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Offenlegung aus SAP Business One

SAP Business One Offenlegung: von der Bilanzvorlage zur Einreichungsdatei

Die Offenlegung beim Unternehmensregister beschreibt die Hilfe von SAP Business One für Deutschland nicht; SAP liefert Bilanz- und GuV-Berichte, seit Version 10.0 FP 2405 auch eine an § 266 HGB ausgerichtete Bilanzvorlage für SKR03 und SKR04. Was eine GmbH offenlegt, hängt von ihrer Größenklasse ab: Kleinstgesellschaften hinterlegen nur die Bilanz, kleine reichen Bilanz und Anhang ein, mittelgroße den Abschluss mit Lagebericht und den Erleichterungen des § 327 HGB, große den vollständigen Abschluss mit Lagebericht. Hier entsteht aus der Saldenliste von SAP Business One die Einreichungsdatei im passenden Umfang, die Sie selbst beim Unternehmensregister hochladen.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-01

Was SAP Business One für die Offenlegung liefert

Online-Hilfe zu SAP Business One 10.0, Neuerungen FP 2405 und Jahresabschluss-Leitfaden, abgerufen am 1. November 2026

Bilanz und GuV entstehen in SAP Business One als Berichte unter Finanzwesen → Finanzberichte → Ist-Berichte; ihre Gliederung bestimmt die gewählte Finanzberichtsvorlage, ohne Vorlage zeigt SAP den Kontenplan. Seit Version 10.0 FP 2405 ergänzt SAP für Firmen mit SKR03 oder SKR04 die Vorlage „Bilanz“, die laut SAP an § 266 HGB ausgerichtet ist. Wer einen eigenen Kontenplan führt, baut die Gliederung unter Finanzwesen → Finanzberichtsvorlagen selbst und findet dort mit „Fehlende Konten anzeigen“ Konten, die noch keiner Position zugeordnet sind.

Die verkürzte Bilanz einer kleinen oder Kleinstgesellschaft (§ 266 Abs. 1 HGB), die Bestimmung der Größenklasse, den Anhang und eine Einreichung beim Unternehmensregister beschreibt die deutsche SAP-Hilfe nicht. Der Leitfaden zum Jahresabschluss enthält zwar einen Abschnitt über die elektronische Einreichung von Jahresabschlüssen als XML-Datei — er bezieht sich aber ausdrücklich auf das österreichische Handelsrecht und das dortige Firmenbuch.

Größenklasse entscheidet über den Umfang

Schwellen nach §§ 267 und 267a HGB in der seit April 2024 geltenden Fassung; Ordnungsgeld nach Herabsetzung gemäß § 335 Abs. 4 HGB, wenn die Offenlegung nach Ablauf der Sechswochenfrist nachgeholt wird. Stand: 1. November 2026

Was eine Kapitalgesellschaft je Größenklasse offenlegt
GrößenklasseSchwellen, von denen mindestens zwei nicht überschritten sindOffenzulegenOrdnungsgeld nach Herabsetzung
Kleinst (§ 267a HGB)450.000 € Bilanzsumme, 900.000 € Umsatzerlöse, 10 ArbeitnehmerBilanz, auf Verlangen zur dauerhaften Hinterlegung (§ 326 Abs. 2 HGB)500 €
Klein (§ 267 Abs. 1 HGB)7.500.000 € Bilanzsumme, 15.000.000 € Umsatzerlöse, 50 ArbeitnehmerBilanz und Anhang, der Anhang ohne die GuV-Angaben (§ 326 Abs. 1 HGB)1.000 €
Mittelgroß und groß (§ 267 Abs. 2 und 3 HGB)Mittelgroß bis 25.000.000 € Bilanzsumme, 50.000.000 € Umsatzerlöse, 250 Arbeitnehmer; darüber großFestgestellter Jahresabschluss, Lagebericht, Bestätigungsvermerk (§ 325 Abs. 1 HGB); mittelgroße mit den Erleichterungen des § 327 HGB2.500 €, wenn ein höheres Ordnungsgeld angedroht war

Beispiel: Größenklasse einer SAP-Business-One-GmbH zum Stichtag 2026

Beispiel: Eine GmbH bucht seit Jahren in SAP Business One und war bisher klein. Zum 31. Dezember 2025 zeigt die Bilanzvorlage eine Bilanzsumme von 6.900.000 €, die GuV Umsatzerlöse von 16.200.000 €; im Jahresdurchschnitt waren 46 Arbeitnehmer beschäftigt. Zum 31. Dezember 2026 sind es 7.800.000 €, 15.900.000 € und 52 Arbeitnehmer.

2025 überschreitet die GmbH nur ein Merkmal, die Umsatzerlöse; zwei der drei Schwellen der kleinen Gesellschaft hält sie ein. 2026 überschreitet sie alle drei. Nach § 267 Abs. 4 HGB treten die Rechtsfolgen aber erst ein, wenn die Merkmale an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen überschritten werden. Für 2026 bleibt die GmbH deshalb klein: Sie legt Bilanz und Anhang offen, einen Lagebericht stellt sie nicht auf. Überschreitet sie die Schwellen auch zum 31. Dezember 2027, wird sie für 2027 mittelgroß, mit Lagebericht, Abschlussprüfung und einer Offenlegung nach § 325 HGB mit den Erleichterungen des § 327 HGB.

Die Bilanzsumme ist die Summe der Posten A bis E der Aktivseite; ein nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag zählt nicht mit (§ 267 Abs. 4a HGB). Die Arbeitnehmerzahl ist der Durchschnitt der Stände zum 31. März, 30. Juni, 30. September und 31. Dezember, ohne Auszubildende (§ 267 Abs. 5 HGB) — diese Zahl kommt meist aus der Lohnabrechnung, nicht aus der Saldenliste.

Fristen und Ordnungsgeld bei der Offenlegung

  • Aufstellen: in den ersten drei Monaten des Folgejahres, kleine und Kleinstgesellschaften bis zu sechs Monate (§ 264 Abs. 1 HGB).
  • Feststellen: durch die Gesellschafter binnen acht Monaten, bei kleinen Gesellschaften binnen elf Monaten (§ 42a Abs. 2 GmbHG).
  • Offenlegen: spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag, für das Geschäftsjahr 2025 also bis zum 31. Dezember 2026; für die Frist zählt der Zeitpunkt der Übermittlung (§ 325 Abs. 1a und Abs. 4 HGB).
  • Ordnungsgeld: Das Bundesamt für Justiz droht 2.500 € bis 25.000 € an (§ 335 Abs. 1 HGB). Wird die Pflicht nicht binnen sechs Wochen erfüllt, wird es festgesetzt; erfüllt die Gesellschaft sie verspätet, setzt das Bundesamt es herab (§ 335 Abs. 4 HGB).
  • Hinterlegung: Eine Kleinstgesellschaft muss dabei mitteilen, dass sie zwei der drei Merkmale an den maßgeblichen Stichtagen nicht überschreitet (§ 326 Abs. 2 Satz 2 HGB).
  • UG: In der Bilanz ist eine gesetzliche Rücklage zu bilden, in die ein Viertel des um einen Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses eingestellt wird (§ 5a Abs. 3 GmbHG).

So entsteht die Einreichungsdatei hier

  • Saldenliste aus SAP Business One hochladen, Konten den HGB-Posten zuordnen, die Größenklasse aus Bilanzsumme, Umsatzerlösen und Arbeitnehmern über die Stichtage ermitteln lassen und das Ergebnis prüfen.
  • Den Abschluss im Umfang der Größenklasse erstellen und freigeben. Die Offenlegungsfassung wird auf den Pflichtumfang reduziert, bei Kleinstgesellschaften auf die Hinterlegung der verkürzten Bilanz.
  • Vor dem Export prüft die Software unter anderem, ob der Firmenname den Rechtsformzusatz trägt, den das Unternehmensregister mit den Registerdaten vergleicht, ob Registergericht und Registernummer hinterlegt sind und ob die Restlaufzeiten der Verbindlichkeiten belegt sind. Bei einer UG gleicht sie den Satz zur gesetzlichen Rücklage mit der Bilanz ab.
  • Die XML-Datei laden Sie selbst auf der Publikations-Plattform des Unternehmensregisters hoch. Danach wählen Sie hier „Einreichung bestätigen“; erst damit gilt die Offenlegungsfrist in der Software als erledigt.
  • Die Offenlegung ist ein Schritt des Jahresabschlusses hier: Der erste Jahresabschluss ist kostenlos, einmal je Konto, danach kostet er je nach Größenklasse 250 € bis 5.000 €.

Selbst einreichen oder über Prüfer und Kanzlei

Kleine und Kleinstgesellschaften, die ihren Abschluss aus der Saldenliste von SAP Business One selbst erstellen, reichen die Datei selbst ein — allein oder gemeinsam mit ihrer Kanzlei, die im selben Arbeitsbereich mitarbeiten kann. Verantwortlich für die Offenlegung bleiben in jedem Fall die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs, bei der GmbH also die Geschäftsführung (§ 325 Abs. 1 HGB).

Mittelgroße und große Gesellschaften sind prüfungspflichtig; zur Offenlegung gehört dann der Bestätigungsvermerk. Hier stimmen Sie den Ablauf mit Abschlussprüfer und Kanzlei ab, denn der offengelegte Abschluss muss dem geprüften entsprechen. Eine Rechtsberatung zur Offenlegungspflicht leistet die Software nicht.

Häufige Fragen

Kann ich mit SAP Business One den Jahresabschluss offenlegen?

Die deutsche Hilfe von SAP Business One beschreibt keine Offenlegung beim Unternehmensregister. SAP liefert Bilanz- und GuV-Berichte, für SKR03 und SKR04 mit einer Bilanzvorlage nach § 266 HGB. Die Einreichungsdatei im Umfang Ihrer Größenklasse entsteht hier aus der Saldenliste.

Muss eine kleine GmbH die Gewinn- und Verlustrechnung offenlegen?

Nein. Kleine Kapitalgesellschaften übermitteln nur die Bilanz und den Anhang, und der Anhang braucht die Angaben zur GuV nicht zu enthalten (§ 326 Abs. 1 HGB). Aufstellen müssen sie die GuV trotzdem.

Was bedeutet Hinterlegung bei einer Kleinstgesellschaft?

Die Kleinstgesellschaft übermittelt nur die Bilanz und kann dabei die Einstellung in das Unternehmensregister durch dauerhafte Hinterlegung verlangen (§ 326 Abs. 2 HGB). Sie muss dabei mitteilen, dass sie zwei der drei Merkmale des § 267a HGB an den maßgeblichen Stichtagen nicht überschreitet.

Bis wann muss der Abschluss offengelegt sein?

Spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag (§ 325 Abs. 1a HGB). Für ein Geschäftsjahr, das am 31. Dezember 2025 endete, ist das der 31. Dezember 2026; maßgeblich ist der Zeitpunkt der Übermittlung.

Reicht die Software die Datei beim Unternehmensregister ein?

Nein. Die Software erzeugt die Einreichungsdatei und prüft sie vorher; Sie laden sie selbst auf der Publikations-Plattform des Unternehmensregisters hoch. Danach bestätigen Sie die Einreichung hier.

Woher nehme ich die Zahl der Arbeitnehmer für die Größenklasse?

Gezählt wird der Durchschnitt der Beschäftigten zum 31. März, 30. Juni, 30. September und 31. Dezember, ohne Auszubildende (§ 267 Abs. 5 HGB). Die Zahl steht nicht in der Saldenliste aus SAP Business One; sie kommt in der Regel aus der Lohnabrechnung.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.