Jahresabschluss.io
ENAnmeldenRegistrieren →

E-Bilanz mit Xentral-Daten

Xentral E-Bilanz: vom ERP-Export zum amtlichen Datensatz

Eine E-Bilanz nach § 5b EStG beschreibt das Xentral-Hilfe-Center nicht: Xentral liefert Buchungsdaten an Kanzlei Software, und den Datensatz ans Finanzamt übermittelt bislang meist die Kanzlei aus ihrer Buchhaltung. Hier entsteht die E-Bilanz aus einer Summen- und Saldenliste mit einzelnen Sachkonten – aus der Kanzlei-Buchhaltung oder aus der Buchhaltung in dieser Software. Diese Seite zeigt, was der Datensatz enthalten muss, woher die einzelnen Teile bei Xentral-Nutzern kommen und wo Handels- und Steuerbilanz eines Händlers auseinanderlaufen können.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt die E-Bilanz nach § 5b EStG aus der Saldenliste, prüft sie amtlich und übermittelt sie direkt über ELSTER an das Finanzamt – für 20 € je Wirtschaftsjahr, für GmbH, UG, AG, SE, eG, Einzelunternehmen und Personengesellschaften.

Stand: 2026-11-01

Was § 5b EStG verlangt – und ab welchem Wirtschaftsjahr

Wer den Gewinn durch Bilanzierung ermittelt, übermittelt nach § 5b Abs. 1 Satz 1 EStG den Inhalt der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz, jeweils einschließlich der unverdichteten Kontennachweise mit Kontensalden, dazu Anlagenspiegel und Anlagenverzeichnis. Die Kontennachweise gelten nach § 52 Abs. 11 Satz 2 EStG erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2024 beginnen – bei einem Kalender-Wirtschaftsjahr also ab 2025. Für Anlagenspiegel und Anlagenverzeichnis in der neuen Fassung sowie für Anhang, Lagebericht und Prüfungsbericht (§ 5b Abs. 1 Satz 5 EStG) nennt § 52 Abs. 11 Satz 3 EStG Wirtschaftsjahre mit Beginn nach dem 31. Dezember 2027.

Enthält die Handelsbilanz Ansätze, die den steuerlichen Vorschriften nicht entsprechen, werden sie nach § 5b Abs. 1 Satz 2 EStG durch Zusätze oder Anmerkungen angepasst; alternativ lässt Satz 3 eine eigene Steuerbilanz zu. Bei Eröffnung eines Betriebs gilt das Ganze nach Satz 4 entsprechend für die Eröffnungsbilanz.

Xentral und die E-Bilanz: was der Hersteller dokumentiert

Angaben laut Xentral-Hilfe und Produktseite, Stand: 1. November 2026.

Eine E-Bilanz, eine Steuerbilanz oder eine Übermittlung an die Finanzverwaltung kommt im Xentral-Hilfe-Center nicht vor. Die Prüfliste für die Buchhaltung beschreibt Xentral als Vorsystem: Buchungsdaten werden exportiert und in Kanzlei Software importiert, Anlagevermögen erfasst die Kanzlei direkt in Kanzlei Software, in Xentral wird nur das Sachkonto zugeordnet. Damit liegen die Bausteine der E-Bilanz – Saldenliste aller Sachkonten, Anlagenverzeichnis, Abschlussbuchungen – außerhalb des ERP.

Für die Kontennachweise kommt es auf die Sachkonten der Buchhaltung an, nicht auf den Kontenrahmen in Xentral. Die Xentral-Hilfe empfiehlt dort, nur die 40 bis 150 wichtigsten, mit dem Steuerbüro abgestimmten Konten anzulegen; die Buchhaltung in Kanzlei Software führt darüber hinaus Bestandskonten wie Bank, Waren, Anlagen, Rückstellungen und Eigenkapital. Maßgeblich ist deshalb die endgültige Saldenliste nach allen Abschlussbuchungen. Das als Beta gestartete Xentral-Journal erfasst laut Hersteller zunächst Debitorenrechnungen und -gutschriften – für Kontennachweise aller Sachkonten reicht dieser beschriebene Umfang nicht.

Bestandteile des Datensatzes und ihre Quelle bei Xentral-Nutzern

Stand: 1. November 2026; Angaben zu Xentral laut Hilfe-Center.

Woher die Teile der E-Bilanz kommen
BestandteilQuelle bei Xentral-NutzernWas die Software hier prüft
Stammdaten (GCD)Gesellschaft, Steuernummer, Rechtsform, Wirtschaftsjahr; das Wirtschaftsjahr ist in Xentral als TTMM für den Export aus Kanzlei Software hinterlegtVollständigkeit der Mussfelder
Bilanz und GuV (GAAP)endgültige Saldenliste der Kanzlei oder der Buchhaltung hierZuordnung jedes Kontos zur Taxonomie als Vorschlag, Sie bestätigen
Kontennachweisealle Sachkonten mit Schlusssaldo aus derselben SaldenlisteAbstimmung der Kontennachweise mit Bilanz und GuV
Anlagenspiegel, AnlagenverzeichnisAnlagenbuchhaltung der Kanzlei; Xentral ordnet laut Prüfliste nur das Sachkonto zuHinweis, wenn Anlagevermögen ohne Anlagenspiegel vorliegt
Steuerliche AbweichungenEntscheidung mit der Kanzlei, etwa zur TeilwertabschreibungÜberleitung zwischen Handels- und Steuerbilanz wird dokumentiert
Eröffnungsbilanzbei Gründung oder Umwandlungeigener Datensatz zum Eröffnungstag, ohne GuV

Beispiel: Warenabwertung in Handels- und Steuerbilanz

Beispiel: Ein Händler bewertet seinen Bestand zum 31.12.2026 mit dem gleitenden Durchschnitt aus Xentral mit 112.400,00 €. Für 1.500 Stück eines Artikels ist der Marktpreis von 10,00 € auf 8,00 € gefallen. Handelsrechtlich gilt für Umlaufvermögen das strenge Niederstwertprinzip: Nach § 253 Abs. 4 HGB ist auf den niedrigeren Wert abzuschreiben, die Handelsbilanz zeigt 109.400,00 €.

Steuerlich darf der niedrigere Teilwert nach § 6 Abs. 1 Nr. 2 Satz 2 EStG nur angesetzt werden, wenn die Wertminderung voraussichtlich dauernd ist – und auch dann als Wahlrecht. Geht die Kanzlei von einem vorübergehenden Preisrückgang aus, bleibt die Steuerbilanz bei 112.400,00 €. Der steuerliche Gewinn liegt dann um 3.000,00 € über dem handelsrechtlichen, und die E-Bilanz trägt diese Abweichung als Überleitung nach § 5b Abs. 1 Satz 2 EStG. Ob die Wertminderung dauernd ist, ist eine Bewertungsfrage für Sie und Ihre Kanzlei; die Software dokumentiert die Entscheidung, sie trifft sie nicht.

Die Abweichung wirkt weiter: Die Körperschaftsteuererklärung übernimmt die Anlage GK aus demselben Datensatz, aus dem auch die E-Bilanz entsteht, und gleicht beide auf den Cent ab.

Ablauf hier: prüfen, freigeben, übermitteln

  • Saldenliste mit einzelnen Sachkonten und Salden hochladen – eine Bilanz als PDF genügt für Kontennachweise nicht – oder die Buchhaltung hier führen.
  • Zuordnung zu Taxonomie, Stammdaten und GAAP-Berichtsteil vervollständigen; jeder Vorschlag ist vor der Freigabe änderbar.
  • Kontennachweise mit Bilanz und GuV abstimmen, Mussfelder und Summenregeln amtlich über ERiC prüfen lassen und Hinweise bearbeiten.
  • Datensatz ausdrücklich freigeben; er wird direkt über ELSTER übermittelt, das Transferticket bleibt als Nachweis gespeichert.
  • Kosten: 20 € je Wirtschaftsjahr, im aktiven Gesamtpaket der Buchhaltung ist eine E-Bilanz je Gesellschaft und zwölf Monate enthalten. Eine Buchhaltungs- oder Jahresabschluss-Lizenz ist nicht nötig.

Gründung oder Wechsel zur GmbH: die Eröffnungsbilanz

Wer als Einzelunternehmen startet und später eine GmbH gründet, die Xentral dann als neue Gesellschaft nutzt, braucht für sie eine Eröffnungsbilanz. Für die Eröffnungsbilanz verlangt § 5b Abs. 1 Satz 4 EStG ebenfalls die elektronische Übermittlung. Hier ist sie ein eigener E-Bilanz-Datensatz zum Eröffnungstag, ohne Gewinn- und Verlustrechnung, bei Wirtschaftsjahren mit Beginn nach dem 31.12.2024 mit Kontennachweis. Sie kostet einzeln 20 € und ist enthalten, wenn die E-Bilanz desselben Wirtschaftsjahres freigeschaltet ist; Erfassen und amtliche Prüfung kosten nichts.

In Xentral sieht die Prüfliste beim Go-Live vor, die Eröffnungssalden der angebundenen Bank- und Kreditkartenkonten mit der Bank abzugleichen. Das betrifft die Geschäftskonten im ERP; die Eröffnungsbilanz mit Stammkapital, Einlageforderung und übernommener Ware entsteht in der Buchhaltung.

Wann die Kanzlei die E-Bilanz besser selbst übermittelt

Führt Ihre Kanzlei die Bücher in Kanzlei Software, bucht dort die Anlagen und erstellt die Steuerbilanz samt Überleitung, liegt es nahe, dass sie auch die E-Bilanz übermittelt – alle Bausteine sind dort. Der Weg hier passt, wenn Sie den Jahresabschluss in dieser Software erstellen, wenn die Kanzlei nur die Saldenliste liefert oder wenn Sie die Buchhaltung hierher geholt haben. Klären Sie in jedem Fall vorher, wer übermittelt, damit für dasselbe Wirtschaftsjahr nicht zwei Datensätze eingehen. Die Software bereitet vor und prüft; Steuerberatung ist das nicht.

Häufige Fragen

Kann Xentral eine E-Bilanz übermitteln?

In Hilfe-Center und Produktseite von Xentral ist eine E-Bilanz-Übermittlung nicht beschrieben. Xentral exportiert Buchungsdaten an Kanzlei Software; die E-Bilanz entsteht in der Buchhaltung, also bei Ihrer Kanzlei oder hier aus der Saldenliste.

Reicht eine Bilanz als PDF für die E-Bilanz?

Für Wirtschaftsjahre mit Beginn nach dem 31.12.2024 nicht, weil der Datensatz unverdichtete Kontennachweise mit Kontensalden enthält. Dafür braucht es die Saldenliste mit einzelnen Sachkonten; ein PDF kann Vergleichswerte oder Stammdaten ergänzen.

Muss ich den Jahresabschluss hier erstellen, um die E-Bilanz hier zu übermitteln?

Nein. Die E-Bilanz ist eigenständig nutzbar, eine Buchhaltungs- oder Jahresabschluss-Lizenz ist nicht nötig. Erstellen Sie den Abschluss auch hier, arbeiten beide mit demselben bestätigten Kontenstand.

Woher kommt der Anlagenspiegel, wenn wir mit Xentral arbeiten?

Laut Xentral-Prüfliste wird Anlagevermögen direkt in Kanzlei Software erfasst; Anlagenverzeichnis und Anlagenspiegel liefert deshalb die Anlagenbuchhaltung Ihrer Kanzlei. Führen Sie die Buchhaltung hier, entsteht beides aus der Anlagenbuchhaltung dieser Software.

Was kostet die E-Bilanz hier?

20 € je Wirtschaftsjahr. Im aktiven Gesamtpaket der Buchhaltung ist eine E-Bilanz je Gesellschaft und zwölf Monate enthalten. Die Eröffnungsbilanz kostet einzeln 20 € und ist mit der E-Bilanz desselben Wirtschaftsjahres enthalten.

Was gilt bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr?

Maßgeblich ist der Beginn des Wirtschaftsjahres, etwa für die Pflicht zu Kontennachweisen. In Xentral steht das Wirtschaftsjahr für den Export aus Kanzlei Software als TTMM, zum Beispiel 0104 für einen Beginn am 1. April; es sollte mit dem Wirtschaftsjahr der Buchhaltung und der E-Bilanz übereinstimmen.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.