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Offenlegung

Kanzlei Software-Offenlegung beim Unternehmensregister – oder selbst mit der Einreichungsdatei

Arbeitet Ihre Kanzlei mit Kanzlei Software, kann sie den Jahresabschluss laut Kanzlei Software-Hilfe direkt aus Kanzlei-Rechnungswesen an das Unternehmensregister senden – kostenpflichtig, mit Feststellungsdatum und Identifizierung der einreichenden Person. Stellen Sie den Abschluss hier auf, erzeugt die Software die Einreichungsdatei, die Sie selbst auf der Publikations-Plattform hochladen. Diese Seite vergleicht beide Wege und nennt Fristen, Gebühren und die Regeln der Hinterlegung.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-01

Der Kanzlei Software-Weg: Abschlussdaten an das Unternehmensregister

Die Funktion gehört laut Kanzlei Software-Hilfe zu Kanzlei-Rechnungswesen. Dafür öffnet die Kanzlei den Mandantenbestand, und sie wählt Bestand | Daten senden | Abschlussdaten an Unternehmensregister; bis zum Wirtschaftsjahr 2021 hieß der Menüpunkt noch „Abschlussdaten an Bundesanzeiger“. Im Arbeitsblatt bestimmt sie den Offenlegungsmodus – Veröffentlichung oder Hinterlegung, je nach Größenklasse –, prüft die Registerdaten, erfasst Ansprechpartner und Rechnungsempfänger und bestätigt, dass die Kanzlei vom Unternehmen beauftragt und berechtigt ist.

Vor dem Senden trägt sie das Datum der Feststellung ein, das sich nicht vordatieren lässt, und bestätigt die geprüfte Vorschau. Jede natürliche Person, die übermittelt, muss sich nach dem DiRUG einmal elektronisch identifizieren. Gesendet wird über „Kostenpflichtig senden“; laut Kanzlei Software fallen die Übermittlungsgebühr von Kanzlei Software und die Gebühren beim Bundesanzeiger Verlag an. Danach empfiehlt Kanzlei Software ausdrücklich eine Statusabfrage, weil nur sie zeigt, ob der Auftrag angenommen wurde. Die Rechnung des Bundesanzeiger Verlags kommt seit dem 1. Januar 2026 nur noch per E-Mail.

Wird der Abschluss in den Kanzlei Software-Programmen Abschlussprüfung oder Bilanzbericht aufbereitet, kennzeichnet die Kanzlei dort die Abschnitte, die mit offengelegt werden sollen; Bilder und Grafiken werden laut Hilfe nicht übernommen, und die Buchungen sollen vorher festgeschrieben sein.

Was einzureichen ist – und was es beim Register kostet

Umfang nach §§ 325, 326 HGB; Gebühren laut Kostenverzeichnis zum JVKostG. Stand: 1. November 2026.

Offenlegungsumfang und Registergebühr nach Größenklasse
GrößenklasseEinzureichenGebühr für die Einstellung
Kleinstkapitalgesellschaft (§ 267a HGB)nur die Bilanz; auf Wunsch dauerhafte Hinterlegung statt Veröffentlichung (§ 326 Abs. 2 HGB)18,50 € (Nr. 1420)
Kleine Kapitalgesellschaft (§ 267 Abs. 1 HGB)Bilanz und Anhang, der Anhang ohne die Angaben zur GuV (§ 326 Abs. 1 HGB)25,00 € (Nr. 1421)
Mittelgroße Kapitalgesellschaftfestgestellter Jahresabschluss, Lagebericht und Bestätigungsvermerk, mit den Erleichterungen des § 327 HGB55,00 € (Nr. 1422)
Große KapitalgesellschaftJahresabschluss, Lagebericht, Bestätigungsvermerk (§ 325 Abs. 1 HGB)110,00 € bei XML (Nr. 1423)
AlleJahresgebühr für die Führung des Unternehmensregisters3,00 € mit, 6,00 € ohne Erleichterungen nach § 326 HGB (Nr. 1410, 1411)

Fristen, Feststellung und Ordnungsgeld

Offengelegt wird der festgestellte Jahresabschluss (§ 325 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 HGB), und zwar elektronisch an die Stelle, die das Unternehmensregister führt. Die Unterlagen müssen dort spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag eingehen (§ 325 Abs. 1a HGB) – für ein Wirtschaftsjahr, das am 31. Dezember 2025 endete, also bis zum 31. Dezember 2026. Davor liegt die Feststellung durch die Gesellschafter: bei einer kleinen GmbH spätestens bis zum Ablauf der ersten elf Monate des folgenden Geschäftsjahres, sonst der ersten acht (§ 42a Abs. 2 GmbHG).

Wer zu spät offenlegt, bekommt Post vom Bundesamt für Justiz: Es führt nach § 335 Abs. 1 HGB das Ordnungsgeldverfahren, das Ordnungsgeld beträgt 2.500 € bis 25.000 €. Wird die Pflicht erst nach Ablauf der Sechswochenfrist erfüllt, setzt das Bundesamt es nach § 335 Abs. 4 HGB herab, auf 500 € bei einer Kleinstkapitalgesellschaft mit Hinterlegung und auf 1.000 € bei einer kleinen Kapitalgesellschaft.

Der Weg hier: Einreichungsdatei statt Direktversand

  • Grundlage ist der Abschluss aus der Saldenliste aus Kanzlei Software Ihrer Kanzlei: Zuordnung bestätigen, Bilanz und GuV festschreiben, Anhang und – wo Pflicht – Lagebericht fertigstellen.
  • Die Offenlegungsseite reduziert den Abschluss auf den Umfang Ihrer Größenklasse und erzeugt die Einreichungsdatei als XML; vorher prüft sie unter anderem Registerdaten, Rechtsformzusatz im Firmennamen, offene Platzhalter im Anhang und das Datum der Feststellung.
  • Sie reichen die Datei selbst auf der Publikations-Plattform (publikations-plattform.de) ein. Eine Direktübermittlung an das Unternehmensregister bietet die Software nicht an; die Gebühren des Registers fallen dort an.
  • Danach klicken Sie hier „Einreichung bestätigen“ – erst damit gilt die Offenlegungsfrist in der Software als erledigt.
  • Ihre Kanzlei kann den Abschluss vorher als Prüfer oder Freigeber ansehen; die Verantwortung für Aufstellung und Offenlegung bleibt bei der Geschäftsführung.

Kleinstkapitalgesellschaft: hinterlegen statt veröffentlichen

Kleinstkapitalgesellschaften dürfen nach § 326 Abs. 2 HGB nur die Bilanz übermitteln und die dauerhafte Hinterlegung verlangen; die Daten sind dann nicht frei im Internet einsehbar, sondern nur auf Antrag gegen Gebühr. Dafür müssen sie mitteilen, dass sie zwei der drei Merkmale des § 267a Abs. 1 HGB an den maßgeblichen Stichtagen nicht überschreiten. Auch Kanzlei Software bietet den Offenlegungsmodus „Hinterlegung“ an und schlägt die Größenklasse aus Bilanzsumme, Umsatz und Mitarbeiterzahl vor – mit dem Hinweis der Hilfe, dass weitere Faktoren oder Jahre im Vorschlag nicht berücksichtigt sind.

Hier erzeugt die Software für Kleinstkapitalgesellschaften die Hinterlegungsfassung samt Erklärung nach § 326 Abs. 2 Satz 2 HGB und gleicht vorher ab: Widerspricht die hinterlegte Größenklasse den erfassten Merkmalen nach der Zwei-Stichtage-Regel des § 267 Abs. 4 HGB, erscheint ein Hinweis, bevor eine unrichtige Erklärung entsteht. Auf der Plattform wählen Sie dann den Einreichungstyp „Hinterlegung“.

Welcher Weg zu Ihnen passt

Abschluss und Offenlegung bei der Kanzlei

Hat die Kanzlei den Abschluss in Kanzlei Software erstellt, sendet sie ihn aus denselben Daten; Status und Belegexemplar sieht sie im Kanzlei Software Arbeitsplatz. Bei prüfungspflichtigen Gesellschaften und bei Abschlüssen mit Bericht liegt dieser Weg nahe.

Abschluss hier, Einreichung selbst

Stellen Sie den Abschluss aus der Saldenliste aus Kanzlei Software hier auf, laden Sie die Einreichungsdatei selbst hoch. Dafür brauchen Sie ein Konto auf der Publikations-Plattform und die einmalige Identifizierung.

Abschluss hier, Kanzlei schaut drüber

Ihre Kanzlei prüft den Abschluss in Ihrem Arbeitsbereich, bevor Sie einreichen. So bleibt die Fachkunde der Kanzlei dabei, und die Datei entsteht trotzdem aus Ihren eigenen Zahlen.

Häufige Fragen

Kann Kanzlei Software Unternehmen online den Jahresabschluss offenlegen?

Das beschreibt die Produktseite von Kanzlei Software Unternehmen online nicht. Die Funktion „Abschlussdaten an Unternehmensregister“ gehört laut Kanzlei Software-Hilfe zu Kanzlei-Rechnungswesen, also zur Kanzlei.

Übermittelt die Software den Abschluss an das Unternehmensregister?

Nein. Sie erzeugt die Einreichungsdatei; einreichen tun Sie selbst auf der Publikations-Plattform und bestätigen das danach in der Software.

Bis wann muss der Jahresabschluss 2025 offengelegt sein?

Bei einem Wirtschaftsjahr gleich Kalenderjahr bis zum 31. Dezember 2026 – spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag (§ 325 Abs. 1a HGB). Offengelegt wird der festgestellte Abschluss.

Was ist der Unterschied zwischen Veröffentlichung und Hinterlegung?

Veröffentlichte Unterlagen sind frei einsehbar. Hinterlegte Unterlagen einer Kleinstkapitalgesellschaft werden nur auf Antrag gegen Gebühr herausgegeben (§ 326 Abs. 2 HGB); hinterlegt wird nur die Bilanz.

Muss eine kleine GmbH die GuV offenlegen?

Nein. Nach § 326 Abs. 1 HGB übermittelt sie nur Bilanz und Anhang, und der Anhang braucht die Angaben zur GuV nicht zu enthalten.

Wer verschickt die Ordnungsgeldandrohung?

Das Bundesamt für Justiz. Es führt das Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB, wenn die Unterlagen nicht rechtzeitig beim Unternehmensregister eingehen.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.