitet vor; Feststellung, Unterschrift und Einreichung bleiben bei der Geschäftsführung, eine Steuer- oder Rechtsberatung ersetzt sie nicht. Der erste Jahresabschluss ist kostenlos, einmal je Konto; danach kostet er je nach Größenklasse 250 €, 500 €, 2.500 € oder 5.000 €. Liegt der festgestellte Vorjahresabschluss hier, weist die Software darauf hin, wenn die Eröffnungswerte der neuen Saldenliste davon abweichen (§ 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB).

Häufige Fragen

Hat Xentral eine Summen- und Saldenliste?

Als Auswertung des Hauptbuchs beschreibt das Xentral-Hilfe-Center keine. Im Zahlungseingang gibt es einen Reiter „Summen und Salden“; er summiert laut Hilfe die Kontoauszüge je Konto, Eingänge im Haben und Ausgänge im Soll. Für den Abschluss brauchen Sie die Salden aller Sachkonten – die liefert die Buchhaltung, in die Xentral exportiert. Auf der Produktseite nennt Xentral eine Saldenliste direkt aus Xentral ein langfristiges Ziel.

Kann ich den Export aus Kanzlei Software aus Xentral für den Abschluss hochladen?

Ja, als Einreichung. Der Stapel enthält Rechnungen, Gutschriften, Verbindlichkeiten und Bankbuchungen; Eröffnungswerte und Abschlussbuchungen beschreibt die Xentral-Hilfe dafür nicht. Deshalb prüft das Einrichtungsteam jede Datei und richtet daraus die Saldenliste ein; Sie erhalten eine Nachricht, sobald sie bereitsteht. Liegt die Saldenliste der Kanzlei vor, ist sie der kürzere Weg.

Was sollte ich zum Jahresende in Xentral erledigen?

Einen Jahresabschluss im ERP beschreibt Xentral nicht. Sinnvoll sind der letzte Monatsexport ohne Überschneidung zum Vormonat, der Abgleich der Umsatzerlöse und Verbindlichkeiten zwischen Xentral und Kanzlei Software wie in der Xentral-Prüfliste, die Inventur mit Bewertung, die Klärung nicht zugeordneter Zahlungen und der Kassenabschluss, ohne den das Kassenbuch nicht exportiert wird.

Ändert das angekündigte Xentral General Ledger etwas?

Laut Hersteller entsteht damit ein Journal, aus dem der Export aus Kanzlei Software künftig nur festgeschriebene Buchungen in unverändertem Format liefert. Bilanz, GuV, Anhang oder Saldenliste beschreibt das Hilfe-Center dafür bisher nicht. Der Weg über die Saldenliste der Buchhaltung bleibt deshalb bestehen; wir aktualisieren diese Seite, wenn Xentral mehr dokumentiert.

Was kostet der Abschluss hier?

Der erste Jahresabschluss ist kostenlos, einmal je Konto. Danach kostet er einmalig 250 € für Kleinstkapitalgesellschaften, 500 € für kleine, 2.500 € für mittelgroße und 5.000 € für große Gesellschaften. Die E-Bilanz kostet 20 € je Wirtschaftsjahr; im Gesamtpaket der Buchhaltung sind Abschluss und E-Bilanz enthalten.

Kann meine Kanzlei den Abschluss hier mit bearbeiten?

Ja. Kanzleien können in der Software mitarbeiten; die Saldenliste kommt ohnehin meist von dort. Sie entscheiden, ob Sie den Abschluss allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei erstellen, und die Kanzlei findet unter „Für Steuerberater“ beschrieben, wie die Zusammenarbeit abläuft.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.