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USt-Jahreserklärung

BuchhaltungsButler Umsatzsteuererklärung: Voranmeldungen im Programm, Jahreserklärung aus der Saldenliste

BuchhaltungsButler übermittelt die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Zusammenfassende Meldung laut Hersteller selbst über eine eigene ELSTER-Integration, ohne dass Sie ein eigenes Zertifikat brauchen – in den Tarifen Smart und Premium. Eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung nach § 18 Abs. 3 UStG beschreibt das Hilfe-Center dagegen nicht. Diese Seite zeigt, was BuchhaltungsButler bei der Umsatzsteuer leistet, wie Sie die Jahreserklärung mit den zwölf Voranmeldungen abstimmen, welche Konten zum Jahreswechsel zu bewegen sind und wie die Erklärung hier aus der Saldenliste entsteht.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung sowie Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung aus der Buchhaltung, prüft sie amtlich und übermittelt gewöhnliche Fälle direkt an ELSTER.

Stand: 2026-11-01

Voranmeldung und ZM: was BuchhaltungsButler selbst übermittelt

Angaben laut Hilfe-Center und Preisseite von BuchhaltungsButler, Stand: 1. November 2026.

Unter „Abschluss → Umsatzsteuer-Voranmeldung“ zeigt BuchhaltungsButler nach Wahl des Zeitraums die Werte je Kennziffer und meldet Warnhinweise in einer gelben Box. Übermittelt wird mit dem ELSTER-Zertifikat von BuchhaltungsButler; der Hersteller stützt das auf die Übermittlung im Auftrag nach § 87d AO. Alle Übermittlungen erscheinen im Berichtsverlauf, die Protokolle lassen sich dort jederzeit herunterladen. Eine berichtigte Voranmeldung geben Sie über die Checkbox „Es handelt sich hierbei um eine berichtigte Anmeldung“ ab.

Die Zusammenfassende Meldung entsteht unter „Abschluss → Zusammenfassende Meldung (ZM)“ aus den Konten für EU-Lieferungen (8125 | 4125) und sonstige EU-Leistungen (8336 | 4336). Eine korrigierte ZM lässt sich laut Hilfe nicht über BuchhaltungsButler übermitteln, ebenso wenig eine konsolidierte Voranmeldung mehrerer Unternehmen unter einer Steuernummer.

Auf der Preisseite sind Voranmeldung und ZM in Smart und Premium enthalten, nicht in Light. Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung taucht weder dort noch in einem der 174 Hilfe-Artikel als Funktion auf; der Artikel zum Vortrag der Umsatzsteuersalden erwähnt sie nur als Anlass für Erstattung oder Nachzahlung.

Die Jahreserklärung: Pflicht, Fristen, Ausnahmen

Nach § 18 Abs. 3 UStG übermittelt der Unternehmer für das Kalenderjahr eine Steuererklärung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz und berechnet die Steuer oder den Überschuss selbst. Die Voranmeldungen ersetzen sie nicht: Sie sind Vorauszahlungen, die Jahreserklärung setzt die Steuer des Jahres fest.

Die Frist richtet sich nach § 149 AO: ohne Berater sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, also bis zum 31. Juli; erstellt eine Steuerkanzlei die Erklärung, grundsätzlich bis zum letzten Tag im Februar des zweiten Folgejahres. Für 2025 heißt das 31. Juli 2026 ohne Berater oder 1. März 2027 mit Kanzlei, weil der 28. Februar 2027 ein Sonntag ist (§ 108 Abs. 3 AO).

Kleinunternehmer nach § 19 UStG – Vorjahresumsatz bis 25.000 €, laufendes Jahr bis 100.000 € – sind seit 2025 von den Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG ausgenommen; fordert das Finanzamt eine Erklärung an, bleibt sie Pflicht (§ 149 Abs. 1 Satz 2 AO).

Abstimmung: zwölf Voranmeldungen gegen die Jahreserklärung

Beispiel einer GmbH mit monatlicher Voranmeldung aus BuchhaltungsButler, Jahr 2025, Beträge in Euro.

Beispiel: Summe der Voranmeldungen und Jahreserklärung
PositionSumme der zwölf VoranmeldungenJahreserklärung nach AbschlussbuchungenDifferenz
Umsätze 19 % (Bemessungsgrundlage)412.000,00 €415.500,00 €3.500,00 €
Umsatzsteuer 19 %78.280,00 €78.945,00 €665,00 €
Abziehbare Vorsteuer52.300,00 €52.300,00 €0,00 €
Steuer des Jahres25.980,00 €26.645,00 €665,00 €
Vorauszahlungssoll25.980,00 €25.980,00 €–
Abschlusszahlung–665,00 €

Woher Differenzen kommen und wie Sie sie in BuchhaltungsButler finden

Beispiel: Eine Ausgangsrechnung über 3.500 € netto mit Leistung im Dezember wurde erst im Januar erfasst, nachdem die Dezember-Voranmeldung schon übermittelt war. In der Saldenliste zum 31.12. steht sie, in den zwölf Voranmeldungen fehlt sie. Die Jahreserklärung erfasst die 665 € Umsatzsteuer; alternativ geben Sie in BuchhaltungsButler eine berichtigte Voranmeldung für Dezember ab.

Eine zweite Quelle für Abweichungen liegt in der Rechenweise. BuchhaltungsButler ordnet Buchungen laut Hilfe den Kennziffern nach dem Steuersatz zu und rechnet den Umsatz aus der gebuchten Steuer zurück – 19 % in Kennziffer 81, 7 % in 86, Vorsteuer in 66. Die Herleitung hier geht von den Erlös- und Steuerkonten der Saldenliste aus. Passen Bemessungsgrundlage und Steuer eines Satzes nicht zusammen, etwa weil ein Anlagenverkauf mit 19 % auf einem Sonderkonto steht, lässt die Software dieses Feld leer und nennt die Konten, statt einen Wert zu schätzen.

Umsatzsteuerkonten in BuchhaltungsButler zum Jahreswechsel

  • Zum Jahresbeginn nullt BuchhaltungsButler alle Konten der Klassen Umsatzsteuer und Vorsteuer automatisch; ein Vortrag ins Folgejahr geschieht nicht von selbst.
  • Die Vorauszahlungen für Dezember – bei Dauerfristverlängerung auch für November – werden erst im Folgejahr gezahlt. Die Hilfe empfiehlt, sie zum 31.12. von 1780 auf 1789 (SKR03) bzw. von 3820 auf 3840 (SKR04) abzugrenzen.
  • Damit enthält 1780 bzw. 3820 die Vorauszahlungen aller zwölf Monate. Genau dieses Konto liest die Software hier als Vorauszahlungssoll der Jahreserklärung.
  • Zum 01.01. den Saldo auf Umsatzsteuer Vorjahr (1790 | 3841) umbuchen; Zahlung oder Erstattung aus der Jahreserklärung später ebenfalls gegen dieses Konto.
  • Die Sondervorauszahlung bei Dauerfristverlängerung steht laut BuchhaltungsButler auf 1781 bzw. 3830.
  • Die automatischen Umsatzsteuer- und Vorsteuerkonten lassen sich laut Hilfe nicht direkt bebuchen; die Steuer entsteht über den Steuersatz der Buchung.

So entsteht die Umsatzsteuer-Jahreserklärung hier

  • Saldenliste des Kalenderjahres aus BuchhaltungsButler hochladen; ist der Jahresabschluss hier erstellt, steht sie bereits bereit.
  • Die Software ordnet jedem Konto eine Steuerrolle zu – Standardkonten nach Kanzlei Software-Kontenrahmen, eigene Konten nach Ihrer Bestätigung über „Konten zuordnen“.
  • Je Feld sehen Sie die Konten und Beträge, aus denen der Wert stammt. Ein Konto mit Steuerbezug ohne feste Rolle ist ein benanntes Hindernis, keine stille Null.
  • Erstellen und die amtliche Prüfung mit ERiC kosten nichts; der Direktversand kostet 50 € je Veranlagungszeitraum und ist im Gesamtpaket der Buchhaltung enthalten.
  • Unterstützt sind die Jahrgänge 2023 bis 2026; für 2026 sind Bezahlen und Senden erst nach Ablauf des Jahres möglich.

Wann BuchhaltungsButler genügt und wann nicht

Laufende Meldungen

Voranmeldung, berichtigte Voranmeldung und ZM übermitteln Sie im Tarif Smart oder Premium direkt aus BuchhaltungsButler. Dafür brauchen Sie hier nichts.

Jahreserklärung mit Kanzlei

Erstellt Ihre Steuerberatung die Jahreserklärung aus dem Export aus Kanzlei Software von BuchhaltungsButler, gilt die längere Frist nach § 149 Abs. 3 AO. Das ist ein bewährter Weg.

Jahreserklärung selbst

Wer die Erklärung selbst abgibt, findet dafür in BuchhaltungsButler laut Hilfe keine Funktion. Hier entsteht sie aus derselben Saldenliste wie der Jahresabschluss – allein oder mit Ihrer Kanzlei.

Häufige Fragen

Kann BuchhaltungsButler die Umsatzsteuer-Jahreserklärung übermitteln?

In Hilfe-Center und Preisseite von BuchhaltungsButler ist dafür keine Funktion beschrieben. Übermittelt werden laut Hersteller Voranmeldung und Zusammenfassende Meldung, als Zusatzfunktion außerdem die Anlage EÜR.

Brauche ich für die Voranmeldung aus BuchhaltungsButler ein eigenes ELSTER-Zertifikat?

Laut Hersteller nicht: BuchhaltungsButler übermittelt mit dem eigenen Zertifikat im Auftrag nach § 87d AO und zeigt die Daten vor und nach der Übermittlung zur Prüfung an.

Muss die Jahreserklärung genau den Voranmeldungen entsprechen?

Nein. Sie bildet die Steuer des ganzen Jahres nach allen Buchungen ab. Differenzen entstehen typischerweise durch Buchungen nach der letzten Voranmeldung; die Differenz ist dann die Abschlusszahlung oder Erstattung.

Wo finde ich in BuchhaltungsButler die Protokolle meiner Voranmeldungen?

Unter „Abschluss → Umsatzsteuer-Voranmeldung“ im Abschnitt „Verlauf“. Protokolle von ZM und EÜR speichern Sie laut Hilfe vorerst beim Versand selbst.

Gibt es die Umsatzsteuer-Jahreserklärung 2026 schon?

Hier ist der Jahrgang 2026 freigeschaltet. Erstellen und prüfen können Sie, bezahlt und gesendet wird erst nach Ablauf des Jahres 2026.

Gilt das auch, wenn ich Kleinunternehmer bin?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG geben seit 2025 grundsätzlich keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr ab, es sei denn, das Finanzamt fordert sie an.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.