Jahresabschluss.io
ENAnmeldenRegistrieren →

Export aus Kanzlei Software aus SAP Business One

SAP Business One Export aus Kanzlei Software: Kanzlei Software-FI-Schnittstelle, Kanzlei und Saldenliste

Den Export aus Kanzlei Software aus SAP Business One übernimmt laut SAP die Kanzlei Software-FI-Schnittstelle, ein Add-on der deutschen Lokalisierung: Sie überträgt Buchungen und Stammdaten eines Zeitraums an das Rechnungswesen der Kanzlei und wird unter Administration → Datenimport/-export → Datenexport → Export aus Kanzlei Software aufgerufen. Vorher legen Sie Berater- und Mandantennummer, Sachkontolänge, ein Zwischenkonto für Sammelbuchungen und die Zuordnung der Steuerschlüssel fest. Für den Jahresabschluss hier brauchen Sie diesen Export in der Regel nicht, denn die Summen- und Saldenliste aus SAP Business One enthält die Salden samt Eröffnungswerten.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-01

Was die Kanzlei Software-FI-Schnittstelle laut SAP überträgt

Hilfe „Kanzlei Software-FI-Schnittstelle für SAP Business One“, Stand der Dokumentation 20. März 2026, abgerufen am 1. November 2026

  • Voreingestellte Vorlagen für die Kontenrahmen SKR03 und SKR04.
  • Alle manuellen und automatischen Buchungen eines gewählten Zeitraums, ein zeitraumbezogener Journalexport sowie Ausgangs- und Eingangsrechnungen mit ihren Gutschriften.
  • Stammdaten der Sachkonten, Debitoren und Kreditoren; Geschäftspartnerbuchungen wahlweise über Sammelsachkonten.
  • Abgleich der Steuerkennzeichen von SAP Business One mit den Kanzlei Software-Steuerschlüsseln und Übernahme der Profitcenter in den Export.
  • Ein Ausdruckformular für die exportierten Buchungen und ein Deckblatt für den Versand an die Steuerberatung.
  • Mit Version 10.0 SP 2402 hat SAP laut Neuerungsübersicht die Daten aktualisiert, die das Kanzlei Software-Add-on für GoBD exportiert (SAP-Hinweis 3412686). Daneben lässt sich SAP Business One laut SAP-Hilfe mit Add-ons von Partnern erweitern; welche in Ihrer Installation registriert sind, weiß Ihr SAP-Partner.

Einstellungen vor dem ersten Export

Unter Administration → Systeminitialisierung → Firmendetails, Registerkarte Buchhaltungsdaten, Drucktaste „Kanzlei Software-Einstell.“; Stand: 1. November 2026

Kanzlei Software-Einstellungen in SAP Business One laut SAP-Hilfe
EinstellungVorgabe laut SAP-HilfeWorauf Sie achten
Beraternummer und -namehöchstens sieben ZeichenAngabe Ihrer Kanzlei übernehmen
MandantennummerfünfstelligVon der Kanzlei vergeben
DFV-Kennzeichenzweistellig, frei wählbar, etwa InitialenZeigt später, wer die Daten erfasst hat
Sachkontolänge4 bis 8 Stellen, Standard 4Mit dem KNE-Verfahren sind bis zu 8-stellige Sachkonten, 9-stellige Personenkonten und 12-stellige Belegnummern möglich
Zwischenkonto4 bis 8 Stellen, Vorschlag ist die höchstmögliche Sachkontonummer, etwa 9999Nimmt m:n-Buchungen auf und wird sonst nicht bebucht
Exportpfadfrei wählbarDer Pfad muss existieren; die Datei ist Nur-Text und gehört in ein geschütztes Verzeichnis
SteuerkennzeichenZuordnungstabelle zu den Kanzlei Software-SteuerschlüsselnEigene neue Steuerkennzeichen nachpflegen; SAP empfiehlt, die Zuordnung von der Kanzlei bestätigen zu lassen
Sachkonten und GeschäftspartnerFelder „Kanzlei Software-Konto“, „Kanzlei Software-Automatikkonto“ und Ersteingabe; Personenkonten mit 5 bis 9 Ziffern, Debitoren ab 10000, Kreditoren ab 70000Vor dem ersten Export muss jedes verwendete Konto einem Kanzlei Software-Konto zugeordnet sein; Automatikkonten in Kanzlei Software müssen auch in SAP als solche gekennzeichnet sein

Der Export im Ablauf

Unter Administration → Datenimport/-export → Datenexport → Export aus Kanzlei Software wählen Sie, ob alle Buchungen eines Zeitraums oder nur bestimmte Buchungen über Aktivitätstypen exportiert werden. Der erste Weg passt, wenn SAP Business One Ihr Buchhaltungssystem ist; der zweite, wenn die Kanzlei die Buchhaltung außerhalb führt und manuelle Buchungen zusätzlich als Listen erhält. In beiden Fällen exportiert SAP Bruttobuchungen; standardmäßig laufen Geschäftspartnerbuchungen über deren Kanzlei Software-Personenkonten.

Die Abrechnungsnummer mit höchstens vier Stellen schlägt SAP vor; zusammen mit dem Jahr ergibt sie die Ablagenummer, aus 0077 und 2004 wird 007704. Dazu kommen eine bis zu dreistellige Datenträgernummer und auf Wunsch ein Passwort mit bis zu vier Stellen. Stammdaten gehen nur mit, wenn das Feld „BD: Ersteingabe Ja/Nein“ auf Ja steht; danach setzt SAP es zurück. Ein zweiter Export desselben Zeitraums überschreibt den früheren.

Nach dem Lauf meldet SAP Business One die Zahl der Transaktionen, Journalbuchungen, Sachkonten, Debitoren und Kreditoren. Unter Extras → Benutzerberichte liegen das Protokoll „DATEVExport“ im Format DIN A4, ein Deckblatt für die Kanzlei und das Fehlerprotokoll des letzten Laufs. Im Protokoll stehen Umsätze in Cent, aus 2000 wird 200.000. Ist ein Export fehlerhaft, etwa wegen nicht zugeordneter Konten, führt SAP ihn nicht aus.

Beispiel: eine m:n-Buchung über das Zwischenkonto

Beispiel in Anlehnung an die SAP-Hilfe: Ein Firmenwagen kommt aus der Inspektion, die Rechnung wird teils bar, teils per Scheck bezahlt. Im Hauptbuch von SAP Business One stehen im Soll Kfz-Reparaturen 300 €, laufende Kfz-Betriebskosten 100 € und Vorsteuer 76 €, im Haben Kasse 126 € und Schecks 350 €. Beide Seiten ergeben 476 €, auf jeder Seite stehen mehrere Konten — eine m:n-Buchung.

Kanzlei Software übernimmt laut SAP-Hilfe nur 1:n- oder n:1-Buchungssätze. Die Schnittstelle bildet die Buchung deshalb über das Zwischenkonto ab, rechnerisch so: Kfz-Reparaturen, Kfz-Betriebskosten und Vorsteuer an Zwischenkonto 9999 über zusammen 476 €, danach Zwischenkonto 9999 an Kasse 126 € und an Schecks 350 €. Danach ist das Zwischenkonto ausgeglichen: 476 € − 126 € − 350 € = 0 €.

Für die Kontrolle bei der Kanzlei heißt das: In deren Saldenliste muss das Zwischenkonto null zeigen. Ein Restsaldo deutet auf eine unvollständig übertragene Buchung hin, die im Fehlerprotokoll von SAP Business One oder im Exportprotokoll zu suchen ist.

Was der Export aus Kanzlei Software für den Abschluss hier bedeutet

Hier erkennt die Software einen Buchungsstapel aus Kanzlei Software am EXTF- oder DTVF-Kopf, als CSV-, TXT- oder ZIP-Datei. Selbst umgerechnet wird er nicht: Das Einrichtungsteam prüft jede Datei und richtet daraus die Summen- und Saldenliste ein, weil ein Buchungsstapel je nach Programm keine Eröffnungswerte und eigene Steuerschlüssel enthält. Fehlende Eröffnungswerte würden die Bilanzidentität verletzen (§ 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB). Zusätzlich gibt es einen kostenlosen Umwandler, der Buchungsstapel im EXTF- oder DTVF-Format lokal im Browser zu einer Saldenliste verdichtet.

Die SAP-Hilfe beschreibt den Export der Kanzlei Software-FI-Schnittstelle im Kanzlei Software-Postversandformat mit Abrechnungs-, Ablage- und Datenträgernummer; einen Buchungsstapel mit EXTF-Kopf erwähnt sie nicht. Ob Ihre Datei einen solchen Kopf trägt, sehen Sie in der ersten Zeile: Beginnt sie mit „EXTF“ oder „DTVF“, kann das Einrichtungsteam sie verwenden. Andernfalls ist die Summen- und Saldenliste aus SAP Business One als Excel der direkte Weg — sie enthält mit der Option „ES ab Beginn der Firmenaktivität“ auch die Eröffnungssalden.

Übergabe an die Kanzlei oder Saldenliste hier?

Erstellt Ihre Kanzlei Abschluss und Steuererklärungen in Kanzlei Software, ist der Export über die Kanzlei Software-FI-Schnittstelle der vorgesehene Weg. Zwei Punkte aus der SAP-Hilfe klären Sie dabei mit der Kanzlei: die Zuordnung der Steuerschlüssel, die SAP bestätigen zu lassen empfiehlt, und die Abschlussbuchungen, die die Kanzlei in Kanzlei Software erzeugt. Sie müssen laut SAP manuell in SAP Business One nachgetragen werden, damit die Bilanz auch dort abgeschlossen ist.

Wer den Abschluss selbst erstellt, allein oder gemeinsam mit der Kanzlei im selben Arbeitsbereich, braucht den Umweg über Kanzlei Software nicht und lädt die Saldenliste hier hoch. Beides schließt sich nicht aus: Die laufende Übergabe an die Kanzlei kann bleiben, während Jahresabschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen aus der Saldenliste entstehen.

Häufige Fragen

Hat SAP Business One eine Kanzlei Software-Schnittstelle?

Ja. Für Deutschland gibt es laut SAP die Kanzlei Software-FI-Schnittstelle als Add-on der Lokalisierung. Eingerichtet wird sie unter Administration → Systeminitialisierung → Firmendetails, der Export läuft über Administration → Datenimport/-export → Datenexport → Export aus Kanzlei Software.

Welches Format erzeugt der Export aus Kanzlei Software von SAP Business One?

Die SAP-Hilfe beschreibt eine Exportdatei im Kanzlei Software-Postversandformat mit Abrechnungs-, Ablage- und Datenträgernummer, wahlweise mit Passwort, als Nur-Text-Datei. Einen Buchungsstapel mit EXTF-Kopf erwähnt sie nicht. Nutzt Ihre Installation ein Add-on eines Partners, kann das Format abweichen.

Kann ich den Export aus Kanzlei Software aus SAP Business One hier hochladen?

Trägt die Datei einen EXTF- oder DTVF-Kopf, nimmt das Einrichtungsteam sie an, prüft sie und richtet die Saldenliste ein. Ohne diesen Kopf laden Sie stattdessen die Summen- und Saldenliste als Excel hoch.

Kommen die Abschlussbuchungen der Kanzlei zurück nach SAP Business One?

Laut SAP-Hilfe nicht automatisch: Buchungen, die der Steuerberater in Kanzlei Software erzeugt, müssen manuell in SAP Business One nachgetragen werden, damit die Bilanz dort abgeschlossen werden kann.

Warum zeigt das Exportprotokoll so hohe Beträge?

Im Benutzerbericht „DATEVExport“ stehen die Umsätze laut SAP in Cent, damit Kanzlei Software sie weiterverwenden kann. Ein Betrag von 2000 erscheint dort als 200.000.

Brauche ich den Export aus Kanzlei Software für den Jahresabschluss hier?

In der Regel nicht. Die Summen- und Saldenliste aus SAP Business One enthält Salden und, mit dem passenden Kennzeichen, die Eröffnungssalden. Daraus entstehen hier Jahresabschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.