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Export aus Lexware Office

Lexware Office Export aus Kanzlei Software: der Buchungsstapel, aus dem Ihr Abschluss entsteht

Lexware Office, früher lexoffice, exportiert Ihre Buchhaltung als Kanzlei Software-konforme Dateien unter Einstellungen → Export; eine Summen- und Saldenliste bietet die Software laut Hilfe nicht an. Für den Jahresabschluss hier ist deshalb der Export für Buchungsstapel ohne Belegbilder die Datei, auf die es ankommt. Diese Seite erklärt jedes Feld des Exportdialogs, was ein Buchungsstapel aus Lexware Office enthält und was nicht, warum das Vorjahr dazugehört und was unser Einrichtungsteam aus der Datei macht.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-01

Der Menüweg in Lexware Office Schritt für Schritt

Nach der Lexware-Hilfe „Manuelle Exporte für den Datentransfer an die Steuerkanzlei“, Stand: 1. November 2026

  • Über das Zahnrad die Einstellungen öffnen und den Menüpunkt „Export“ wählen.
  • Den Reiter „Meine Lexware Office-Daten herunterladen“ öffnen. Ist keine Steuerkanzlei angebunden, zeigt Lexware Office diesen Reiter laut Hilfe nicht; Sie landen dann direkt bei der Zeitraumauswahl.
  • Zeitraum wählen: jährlich, monatlich oder individuell. Für den Abschluss nehmen Sie das ganze Geschäftsjahr, zum Beispiel „Jahr 2025“.
  • Den Export für Buchungsstapel ohne Belegbilder wählen; in der Oberfläche heißt die Option nach der Anleitung in unserer App „Kanzlei Software-konforme Dateien (ohne Belegbilder) exportieren“. Nicht „Listen im CSV-Format“: Das sind nur Rechnungslisten.
  • Berater- und Mandantennummer sowie den Beginn des Wirtschaftsjahres eintragen und „Export starten“ klicken.
  • Die fertige ZIP-Datei erscheint ganz unten in der Export-Übersicht und lässt sich dort herunterladen.

Die Kanzlei Software-konformen Exporte von Lexware Office im Vergleich

Angaben laut Lexware-Hilfe; Eignung bezogen auf den Jahresabschluss hier

Welcher Export wofür taugt
Export in Lexware OfficeInhalt laut HilfeBerater- und MandantennummerFür den Abschluss hier
Belegbilder mit Buchungsvorschlagdigitale Belege mit der von Lexware Office vorgeschlagenen Verbuchungnicht erforderlichnicht geeignet, denn er ist für Kanzleien gedacht, die selbst buchen
Buchungsstapel ohne Belegbilderalle Buchungssätze des Zeitraums samt zugeordneter Bankumsätzeerforderlich, bei anderer Software als Kanzlei Software fiktivdie richtige Datei für die Saldenliste
Buchungsstapel und BelegbilderBuchungen und Belege, die Spalte Beleglink zeigt die Zuordnungerforderlichmöglich, aber deutlich größer; Dateien über 40 MB bitte per E-Mail
Listen im CSV-FormatRechnungslistenentfälltkeine Grundlage für Bilanz und GuV
Konten (csv-Format)Konten mit allen Buchungen zum Belegdatum, zur Sicherungentfälltnicht der vorgesehene Weg; der Buchungsstapel trägt Gegenkonto und Steuerschlüssel

Zeitraum, Nummern und Wirtschaftsjahr richtig füllen

Der Exportdialog verlangt für Buchungsstapel eine Berater- und eine Mandantennummer, weil eine Kanzlei Software-konforme Datei ohne sie technisch nicht aufgebaut werden kann. Arbeitet Ihre Kanzlei mit Kanzlei Software, nehmen Sie deren Nummern. Für den Abschluss hier genügen beliebige gültige Nummern, etwa 1001 und 1; wir werten sie nicht aus. Lexware selbst schreibt in der Hilfe, dass bei anderer Software als Kanzlei Software fiktive Nummern eingetragen werden können.

Wichtiger ist das Feld für den Beginn des Wirtschaftsjahres. Lexware Office schlägt das laufende Jahr vor; für den Export 2025 muss dort der 01.01.2025 stehen, sonst passt der Dateikopf nicht zum Inhalt. Ein abweichendes Wirtschaftsjahr lässt sich in Lexware Office laut Hilfe nicht einstellen, die Auswertungen laufen nach Kalenderjahr. Lexware empfiehlt dann zwei Exporte, etwa Juli bis Dezember des Vorjahres und Januar bis Juni, die Sie gemeinsam übergeben. Reichen Sie beide Dateien zusammen ein.

Vor dem Export sollten alle Belege kategorisiert und alle Bankumsätze zugeordnet sein. Laut Hilfe fließen nicht zugeordnete Bankumsätze nicht in den Export ein, und Belege im Status „Zu prüfen“ oder „Entwurf“ fehlen ebenfalls. Beim manuellen Export können Sie die Buchungen optional festschreiben lassen; das empfiehlt Lexware für Daten, die das System verlassen. Für einen Probeexport mitten im Jahr lassen Sie die Festschreibung besser weg.

Was ein Buchungsstapel aus Lexware Office enthält und was nicht

Enthalten: laufende Buchungen

Jede Buchung aus Belegerfassung und Bankkategorisierung mit Konto, Gegenkonto, Betrag, Belegdatum und Steuerschlüssel. Belege fließen zum Belegdatum ein, Zahlungen im Monat der Zahlung.

Enthalten: Abschreibungen und Lohn

Wer Anlagen in der Anlagenverwaltung erfasst hat, findet die monatlichen Abschreibungen im Stapel. Mit Lexware Office Lohn & Gehalt verbucht die Software auch die Personalkosten automatisch.

Fehlt: Eröffnungswerte

EB-Werte lassen sich in Lexware Office laut Hilfe nicht erfassen; die Saldenvorträge der Software stehen in aller Regel nicht im Stapel. Ohne Vorjahr beginnen Bank, Forderungen und Verbindlichkeiten bei null.

Fehlt: Abschlussbuchungen

Rechnungsabgrenzung, Rückstellungen, Rücklagen und Bestandsveränderungen sind in Lexware Office nicht vorgesehen. Sie werden hier oder bei der Kanzlei gebucht.

Fehlt: Kontenzuordnung der Kanzlei

Hat Ihre Kanzlei für das Bankkonto eine eigene Sachkontonummer hinterlegt, übernimmt der Reiter „Meine Lexware Office-Daten herunterladen“ sie laut Hilfe nicht. Im Stapel steht dann die von Lexware Office vergebene Nummer, etwa 1201.

Fehlt: Ungeklärtes

Zahlungen, für die Lexware Office kein Konto hat, landen auf „Zu prüfen“ und damit auf den Durchlaufenden Posten (SKR03 1590, SKR04 1370). Sie kommen mit, aber nicht auf dem richtigen Konto.

Vorjahr mitschicken: Stapel oder Saldenliste der Kanzlei

Nach § 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB muss die Eröffnungsbilanz eines Geschäftsjahres mit der Schlussbilanz des Vorjahres übereinstimmen. Weil der Stapel diese Werte nicht trägt, braucht die Einrichtung eine zweite Quelle. Im zweiten Geschäftsjahr nach der Gründung genügt oft derselbe Export für das Vorjahr: Das Gründungsjahr begann ohne Bestände, seine Schlusssalden ergeben sich aus den Buchungen. Das gilt, wenn Lexware Office ab dem Gründungstag geführt wurde und für das Gründungsjahr keine Abschlussbuchungen außerhalb der Software hinzukamen.

Ab dem dritten Jahr oder wenn Ihre Kanzlei das Vorjahr abgeschlossen hat, ist die endgültige Summen- und Saldenliste der Kanzlei zum Vorjahresstichtag die bessere Quelle. Sie enthält die Abschlussbuchungen, die in Lexware Office fehlen, und ihre Eröffnungswerte. Hier können Sie sie als CSV, Excel, PDF oder Bild hochladen; daraus werden die Eröffnungswerte übernommen. Liegt das Vorjahr bereits bei uns, genügt der Export des laufenden Jahres.

Im ersten Geschäftsjahr gibt es keine Vorträge. Vermerken Sie das beim Einreichen im Nachrichtenfeld, das ausdrücklich nach vorhandenen Eröffnungswerten fragt.

Was nach dem Einreichen mit Ihrer Datei geschieht

  • Sie laden die ZIP-Datei auf der Seite zur Saldenliste hoch. Die Software erkennt den Kanzlei Software-Kopf und öffnet den Dialog „Buchungsstapel aus Kanzlei Software — wir übernehmen das für Sie“; ein ZIP wird vorher ausgepackt.
  • Je Datei gilt eine Grenze von 40 MB; größere Dateien senden Sie an info@jahresabschluss.io. Im Nachrichtenfeld nennen Sie Besonderheiten, etwa ob Eröffnungswerte vorhanden sind.
  • Unser Einrichtungsteam prüft jede Datei, setzt die Eröffnungswerte aus dem Vorjahr an und richtet die Summen- und Saldenliste ein, einschließlich der Aufteilung nach Umsatzsteuersätzen. Das ist kein automatischer Import: Ein Mensch prüft die Datei, bevor die Saldenliste entsteht.
  • Sie erhalten eine Nachricht, sobald die Saldenliste bereitsteht. Danach ordnen Sie die Konten den Bilanz- und GuV-Posten zu, die Software schlägt vor, Sie bestätigen.
  • Fehlende Abschlussbuchungen erfassen Sie auf der Karte „Abschlussbuchungen“; die Vorlagen zeigen, was laut Ihren Zahlen vermutlich offen ist.

Wenn Ihre Kanzlei den Export selbst abruft

Arbeitet eine Kanzlei mit, ist der Steuerberater-Zugang von Lexware Office der kürzeste Weg: Er ist laut Lexware in allen Versionen kostenlos, wird unter Einstellungen → Benutzer → „+ Steuerberater anlegen“ eingerichtet, und die Kanzlei kann den passenden Export selbst wählen und herunterladen. Für Kanzleien mit Kanzlei Software gibt es zusätzlich den Buchungsdatenservice, der Belege und Buchungsstapel direkt an das Kanzlei Software-Rechenzentrum überträgt und dabei festschreibt; Kanzlei Software kann dafür eigene Gebühren berechnen.

Für den Abschluss hier ist der manuelle Export der passende Weg, auch wenn die Kanzlei Zugang hat. Sie behalten die Datei, die Kanzlei kann parallel weiterarbeiten, und beide sehen dieselbe Buchungsgrundlage. Den kostenlosen Lexware-Jahresabschluss-Check können Sie vorab nutzen, um die Datei auf Lücken zu prüfen.

Häufige Fragen

Wo finde ich den Export aus Kanzlei Software in Lexware Office?

Unter Einstellungen → Export, Reiter „Meine Lexware Office-Daten herunterladen“. Dort wählen Sie den Zeitraum und den Export für Buchungsstapel ohne Belegbilder. Ohne angebundene Steuerkanzlei fehlt der Reiter, und Sie sehen die Exportauswahl direkt.

Welche Berater- und Mandantennummer trage ich ein?

Bei einer Kanzlei Software-Kanzlei deren Nummern. Für den Abschluss hier genügen beliebige gültige Werte wie 1001 und 1, denn wir werten sie nicht aus. Lexware erlaubt laut Hilfe fiktive Nummern, wenn die Datei nicht in Kanzlei Software importiert wird.

Enthält der Export die Saldenvorträge aus Lexware Office?

In aller Regel nicht. Eröffnungswerte lassen sich in Lexware Office nicht erfassen, und die Stapeldateien tragen nur die Buchungen des Zeitraums. Deshalb gehört der Vorjahresexport oder die Vorjahres-Saldenliste der Kanzlei dazu.

Kann ich mehrere Monatsdateien statt einer Jahresdatei einreichen?

Ja. Mehrere Dateien eines Jahres, auch als ZIP, können Sie gemeinsam einreichen; das Team führt sie zu einer Saldenliste zusammen. Einfacher ist ein Jahresexport, weil dann keine Zeitraumlücken entstehen.

Mein Wirtschaftsjahr weicht vom Kalenderjahr ab. Was nun?

Lexware Office lässt laut Hilfe kein abweichendes Wirtschaftsjahr zu. Erzeugen Sie zwei Exporte, die zusammen Ihr Wirtschaftsjahr abdecken, zum Beispiel Juli bis Dezember und Januar bis Juni, und reichen Sie beide ein.

Liest die Software den Stapel selbst ein?

Nein. Ein Buchungsstapel ohne Eröffnungswerte und mit programmeigenen Steuerschlüsseln ergibt beim reinen Einlesen leicht eine unbemerkt unvollständige Bilanz. Deshalb prüft unser Team jede Datei und richtet die Saldenliste ein; Sie erhalten eine Nachricht, sobald sie bereitsteht.

Schreibt der Export meine Buchungen fest?

Nur wenn Sie es beim manuellen Export auswählen. Lexware empfiehlt die Festschreibung für Daten, die das System verlassen; Übermittlungen über den Kanzlei Software-Buchungsdatenservice schreiben dagegen immer fest.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.