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Offenlegung und Hinterlegung

BuchhaltungsButler Offenlegung: vom Abschluss zur Einreichungsdatei für das Unternehmensregister

BuchhaltungsButler beschreibt in seinem Hilfe-Center keine Offenlegung und keine Hinterlegung beim Unternehmensregister; für Kapitalgesellschaften beschreibt der Hersteller Saldenliste, GuV, Bilanz-Auswertung, Anlagenspiegel und die Exporte für die Kanzlei. Offenlegen muss die Geschäftsführung einer GmbH oder UG trotzdem, spätestens zwölf Monate nach dem Stichtag. Diese Seite zeigt, welche Unterlagen je Größenklasse einzureichen sind, welche Fristen für das Geschäftsjahr 2025 laufen und wie aus der BuchhaltungsButler-Saldenliste hier die Datei entsteht, die Sie beim Unternehmensregister hochladen.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-01

Offenlegung kommt in der BuchhaltungsButler-Hilfe nicht vor

Volltextsuche über alle 174 Artikel des BuchhaltungsButler-Hilfe-Centers, Stand: 1. November 2026.

Die Begriffe Offenlegung, Hinterlegung, Unternehmensregister und Bundesanzeiger finden sich in keinem Artikel des Hilfe-Centers von BuchhaltungsButler, auch die Preisseite nennt keine solche Funktion. Was BuchhaltungsButler bereitstellt, sind die Grundlagen: die Saldenliste unter „Abschluss → SuSa-Liste/Kontoblätter“, die GuV in den Gliederungen für große, kleine und mittelgroße sowie Kleinstgesellschaften, die Bilanz zu Anschauungszwecken in Smart und Premium und den Export der Buchungen im Kanzlei Software-Format für die Kanzlei.

Die Offenlegung selbst setzt einen festgestellten Jahresabschluss voraus – mit Anhang, soweit er Pflicht ist, und bei mittelgroßen und großen Gesellschaften mit Lagebericht. Beides beschreibt der Hersteller nicht. Wer mit BuchhaltungsButler bucht, braucht für die Offenlegung also einen zweiten Schritt: die Kanzlei oder eine Abschlusssoftware.

Was offengelegt wird, nach Größenklasse

Schwellen nach §§ 267, 267a HGB in der Fassung ab 17.04.2024; Offenlegung nach §§ 325 bis 327 HGB, Stand: 1. November 2026.

Offenlegungsumfang einer GmbH oder UG
GrößenklasseHöchstens eines überschritten vonOffenzulegenForm
Kleinst450.000 € Bilanzsumme, 900.000 € Umsatz, 10 Arbeitnehmernur die BilanzHinterlegung möglich, mit Mitteilung über die Merkmale (§ 326 Abs. 2 HGB)
Klein7,5 Mio. € Bilanzsumme, 15 Mio. € Umsatz, 50 ArbeitnehmerBilanz und Anhang, Anhang ohne GuV-AngabenVeröffentlichung (§ 326 Abs. 1 HGB)
Mittelgroß25 Mio. € Bilanzsumme, 50 Mio. € Umsatz, 250 ArbeitnehmerJahresabschluss, Lagebericht, BestätigungsvermerkBilanz in der Form für kleine mit Zusatzposten (§ 327 HGB)
GroßdarüberJahresabschluss, Lagebericht, Bestätigungsvermerkvollständig (§ 325 HGB)

Fristenkette für das Geschäftsjahr 2025

Beispiel einer GmbH mit Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr.

  • Aufstellung: Mittelgroße und große Gesellschaften stellen Jahresabschluss und Lagebericht in den ersten drei Monaten auf, also bis zum 31. März 2026; kleine dürfen bis zu sechs Monate brauchen, bis zum 30. Juni 2026, wenn das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht (§ 264 Abs. 1 HGB).
  • Vorher in BuchhaltungsButler: Abschlussbuchungen erfassen, Saldenliste generieren und exportieren, den Zeitraum festschreiben.
  • Feststellung: Die Gesellschafter beschließen bis zum Ablauf der ersten acht Monate, bei kleinen Gesellschaften bis zum Ablauf der ersten elf Monate – also bis 31. August bzw. 30. November 2026 (§ 42a Abs. 2 GmbHG).
  • Offenlegung: spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag, also bis zum 31. Dezember 2026, bei der das Unternehmensregister führenden Stelle (§ 325 Abs. 1a HGB).
  • Danach: Wird nicht rechtzeitig offengelegt, leitet das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren ein (§ 335 HGB).

Beispiel: Ordnungsgeld nach versäumter Frist

Beispiel: Eine kleine GmbH, die mit BuchhaltungsButler bucht, hat den Abschluss 2024 bis Ende 2025 nicht offengelegt. Das Bundesamt für Justiz droht ein Ordnungsgeld an und setzt eine Frist von sechs Wochen, verbunden mit den Kosten des Verfahrens. Das Ordnungsgeld beträgt nach § 335 Abs. 1 HGB mindestens 2.500 € und höchstens 25.000 €.

Legt die GmbH erst nach Ablauf der sechs Wochen offen, setzt das Bundesamt das Ordnungsgeld nach § 335 Abs. 4 HGB herab: bei einer kleinen Kapitalgesellschaft auf 1.000 €, bei einer Kleinstgesellschaft, die von der Hinterlegung Gebrauch macht, auf 500 €, bei nur geringfügiger Überschreitung auch darunter. Wer innerhalb der sechs Wochen nachholt, vermeidet das Ordnungsgeld; die Verfahrenskosten bleiben. Der günstigste Weg ist deshalb, die Einreichung fest in den Jahresablauf nach dem Export aus BuchhaltungsButler einzuplanen.

Von der BuchhaltungsButler-Saldenliste zur Einreichungsdatei

  • Die Saldenliste des Geschäftsjahres aus BuchhaltungsButler hochladen und den Jahresabschluss erstellen: Konten zuordnen, Größenklasse bestätigen, Anhang oder Angaben unter der Bilanz ergänzen, bei Pflicht den Lagebericht.
  • Nach Freigabe und Feststellung erzeugt die Software die Fassung für die Offenlegung, reduziert auf den Umfang der bestätigten Größenklasse – bei Kleinstgesellschaften die Bilanz zur Hinterlegung samt der Erklärung nach § 326 Abs. 2 Satz 2 HGB.
  • Ergebnis ist eine XML-Datei für das Unternehmensregister. Sie laden die Datei selbst auf der Publikations-Plattform des Unternehmensregisters hoch; eine Direktübermittlung bietet die Software nicht an.
  • Das Herunterladen ist noch keine Einreichung. Der Export der aktuellen Fassung hakt den Schritt in der Seitenleiste ab; die Erinnerung an die Offenlegungsfrist entfällt aber erst, wenn Sie die Einreichung in der Software bestätigen.
  • Die Offenlegung kostet hier nichts zusätzlich; sie gehört zum Jahresabschluss, dessen erster kostenlos ist.

Kleinstgesellschaft: Hinterlegung statt Veröffentlichung

Viele GmbHs und UGs, die BuchhaltungsButler nutzen, sind Kleinstkapitalgesellschaften. Sie reichen nach § 326 Abs. 2 HGB nur die Bilanz ein und können verlangen, dass sie durch dauerhafte Hinterlegung in das Unternehmensregister eingestellt wird, statt sie zu veröffentlichen. Voraussetzung ist die Mitteilung, dass die Gesellschaft für die nach § 267 Abs. 4 HGB maßgeblichen Stichtage zwei der drei Merkmale nicht überschreitet.

Die Bilanz darf verkürzt sein, mit nur den Posten, die mit Buchstaben bezeichnet sind (§ 266 Abs. 1 Satz 4 HGB). Verzichtet die Gesellschaft auf den Anhang, stehen bestimmte Angaben unter der Bilanz: Haftungsverhältnisse nach § 268 Abs. 7 HGB und Vorschüsse und Kredite an Organmitglieder nach § 285 Nr. 9 Buchst. c HGB (§ 264 Abs. 1 Satz 5 HGB). Bei der UG gehört die gesetzliche Rücklage nach § 5a Abs. 3 GmbHG in die hinterlegte Bilanz – sie sollte deshalb vor dem Export in BuchhaltungsButler gebucht sein.

Wann die Kanzlei die Offenlegung übernimmt

Kanzlei erstellt den Abschluss

Schließt Ihre Steuerberatung aus den BuchhaltungsButler-Daten ab, übernimmt sie oft auch die Einreichung. Klären Sie, wer die Frist überwacht und wer die Bestätigung des Unternehmensregisters aufbewahrt.

Prüfungspflichtige Gesellschaft

Mittelgroße und große Gesellschaften legen den Bestätigungsvermerk mit offen. Die Prüfung findet außerhalb dieser Software statt; der Vermerk wird zur Einreichung ergänzt.

Kleinst und klein ohne Prüfung

Hier lässt sich der Weg von der BuchhaltungsButler-Saldenliste bis zur Datei selbst gehen – allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei, die im Arbeitsbereich mitprüft.

Häufige Fragen

Kann BuchhaltungsButler den Jahresabschluss offenlegen?

Eine Funktion für Offenlegung oder Hinterlegung beschreibt BuchhaltungsButler weder im Hilfe-Center noch auf der Preisseite. Der Hersteller liefert Saldenliste, GuV und Bilanz-Auswertung als Grundlage.

Reicht die Bilanz aus BuchhaltungsButler für die Hinterlegung?

Laut Hersteller dient sie „zu Anschauungszwecken“. Für die Hinterlegung braucht es die festgestellte Bilanz in der Gliederung nach § 266 HGB und die Mitteilung nach § 326 Abs. 2 HGB; hier entsteht beides aus der Saldenliste.

Übermittelt die Software die Datei an das Unternehmensregister?

Nein. Sie erzeugt die XML-Einreichungsdatei; hochladen und bestätigen tun Sie selbst. Danach vermerken Sie die Einreichung in der Software.

Bis wann muss der Abschluss 2025 offengelegt sein?

Bei einem Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr bis zum 31. Dezember 2026 – ein Jahr nach dem Abschlussstichtag (§ 325 Abs. 1a HGB).

Muss eine kleine GmbH die GuV offenlegen?

Nein. Nach § 326 Abs. 1 HGB übermittelt sie nur Bilanz und Anhang; der Anhang braucht die GuV betreffenden Angaben nicht zu enthalten. Aufstellen muss sie die GuV trotzdem.

Was kostet die Offenlegung hier?

Die Einreichungsdatei gehört zum Jahresabschluss. Der erste Jahresabschluss ist kostenlos, danach 250 € (kleinst), 500 € (klein), 2.500 € (mittelgroß) oder 5.000 € (groß) je Geschäftsjahr. Die Gebühren des Unternehmensregisters sind davon getrennt.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.