Was die geführte Erstellung abfragt
Die Bausteine, die eine Betriebsprüfung sehen will.
Verfahren dokumentieren
Richtlinien festhalten
Was die GoBD verlangen: Randziffern 151 bis 155
Die Anforderungen im Wortlaut zusammengefasst, daneben, was sie für einen kleinen oder mittleren Betrieb bedeuten.
| Rz. | Anforderung | Was das für Sie heißt |
|---|---|---|
| 151 | Für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Dokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse vollständig und schlüssig hervorgehen – verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar. | Nicht nur die Buchhaltungssoftware gehört hinein, sondern auch Kasse, Rechnungsprogramm, Belegablage und Bankanbindung. Der Umfang richtet sich nach der Komplexität Ihres Betriebs. |
| 152 | Beschrieben wird der gewollte Prozess: Entstehung der Information, Indizierung, Verarbeitung, Speicherung, Wiederfinden, maschinelle Auswertbarkeit, Schutz vor Verlust und Verfälschung, Reproduktion. | Für jede Belegart ein Weg vom Eingang bis ins Archiv – mit der Frage, wo ein Dokument nach acht Jahren wieder auftaucht. |
| 153 | In der Regel vier Teile: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation, Betriebsdokumentation. | Die Gliederung ist eine Regel, kein Formular. Bei gemieteter Software kann der Anbieter technische Angaben beisteuern; Ihre Abläufe beschreiben Sie selbst. |
| 154 | Beschriebenes und tatsächliches Verfahren müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist übereinstimmen; Änderungen sind versioniert mit Änderungshistorie. Die Dokumentation wird so lange aufbewahrt wie die Unterlagen, die sie erklärt. | Jede Fassung mit Datum aufheben, auch die alte nach einem Systemwechsel. |
| 155 | Eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation ist kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht, solange Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind. | Kein Freibrief: Ohne Dokumentation müssen Sie die Nachvollziehbarkeit in der Prüfung auf anderem Weg zeigen. |
Die Pflicht hängt nicht an der Größe. Sie gilt für jeden, der Bücher oder Aufzeichnungen elektronisch führt oder Belege digital aufbewahrt – also auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner. Wie umfangreich die Dokumentation sein muss, bestimmt dagegen der Betrieb: Ein Einzelunternehmen mit einer Software und einer Bankverbindung braucht wenige Seiten, eine GmbH mit Kassensystem, Onlineshop und mehreren Freigabestufen deutlich mehr.
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Die vier Teile einer Verfahrensdokumentation und ihr Inhalt
Die Gliederung nach Randziffer 153 mit den Punkten, nach denen in einer Betriebsprüfung typischerweise gefragt wird.
| Teil | Was hineingehört |
|---|---|
| Allgemeine Beschreibung | Unternehmen und Tätigkeit, Organisation und Verantwortliche, eingesetzte Systeme mit ihren Aufgaben, Belegarten und Mengen, Rechtsform und Gewinnermittlung. |
| Anwenderdokumentation | Wie Belege eingehen, erfasst, kontiert, gebucht, korrigiert und festgeschrieben werden; wer was freigibt; wie die Kasse geführt wird; welche Buchungen eine Software selbst ausführt und mit welchen Grenzen. |
| Technische Systemdokumentation | Programme und Versionen, Schnittstellen zwischen den Systemen, Datenhaltung und Speicherort, Formate der Exporte, Protokollierung von Änderungen. |
| Betriebsdokumentation | Datensicherung, Zugriffsschutz und Berechtigungen, Umgang mit Updates und Systemwechseln, Vorgehen bei Ausfällen. Dazu gehört die Beschreibung des internen Kontrollsystems (GoBD Rz. 102). |
Zwei Bausteine werden gern vergessen: die Organisationsanweisung für das ersetzende Scannen, die regelt, wer wann welches Schriftgut erfasst und wie die Qualität kontrolliert wird (Rz. 136), und die Beschreibung der Kontrollen – Zugriffsberechtigungen, Funktionstrennung, Plausibilitätsprüfungen und Abstimmungen, die Sie einrichten, ausüben und protokollieren (Rz. 100).
In sechs Schritten zur eigenen Verfahrensdokumentation
Die Reihenfolge, in der sich das Dokument aus dem tatsächlichen Ablauf ergibt – statt umgekehrt.
- Systeme auflisten. Zum DV-System zählen Haupt-, Vor- und Nebensysteme samt Schnittstellen – Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kasse, Fakturierung, Zahlungsverkehr, Archiv –, gleich ob gekauft oder in der Cloud betrieben (Rz. 20).
- Den Belegfluss je Belegart beschreiben. Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Kassenbeleg, Bankumsatz, Lohnjournal: Wo kommt der Beleg an, wer erfasst ihn, wann wird gebucht, wo liegt er danach?
- Kontrollen festhalten. Wer darf buchen, wer freigeben, wer festschreiben? Welche Prüfungen laufen automatisch, welche von Hand? Die Beschreibung des internen Kontrollsystems ist Teil der Verfahrensdokumentation (Rz. 102).
- Aufbewahrung regeln. Bücher, Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Elektronisch eingegangene Unterlagen bleiben in ihrer Form, eine per E-Mail empfangene PDF-Rechnung also als Datei (Rz. 119).
- Freigeben, datieren, versionieren. Jede Fassung erhält ein Datum und eine verantwortliche Person; Änderungen bleiben als Historie nachvollziehbar (Rz. 154).
- Anlassbezogen prüfen. Bei einem Systemwechsel, einer neuen Schnittstelle oder geänderten Automatik-Einstellungen gleichen Sie ab, ob das Dokument noch dem gelebten Verfahren entspricht (Rz. 101). Änderungen an Einstellungen einer Software sind zudem aufzuzeichnen (Rz. 111).
Muster, Zertifikat oder eigene Beschreibung: was in der Prüfung trägt
Warum kein Dokument von außen die eigene Beschreibung ersetzt – und wo eine Software trotzdem viel Arbeit abnimmt.
Eine allgemein gültige Aussage zur Ordnungsmäßigkeit einer Software trifft die Finanzverwaltung nicht, weil Updates, Berechtigungen, Einstellungen und die eingegebenen Daten die Ordnungsmäßigkeit mitbestimmen (Rz. 179). Positivtestate gibt es weder in der Außenprüfung noch über eine verbindliche Auskunft (Rz. 180), und Zertifikate oder Testate Dritter dienen bei der Auswahl einer Software als Entscheidungshilfe, binden die Finanzbehörde aber nicht (Rz. 181). Auch eine Vorlage mit Prüfsiegel nimmt Ihnen die Beschreibung des eigenen Verfahrens also nicht ab.
Was hilft, ist ein Dokument, das aus Ihren tatsächlichen Abläufen entsteht. Das Modul auf dieser Seite fragt dafür die Bausteine strukturiert ab und formuliert sie aus. Arbeiten Sie zusätzlich mit unserer Buchhaltung, füllt diese ihre eigene Verfahrensdokumentation aus den echten Einstellungen vor – Kontenrahmen, Belegfluss, automatische Buchung und ihre Grenzen, Zahlungsfreigabe, Korrekturverfahren und Festschreibung –, und Sie ergänzen verantwortliche Person, Ort und Datum. Die Verantwortung für Vollständigkeit und Richtigkeit bleibt in beiden Fällen bei Ihnen.
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